Comment mieux gérer son temps ?

La première semaine de mon programme personnel de développement personnel a été consacrée à l’obtention du temps nécessaire à sa mise en œuvre. Ayant déjà un agenda très chargé, je dois en effet me débrouiller pour y caser ce nouveau projet. Je vous propose donc un petit billet faisant état de mes réflexions sur le temps et l’usage qu’on en fait.

Avant de commencer, je tiens à vous faire part d’une conviction forte : nous sommes responsables de notre temps. Les conditions initiales, notre environnement social, nos aptitudes individuelles, les évènements indépendants de notre volonté diffèrent évidemment d’un individu à l’autre mais la façon dont nous utilisons notre temps conditionne fortement ce que nous faisons de nos vies. Que je consacre plus de soixante-dix heures par semaines à mon travail, sque je sorte le soir pour voir des amis, que je m’engage dans des cercles associatifs, c’est parce que je l’ai choisi. Et le résultat positif ou négatif de ces activités sur la vie que je mène ne sera imputable qu’à moi-même. L’objectif de mon programme étant d’avoir une vie plus satisfaisante, il importe donc de bien comprendre ce qu’est le temps et comment on peut mieux l’exploiter.

Le temps, une ressource précieuse

Notons tout d’abord que le temps n’est pas une ressource extensible. On ne peut pas en augmenter la production comme on le fait du pétrole en creusant un nouveau puits. On ne peut pas non plus hypothéquer son temps à venir pour disposer de plus de temps présent. Il en résulte que le temps est une ressource équitablement répartie. On peut toujours discuter le fait que les hommes naissent libres et égaux en droits. Le fait qu’ils naissent égaux en temps en revanche est incontestable : nous disposons tous de 24h/jour.

Le temps ne peut pas non plus être stocké, c’est la ressource la plus périssable qui soit. C’est même l’unité de mesure de la péremption, indiquée par une date sur l’emballage des produits. Le temps que je mets de côté disparaît aussitôt. Si j’ai du temps, je dois l’utiliser tout de suite, que j’en aie besoin ou non. Si je ne l’utilise pas, il disparaît en pure perte.

Puis-je d’ailleurs ne pas utiliser mon temps ? Je suis bien obligé de vivre la journée entière et ne peut pas mettre ma vie sur avance rapide pour arriver tout de suite au moment où je vais utiliser mon temps. Il n’y a en fait que du temps que j’utilise à bon escient et du temps que je gaspille. Dans tous les cas, je le consomme intégralement. C’est une ressource forfaitaire.

Le temps en revanche est une ressource qui peut s’échanger.  C’est ce que je fais par exemple en travaillant comme salarié : j’échange mon temps contre de l’argent. Je détaillerai ce point un peu plus loin.

Mieux gérer son temps

Comment donc disposer de temps en quantité suffisante pour ajouter un nouveau projet à mon agenda ? Eh bien je peux déjà optimiser l’utilisation de mon temps : le consacrer à ce qui est utile. Vous connaissez très certainement cette histoire du consultant et de ses gros cailloux :

Un jour, un consultant senior, gourou du management, fut engagé pour donner une formation sur la planification efficace de son temps à un groupe d'une quinzaine de dirigeants de grosses compagnies nord-américaines. Ce cours constituait l'un des cinq ateliers de leur journée de formation. Le consultant  n'avait donc qu'une heure pour "passer sa matière". Debout, devant ce groupe d'élite (qui était prêt à noter tout ce que l'expert allait enseigner), le vieux consultant les regarda un par un, lentement, puis leur dit : "nous allons réaliser une expérience". De dessous la table qui le séparait de ses élèves, le consultant sortit un immense pot d'un gallon (pot de verre de plus de 4 litres) qu'il posa délicatement en face de lui.

Ensuite, il sortit environ une douzaine de cailloux à peu près comme des balles de tennis et les plaça délicatement, un par un, dans le grand pot. Lorsque le pot fut rempli jusqu'au bord et qu'il fut impossible d'y ajouter un caillou de plus, il leva lentement les yeux vers ses élèves et leur demanda : "Est-ce que le pot est plein ?"

Tous répondirent :"Oui". Il attendit quelques secondes et ajouta : "Vraiment ?" Alors il se pencha de nouveau et sortit de sous la table un récipient de gravier. Avec minutie, il versa ce gravier sur les cailloux puis brassa légèrement le pot. Les morceaux de gravier s'infiltrent entre les cailloux ... jusqu'au fond du pot. Le consultant leva à nouveau les yeux vers son auditoire et redemanda : "Est-ce que ce pot est plein ?". Cette fois, ses brillants élèves commençaient à comprendre son manège. L'un d'eux répondit : " probablement pas !" "Bien !" répondit le vieux prof. Il se pencha de nouveau et cette fois, sortit de sous la table une chaudière de sable. Avec attention, il versa le sable dans le pot. Le sable alla remplir les espaces entre les gros cailloux et le gravier. Encore une fois, il demanda : "Est-ce que le pot est plein ?" Cette fois, sans hésiter et en chœur, les brillants élèves répondirent : "Non !" "Bien !" répondit le vieux prof. Et comme s'y attendaient ses prestigieux élèves, il prit le pichet d'eau qui était sur la table et remplit le pot jusqu'à ras bord.

Le consultant leva alors les yeux vers son groupe et demanda : "Quelle grande vérité nous démontre cette expérience ?" Pas fou, le plus audacieux des élèves, songeant au sujet de ce cours, répondit :

"Cela démontre que même lorsque l'on croit que notre agenda est complètement rempli, si on le veut vraiment, on peut y ajouter plus de rendez-vous, plus de choses à faire". "Non" répondit le consultant." Ce n'est pas cela. La grande vérité que nous démontre cette expérience est la suivante : si on ne met pas les gros cailloux en premier dans le pot, on ne pourra jamais les faire entrer tous, ensuite". Il y eut un profond silence, chacun prenant conscience de l'évidence de ces propos. Le consultant leur dit alors : "Quels sont les gros cailloux dans votre vie ?" "Votre santé ? Votre famille ? Vos ami(e)s ? Réaliser vos rêves ? Faire ce que vous aimez ? Apprendre ? Défendre une cause ? Relaxer ? Prendre le temps ? Ou ... autre chose ? "Ce qu'il faut retenir, c'est l'importance de mettre ses GROS CAILLOUX en premier dans sa vie, sinon on risque de ne pas réussir ... sa vie. Si on donne priorité aux peccadilles (le gravier, le sable), on remplira sa vie de peccadilles et on n'aura plus suffisamment de temps précieux à consacrer aux éléments importants de sa vie.

Alors, n'oubliez pas de vous poser à vous-même la question : "Quels sont les GROS CAILLOUX dans ma vie ?" Ensuite, mettez-les en premier dans votre pot (vie)". D'un geste amical de la main, le consultant salua son auditoire et lentement quitta la salle. Bonne méditation !

Dans le même esprit, pour gagner du temps, je dois me consacrer à l’essentiel. La détermination de cet essentiel est un travail de réflexion conséquent et j’y reviendrai dans un autre billet quand j’y serai un peu mieux parvenu. Je peux cependant vous donner deux exemples de gestion des priorités.

Il y a quelques années, je croulais littéralement sous les projets associatifs. J’avais l’impression d’avoir une vie très riche, pleine de rencontres et d’échanges d’idées neuves. Avec le temps justement, j’ai réalisé que je consacrais trop d’énergie à contribuer au développement de ces associations. A donner mon temps sans compter pour les autres, je commençais à en manquer pour moi. J’étais de plus en plus fatigué, cela se ressentait sur mon travail et je passais le reste de mon temps libre à dormir car j’étais épuisé. Bref, j’accordais une trop grande importance et donc trop de temps à quelque chose qui n’aurait du être qu’annexe. J’ai finalement démissionné de la plupart de mes fonctions associatives, ne conservant que l’organisation du Gala Brution car le Prytanée et le microcosme de ses anciens élèves me sont chers.

L’an dernier, j’ai lancé l’idée de remonter le canal du Midi en kayak et en solitaire. D’abord venu sur un coup de tête, ce  projet a vite tourné à l’obsession. Il est devenu prioritaire sur tout ce qui n’était pas absolument impératif (manger, dormir, travailler pour assurer ma subsistance). C’est heureux car j’avais beaucoup à faire : je devais acheter le matériel (donc travailler beaucoup et toucher quelques primes pour limiter l’impact de cette dépense supplémentaire), me préparer physiquement, effectuer quelques démarches administratives pour obtenir l’autorisation de naviguer… J’estime que sur sept mois, j’ai consacré près de 300 heures - plus les deux semaines de randonnée - à ce projet. C’était une réussite dont j’ai beaucoup appris. Et j’ai réussi parce que j’ai défini clairement mes priorités et qu’ainsi j’ai dégagé le temps nécessaire à la concrétisation de cette aventure.

Au travers de ces deux exemples, je présente deux axes d’optimisation : éliminer ce qui est inutilement chronophage et maximiser le temps alloué à ce qui nous rapproche de nos objectifs.

Une autre solution, puisqu’on ne peut pas avoir plus de 24h/jour à titre personnel, est d’employer le temps des autres. Et comme pour toutes les ressources il n’y a que deux façons de procéder : le pillage ou l’échange.  Par souci moral, je ne développerai que la seconde.

Que je rende un service à un ami ou que je travaille pour mon patron, je leur fais don de mon temps. En général il y a une contrepartie (retour d’ascenseur, rémunération, etc.). J’ai donc échangé mon temps soit contre un peu du leur ultérieurement, soit contre autre chose. Je peux aussi retourner la proposition et faire en sorte que les autres me consacrent du temps. C’est le cas quand je délègue l’exécution d’une tâche à un collègue (contre un autre dossier que je traiterai à sa place un jour prochain) ou quand je demande à la voisine de repasser mes chemises (contre rémunération). C’est un moyen efficace d’augmenter mon capital temps. Ce n’est d’ailleurs pas pour rien que toute une industrie des services s’est développée autour de cette notion.

Se pose alors la question de la valeur économique du temps : contre quoi peut-on bien échanger le temps ? Assurément contre quelque chose de valeur compte tenu des caractéristiques que j’ai énumérées précédemment. En réalité, puisqu’il s’échange, le temps, comme toutes les ressources est soumis aux lois du marché.

• Utilité marginale : le temps m’est d’autant plus précieux que j’en ai peu à ma disposition. Si je vivais dans l’oisiveté, à quoi pourrait bien me servir du temps supplémentaire ?

• Rendements décroissants : plus j’ai de temps libre, plus il m’est difficile d’en acquérir. A terme, il se peut même que je perde mon temps à vouloir en obtenir davantage.

• Loi de l’offre et de la demande : le temps est d’autant plus valorisé qu’il est rare et très demandé.

Ainsi, moins une personne est disponible ou plus le temps de cette personne est consacré à quelque chose d’utile, plus il sera difficile de lui prendre son temps. Si par exemple vous venez me demander de rédiger le compte-rendu de la dernière réunion alors que je suis au beau milieu d’une cellule de crise, il va vous falloir de sérieux arguments pour que j’accepte (au moins égaux à ce que coûte la crise). Si en plus vous avez du temps libre pour ce compte-rendu, l’utilité de votre temps étant moindre que la mienne, je vous inviterai vivement à vous y atteler sans délai.

A l’inverse, monnayer le repassage de mes chemises à ma voisine retraitée s’est avéré chose aisée : elle a beaucoup de temps libre, cela lui coûte peu de me le consacrer et je paie plutôt bien au regard du montant de sa retraite.

Il existe même certaines tâches qui demandent tellement peu de qualifications qu’on peut tout simplement les automatiser. Je sais de quoi je parle : l’informatique est mon métier. La mise en place de quelques virements automatiques, la constitution d’un tableau Excel pour effectuer quelques contrôles et l’utilisation d’un agenda électronique demandent un peu de temps au début mais quelle économie réalisée à long terme !

En résumé, voici donc mes quatre pistes à suivre pour une meilleure gestion du temps :

• Identifier ses objectifs

• S’occuper en priorité de ce qui sert ces objectifs

• Eliminer le reste dans la mesure du possible

• Echanger le temps des autres pour s’occuper de ce qu’on n’a pas réussi à éliminer

Qu'ai-je donc fait cette semaine ?

J'ai commencé lundi matin par faire du tri dans mes journées. En cherchant un peu (une petite heure), j’ai constitué la liste suivante   :

Tâches chronophages à éliminer (ce qui me fait perdre mon temps)

 Tâches productives à maximiser (ce qui contribue à mon épanouissement)

Recherche mes lunettes, les clés de mon appartement et toutes ces petites choses dont j’ai absolument besoin et que je ne sais jamais où je les ai rangées

Programme personnel de développement personnel

 Surf sur internet sans but réel (on trouve rarement l'information utile de cette façon)

 Personal MBA

 Rendez-vous, soirées avec les faux amis

 Rendez-vous, soirées avec les vrais amis

Réunions professionnelles improductives et dont l’objet ne me concerne que de très loin, interruption pour des fausses urgences et des diagrammes à colorier en vert plutôt que bleu

 Résolution de problèmes, innovation, animation des formations, action commerciale (forte valeur ajoutée professionnelle)

 Notes sur des feuilles volantes

 Travaux d’écriture structurés

Ce sont autant d’axes de travail pour un emploi du temps plus productif. J'ai donc fait mon possible pour éliminer les activités de la colonne de gauche au profit de celle de droite

Pour y parvenir, j'ai appliqué à la lettre l'histoire des gros cailloux : j'ai commencé par bloquer des plages de temps dans mon agenda (agenda papier, il n'est donc pas extensible à l'infini). Il restait alors très peu de place pour les activités de la colonne de gauche. Bien ! Autant que je ne ferai pas cette semaine !

Reste que chassez le naturel et il revient au galop. J'ai beau avoir défini un programme idéal pour la semaine, j'ai vite eu tendance à m'atteler aux choses inutiles au détriment des autres. J'ai donc automatisé un rappel sur ma messagerie : "Es-tu vraiment certain que tu es en train de faire quelque chose d'important ?" à raison de quatre alertes par jour (10h00, 14h00, 17h00, 21h00). A chaque fois que j'ai répondu non à cette question, le rappel à l'ordre a fonctionné et je me suis recentré sur ce qui a de la valeur à mes yeux.

Cependant, si mes journées sont très vite devenues mieux organisées et plus satisfaisantes, je ne disposais toujours pas du temps libre recherché. J'ai donc considéré l'externalisation de mon temps, ou plutôt des tâches qui le consomment.

Voici donc une petite liste du temps que j’ai trouvé à monnayer cette semaine (entre parenthèses le temps gagné / la contrepartie):

• Repassage de mes chemises, sous-traité à ma voisine (2h / 20€)
• Comptes-rendus d'une réunion hebdomadaire, délégué à un collègue  (3h / par autorité)
• Une partie des tâches administratives, automatisée (1h / 1h une bonne fois pour toutes)
• La relance des collaborateurs sur les plans d’action en retard, partiellement automatisée (2h / 30min de développement d'une macro)

Soit huit heures par semaines récupérées à mon compte. Et encore ! Je n’en suis qu’à la première semaine de mon programme.

Il me reste maintenant à tenir cette résolution sur la durée. Je ferai donc un nouveau point sur le temps à l'occasion. En attendant, c'est tout ce que je peux dire sur la gestion du temps. Cet article était assez long et j’espère que vous jugerez que le temps consacré à sa lecture était utilement employé.

 A samedi pour la suite du programme.