Deux conseils "CAPITAL" pour gagner du temps

Dans le cadre de son dossier « Les secrets des managers efficaces », le site www.capital.fr m’a interviewé au mois de mai. L’entretien a porté sur des deux des plaies les plus fréquentes : les mangeurs de temps et la gestion des mails. Rien de nouveau, me direz-vous, sauf que ce sont des domaines qui ne dépendent que de votre bon vouloir. Si vous estimez que vous n’êtes pas débordé et que vous avez largement de temps pour tout faire, arrêter votre lecture ici. Dans le cas contraire, avez-vous envie de changer ? (Extraits de l’entretien).

Sachez mieux tirer partie des 60% de votre temps qui dépend plus ou moins de vous

Coups de fil, e-mails, déplacements, demandes de collaborateurs A la longue, ces interruptions entament sérieusement la productivité. Il est heureusement possible de limiter leur effet chronophage.

La journée s'achève et la pile de dossiers qui s’entassent sur votre table n'a pas diminué d'un pouce. Entre les embouteillages du matin, les innombrables e-mails à traiter, le téléphone qui n'a pas arrêté de sonner et vos collègues qui continuent à prendre votre bureau pour le dernier salon où l'on cause, vous n'avez pas vu le temps passer. Sous leur aspect anodin, ces incontournables de la vie de bureau sont chronophages. Bonne nouvelle : on peut réduire radicalement leur impact. "Si 30 à 40% de l'emploi du temps d'un manager lui est dicté par des contraintes extérieures, le reste dépend de sa capacité à s'organiser", estime le coach Gérard Rodach, directeur du cabinet Dalett et auteur de l’ouvrage "Mieux gérer ses priorités et son temps" (Eyrolles).

Vous en doutez ? Analysez sur une semaine les périodes de temps qui dépendent de vous (les réunions que vous fixez, les tâches que vous programmés dans le temps) et celles qui vous sont imposées. ^Le résultat est en général décoiffant.

Gérez mieux vos e-mails

D'après un cabinet d’études américain, un cadre reçoit en moyenne 93 e-mails par jour. Un nombre bien trop élevé pour qu'il puisse tous les traiter, mais suffisant pour lui faire perdre le fil de ses priorités. Selon Gérard Rodach, seuls 30% des courriers reçus méritent vraiment d’être lus. Pour faire le tri, deux techniques.

La première consiste à ne pas lire les messages au fur et à mesure qu’ils arrivent. Non seulement cela vous interrompra dans votre travail, mais vous risquez de vous déconcentrer car il vous faudra peut-être répondre à l’un deux. Adieu le dossier sur lequel vous planchiez ! Pour éviter de céder à la curiosité, désactivez le bip qui signale l’arrivée des courriers. Mieux vaut vous ménager des plages de temps dans la journée (tôt le matin, à l’heure du déjeuner ou le soir) que vous consacrerez exclusivement au traitement de vos e-mails. Commencez par les messages les plus récents : la plupart du temps, ils annulent ou remplacent ceux qui précèdent.

La deuxième consiste à gagner du temps en organisant le classement automatique de vos courriers. Paramétrez votre boîte aux lettres de manière à ce que les messages qui arrivent soient classés directement dans des dossiers rangés par sujets, par dates ou par expéditeurs (en utilisant la fonction "Règles" dOutlook). Quant aux e-mails qui n’entrent dans aucune catégorie prédéfinie, efforcez-vous de les traiter immédiatement en y répondant ou en les supprimant.

« Rien de nouveau ! » vous direz-vous ? Oui, mais le faites-vous ?

Le stress par manque de temps a de beaux jours devant lui.