10 conseils pour réussir une réunion

Il me revient souvent en coaching la demande suivante:

Comment mener une réunion de travail productive ?

Les coachés s'expriment ainsi:  " je ne sais pas trop comment mener les réunions avec les équipes" , " je ne les sens pas motivés et je suis le seul à m'impliquer" , " les réunions durent trop longtemps, je sais bien que je devrais les faire plus courtes mais il y a tellement de choses à voir ", " tout le monde vient en trainant les pieds, le boulot n'est pas fait";

Outre un travail sur le leadership et la motivation des équipes qui est nécessaire dans la plupart des cas, il convient en coaching de découvrir ce qui fait que la réunion ne marche pas.

Voici une batterie de questions à laquelle vous pouvez répondre pour tenter de comprendre ce qui se passe dans le réel de vos réunions

• Qu'est ce qui ne marche pas?
• Pourquoi cela ne marche pas?
• Qui vous donne l'impression que cela ne marche pas?
• Pourquoi?
• Quel est le rituel de la reunion?
• Y a -t-il un moment où l'attention et la participation sont plus flagrantes?
• Pourquoi?
• Qui participe à la réunion?
• Qui y fait quoi ?
• Décrivez les habitudes comportements, prise de position de chacun pendant les réunions
• A votre avis qu'est ce que cela veut dire?
• Connaissez- vous les attentes de chacun concernant la réunion
• Avez -vous déjà reçu des suggestions concernant l'organisation et le déroulement des réunions? Lesquelles?
• Que pourriez vous faire différement pour que le réunion soit productive?

10 Conseils pour bien mener une réunion

Perte de temps, perte d'argent, perte d'énergie, manque de focus,manque de préparation, les réunions sont souvent contreproductives et perçues par les équipes comme imposées.Les 10 clés qui suivent pourraient vous aider à changer la donne.

1. Supprimez la réunion si elle n'a aucune valeur ajoutée, si l'information peut être obtenue de façon plus efficace autrement, si il n'y a ni discussion stratégique, débat , analyse ou brainstroming.
2. Faites du branding et renommer le mot "réunion" qui suscite peu l'engouement des troupes en général. parlez de revue hebdo, point performance etc
3. Presentez l'objet de la réunion en une seule phrase, puis rappellez le contexte, l'enjeu, les points de l'agenda sur lesquels vous attendez des retours de la part des membres de votre équipe. Nommez les personnes impliquées et ce qu'elles sont censées apporter comme contribution spécifique lors de la réunion.
4. Communiquez avec votre équipe: l'email ne suffit pas.Passez un appel, reformulez l'objet du meeting, faites en sortes que le message passe, levez les obstacles et objections, reaffirmez votre leadership en monitorant l'état d'avancement du travail qui doit être prêt pour la réunion. Restez ouvert à d'autres suggestions de sujets à couvrir pour cette reunion ou pour une autre.
5. Ne conviez que ceux qui sont concernés: certaines reunions sont stratégiques ou tellement spécifiques que tous le monde n'a pas besoin d'être convié. Demandez -vous quelle est la valeur ajoutée de ceux qui assistent à cette reunion.
6. Désignez un maître de cérémonie: celui-ci sera chargé de veiller à ce que tout le monde soit en place et à l'heure au bon moment. Il pourra alerter si lors de la réunion on s'éloigne du sujet, et pourra prendre note des points intéressants évoqués mais qui devront être traité à un autre moment.
7. Preparez vos documents: plutôt que de parler longtemps, prévoyez un document synthétique de 2 pages maximum pour ilustrer les points forts de votre présentation. Un contradicteur dans votre équipe? envoyez lui le document pour avis 3 jours avant la reunion et discutez- en amont.
8. Respectez la durée  et l'intérêt de la réunion en invitant les participants à être brefs et force de proposition.
9. Réunion et déjeuner ? Tout dépend de la faculté de concentration de votre équipe. Il vaut mieux prévoir une demi- heure de réunion pour parler des points forts et stratégiques, puis finir  la réunion en déjeunant et en parlant des points d'actualité
10. Recapitulez en début de réunion  les points à couvrir et en fin de réunion les points couverts avec leurs actions. Qui fait quoi? Avec qui? Pour quand ? Et quelle est la prochaine étape après cela.

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