Du bon usage du courrier électronique

Si vous utilisez régulièrement le mail pour échanger avec des clients ou des prospects, il y a tout intérêt à ce que vous appliquiez les us et coutumes de ce média afin de ne pas commettre d'impair et de voir vos mails supprimés sans être lus.

Un mail n'est pas un SMS

Un texte rempli d'abréviations mode SMS du genre "c phrase c des truc kon di jamai lol enfin c deja mieu ke rien" est réellement à proscrire car il énerve réellement un bon quart des lecteurs. Qui plus est, vous ne connaissez sans doute pas l'âge, ni la nationalité ni le niveau de langue de votre interlocuteur... Tâchez plutôt de tourner correctement vos phrases, vérifiez l'orthographe ainsi que la liste des destinataires. Un fois le bouton "Envoyez" pressé, il n'est plus possible de faire machine arrière.

Un titre pour chaque mail

Lorsqu'on reçoit plus de 200 mails par jour, une gestion saine de ceux-ci nécessite de pouvoir, en un seul coup d'œil, déterminer son contenu et son importance potentielle. Utilisez un intitulé court (sinon il n'est pas affiché entièrement) et le plus précis possible.

Quant au corps du texte, essayez de placer chaque idée différente dans un paragraphe séparé.

Si vous écrivez en employant un téléphone mobile, précisez-le... Votre interlocuteur comprendra plus aisément le manque d'accent ou les coquilles éventuelles.

Terminez le mail par une formule de politesse simple, comme "Bien à vous" ou "Cordialement".

Facilitez la vie de vos lecteurs

Si votre mail contient des pièces jointes, indiquez-le immédiatement à votre destinataire afin que celui-ci ne "passe pas à côté".

N'écrivez pas à tout votre carnet d'adresses

Pourquoi se priver d'envoyer un mail à un nombre important de personnes puisque ce n'est pas plus cher ? Tout simplement parce que ce mail perdra tout impact et personne ne saura réellement s'il a à agir ou si on le tient informé. Vous indisposerez peut-être aussi des personnes qui perdront du temps à cause de ce mail inutile. Dans le même ordre idée, ne transférez jamais de chaîne ou d'informations à sensation : elles sont rarement exactes. En cas de doute, allez plutôt jeter un coup d'œil sur Hoaxbuster !

Si les différents destinataires de votre envoi ne se connaissent pas et que votre but n’est pas de les mettre en contact, inscrivez les adresses dans le champ "Cci" (Copie carbone invisible). Chacun recevra votre mail sans voir que d’autres l’ont aussi reçu.

Transférez avec parcimonie

Vous ouvrez un mail et vous trouvez que son contenu est amusant. Hop, un petit coup de transfert et vous le partagez avec vos contacts.
Veiller pourtant ne pas abuser : c'est réellement agaçant de recevoir chaque jour des dizaines de mails avec des diaporamas photo de chatons dans un panier, des blagues idiotes ou des vidéos insolites…

Fuyez l'humour

Il m'est arrivé un jour de blesser une amie en faisant un trait d'humour dans lequel je lui reprochais de "encore" nous laisser leurs enfants. J'avais oublié que, par écrit, elle ne voyait pas ma tête et n'entendait pas mon ton qui lui aurait permis de dépister que je la taquinais. Lorsque le mail est parti, vous n'aurez pas la possibilité de corriger le tir en entendant la réaction que votre message a suscité.

Si vous souhaitez malgré tout émailler d'humour un texte que vous destinez à des connaissance, n'oubliez pas d'ajouter un smiley ;-)

JE CRIE PAS, J'EXPLIQUE !!!

Un texte écrit en majuscule ou avec une police de caractères anormalement grande fera comprendre à votre interlocuteur que vous haussez le ton.

Ne harcelez pas votre destinataire

Il n'est pas compliqué de mettre la pression sur un interlocuteur : il suffit de :

• placer une demande de confirmation de lecture
• Indiquer "URGENT", "IMPORTANT" ou tout autre intitulé similaire dans le titre du message

Lorsque tout est urgent, plus rien de l'est. En ce qui me concerne, je suis déjà de mauvaise humeur lorsque j'ouvre un tel message.

Personne ne passe sa vie à répondre à ses mails

En effet, il nous arrive de temps en temps de travailler, d'être en réunion, en voiture... Bref, dans l'impossibilité de répondre. Ne harcelez donc pas un interlocuteur parce qu'il ne vous a pas répondu dans la demi-heure ! De votre côté, si la réponse nécessite un travail de recherche ou un temps de réflexion, informez l'émetteur du message que son mail est bien arrivé mais que vous êtes dans l'impossibilité d'y répondre immédiatement.