Travailler en période de rush

Depuis deux semaines, mon entreprise est en train de traverser une période de rush. Nous finalisons un gros projet, qui doit être déployé en production très bientôt. Cela s'est ressenti sur le nombre de posts sur ce blog, qui a drastiquement diminué.

Voilà le topo : Nous sommes en train de conclure le travail de ces 2 derniers mois, et qui va relancer le travail de ces 2 prochains mois. Comme pour tout projet d'importance, il y a un peu de retard, mais surtout un risque de retard. Il a donc fallu mettre les bouchées doubles pour s'assurer que le projet sorte dans les temps.

Mais comment faire pour que toute une équipe réussisse ce qui ressemblait un peu à un tour de force ? Comment s'assurer que tout le monde réponde présent au moment où il le faut ? Comment garder intacte la motivation alors qu'on va passer une semaine longue et difficile ?

Expliquer la situation

Tout le monde a connu des périodes de rush. Ce n'est pas agréable pour personne de faire des horaires 08h30-20h30 pendant plusieurs jours d'affilée, mais parfois il faut le faire.

Le pire des scénarii possibles, c'est lorsque les patrons mettent de plus en plus de pression au fil du temps ; ils s'énervent parce qu'ils voient le retard s'accumuler. Résultat, tout le monde commence à bosser un peu plus, par peur des éclats de nerf du boss plutôt que par envie de voir le projet aboutir.

Nous avons choisi l'optique inverse. En début de semaine, nous avons réuni l'équipe.

1. Nous avons expliqué les raisons pour lesquelles il était important - pour l'entreprise mais aussi pour les employés - que le projet sorte dans les temps. Un projet stratégique est souvent susceptible de générer un chiffre d'affaires vital au développement de l'entreprise. La croissance de l'entreprise est synonyme de vitalité pour les emplois, de perspectives d'évolution pour les employés.
2. Nous avons rappelé qu'après 2 mois durant lesquels tout le monde s'est investi dans le projet, nous étions maintenant dans la dernière ligne droite. Ce n'est pas le moment de ralentir ; il faut au contraire accélérer le rythme, concrétiser ce travail intensif en réussissant à le mettre en production.
3. Nous avons présenté l'horizon des prochains mois, et comment le projet actuel conditionne directement les futures tâches de chacun. Si le projet se conclut de manière satisfaisante, ce sera un tremplin formidable qui donnera le tempo à la suite ; si par contre les choses tournent mal, tout le monde en souffrira.
4. Nous avons demandé à tous les intervenants de jouer le jeu, de se "sortir les doigts du cul", de faire tout ce qu'ils peuvent pour faire en sorte que le projet sorte dans les temps et avec la qualité qu'on en attend. La durée de l'effort (une grosse semaine) est assez courte pour qu'on puisse y arriver.

Et vous savez quoi ? Tout le monde a répondu présent.

Les gens peuvent déplacer des montagnes quand savent pourquoi ils travaillent, qu'on leur donne une vue globale, qu'ils sont réellement intégrés au projet d'entreprise. La motivation n'apparaît pas de manière spontanée, il faut la créer et l'entretenir.

Faire des points très réguliers

Il n'est pas possible de demander à une équipe de s'arracher les tripes, puis de les laisser se débrouiller pour faire avancer la barque.

Quand on entre dans une période de "coup de bourre", il faut faire des réunions très régulières. Ces réunions servent :

• À suivre l'état d'avancement des tâches. Quand on travaille sur un rythme élevé, il faut détecter très rapidement lorsqu'une mauvaise direction a été prise, pour la corriger au plus tôt. Sinon, vous risquez d'avoir un résultat non conforme, et vous aurez perdu beaucoup de temps pour rien.
• À s'assurer que tout le monde bénéficie du même niveau d'information. Lorsque vous manquez de temps, il n'y a rien de pire qu'une personne qui se réveille en disant "Ah bon, il faut faire ça ?".
• À garder une motivation élevée. Chaque tâche terminée étant un pas vers l'accomplissement du projet, le fait de connaître toutes les petites réalisations permet de voir que le projet avance. La détermination de l'équipe n'en devient que plus forte.
• À faire une planification au jour le jour. Il faut éviter qu'une personne soit bloquée, à attendre qu'une autre ait terminé une tâche pour pouvoir prendre la suite. Il faut donc planifier finement l'ordre dans lequel chaque intervenant va devoir opérer, pour tenter de paralléliser au maximum l'exécution des tâches.

Être humain

Une période de rush doit rester une exception, pas un fonctionnement normal. Pour que votre équipe accepte de faire de gros horaires, il faut qu'elle soit suffisamment motivée par le projet lui-même, sinon elle ne tiendra pas la distance. Mais il est important de savoir récompenser les gens qui jouent le jeu et qui se dépensent sans compter.

Par exemple, vous pouvez :

• Acheter des friandises et des boissons. Ça fait toujours plaisir d'avoir du grignotage en libre-service.
• Faire des vraies pauses le midi. Trop de gens font des "journées continues" quand ils ont beaucoup de boulot. Mais quand on mange un sandwich devant son écran, on a la tête qui explose à 17h00. Prenez au moins une bonne demi-heure, et forcez-vous à discuter de complètement autre chose.
• Offrir une journée de récupération à tout le monde. Si le travail de l'équipe a permis de gagner 3 jours sur la réalisation du projet, cela peut être une bonne idée. L'idéal est d'offrir une journée qui permet à tout le monde d'avoir un pont.

Sur ce, je vous laisse, je dois retourner valider quelques sites Web, et revoir l'architecture de mon serveur de médias...