Collaboratif : commencez par les process !

Voici le récit récent d'une anecdote pas si anodine que cela sur la problématique d'intégrer une solution de réseau social d'entreprise, ou plate-forme collaborative, au coeur des process.
L'entreprise X (rien à voir avec un secteur économique que les moins de 18 ans ne devraient pas connaître) se dote d'une solution de réseau social d'entreprise dans le cadre de grands chantiers stratégiques pour l'organisation à venir (process, SI…etc.).
La phase de découverte passée (observation des possibilités de mise en ligne de contenus, anodins finalement…), la question se pose de passer à la vitesse supérieure. Le Conseil indique alors qu'il convient d'intégrer les discussions sur les projets et les décisions en cours d'élaboration. De la sorte, la plate-forme n'est plus une pièce "à côté" où l'on va quand on a le temps (pour faire du social justement, mais le social c'est pas professionnel...), mais un canal essentiel des échanges pour travailler (ensemble).
Un des sujets identifiés pouvant servir de première accroche concerne justement une évolution de la dite plate-forme. Doit-on "upgrader" ou non ? Les utilisateurs vont-ils se sentir à l'aise avec la nouvelle version ? …etc. ? La personne responsable de la plate-forme met donc en ligne une note invitant les utilisateurs à aller tester la nouvelle version sur une plate-forme "test" mise à leur disposition, avec une date d'échéance pour faire remonter (via la fonction de Commentaires associée à la note en question) leurs avis, l'objectif étant clairement annoncé que cela concerne la décision de passer (ou non) à la nouvelle version pour telle date (sous-entendu, si vous n'êtes pas à l'aise dites-le maintenant, sinon ne venez pas vous plaindre quand on aura tourné le bouton...).
Je vous le donne en mille Emile ! La personne responsable de la définition des process a expliqué au jeune collaborateur (un stagiaire évidemment...) qui travaille avec elle ce qu'elle pensait de la nouvelle version. Le jeune collaborateur a formalisé un document qu'il a transmis à l'animateur de la plate-forme par email…
L'intérêt d'une plate-forme de réseau social d'entreprise, ou plate-forme collaborative (appelez-ça comme vous voudrez) réside dans sa capacité à permettre de canaliser, structurer et capitaliser les échanges professionnels. Cela concerne évidemment des projets de l'entreprise. L'objectif d'une meilleure connaissance des gens entre eux (le social) n'est que la résultante. Cela ne doit en aucun cas constituer l'objectif. Il ne sert à rien d'essayer d'inventer des contenus… "alors, comment on va animer le contenu ?" étant probablement la question qui revient le plus.

Dès lors, il convient de structurer les groupes par rapport à des projets (ou programmes si l'on veut qu'une communication transversale puisse exister entre collaborateurs de différents projets). Les animateurs de ces groupes sont tout simplement les responsables de ces projets. Cela ne signifie pas que ce sont eux qui vont mettre les contenus en ligne… Ils vont s'assurer en revanche que les personnes concernées sont bien membres (gestion des droits d'accès au groupe), que les membres utilisent bien ce canal pour structurer et capitaliser l'activité du projet (les points en cours, les points à venir, les interrogations sur les orientations à prendre, les benchmarks…).

Dès lors qu'un responsable de projet n'utilise pas la plate-forme à sa disposition pour conduire et animer son projet, on peut considérer que l'objectif est manqué.

Pour relativiser... Il y a une dizaine d'années, il fallait lutter contre les gens qui téléphonaient à leurs correspondants pour savoir s'ils avaient bien reçu l'email... et on croise encore des gens qui impriment des emails pour que vous puissiez annoter vos commentaires dessus...