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Gérer ses mails

Publié le 13 décembre 2007 par Nicolas J
Crise dans les médias a fait un billet récemment sur la difficulté qu’ont les dirigeants à gérer leurs mails. Il a bien raison. Ils ne savent pas faire. Quand on est dirigeant, on doit avoir une secrétaire qui gère ses propres mails. D’ailleurs, on ne dit pas une secrétaire mais une Assistante de Direction. Par exemple, François Hollande est Assistante de Direction Générale du Parti Socialiste.
C’est simple. Elle imprime les trucs importants et fait suivre les autres au sous-fifre concerné. C’est quoi les trucs importants ? C’est le boulot de l’assistante de le savoir… et au type qui envoie le mail de savoir que c’est une assistante qui lit les mails. Il faut toujours offrir des fleurs aux assistantes.
Un exemple : nous arrivons en période de vœux. Il vous faut envoyer un mail à tous les types que vous connaissez, y compris quelques dirigeants… Vous ne savez pas si les dirigeants lisent les vœux : soit il pourrait se réjouir de recevoir vos vœux soit il pourrait se dire : « Il me casse les couilles ce fayot, j’en ai reçu 250 mails de voeux ». Il n’y a donc pas de solution… Vous prendrez juste soin d’envoyer des vœux « au dirigeant et à toute sa précieuse équipe », histoire de faire moins fayot en fayottant juste auprès de l’assistante.
Cela dit, je suis hors sujet. Ce billet ne concerne pas la rédaction de mails mais la réception. Néanmoins, si vous recevez un mail qui vous fait chier, l’expéditeur (si ce n’est pas un client important ou votre chef qui vous propose de coucher pour une promotion) n’avait qu’à bien le rédiger.
D’ailleurs, nous ne sommes pas des dirigeants avec une assistante à gros nichon mais de vulgaires salariés surchargés de mails car une multitude d’andouilles pensent que tous les sujets vous intéressent.
La règle numéro 1 est de traiter les mails le plus rapidement possible. C’est une excellente stratégie que je vais résumer dans ce paragraphe. D’abord, s’il y a un jeu de mots à faire pour se moquer de l’auteur, vous serez le premier à faire « répondre à tous » ! Ensuite, si vous avez la réponse et que vous répondez dans les dix secondes, les destinataires de la réponse se diront « qu’est-ce qu’il est fort ce gars-là ! ». Après, si c’est votre chef qui vous demande du boulot, faites le vous êtes payez pour ça. Si vous répondez dans l’heure, il se dire : « Qu’est-ce qu’il est efficace ce type, j’ai eu raison de l’embaucher, je mérite une augmentation ! ». Tant pis si vos autres dossiers sont en retard.
Plus sérieusement, il y a deux raisons de traiter rapidement.
La première, pensez au type qui vous envoie un message et attend une réponse. Vous ne savez pas si c’est important, mais lui attend. Même si le sujet peut attendre, comme « êtes vous disponible dans un mois à 14 heures pour un Comité de Pilotage sur la réfection des toilettes ? ». Vous vous en foutez, mais lui attend la réponse de 15 collègues, doit réserver une salle de réunion, des petits fours, …
La deuxième, c’est qu’à force de reporter les trucs, on se retrouve avec 15 000 mails à traiter, on en oublie la moitié et on y passe un temps dingue, on s’énerve, on se met en retard et on se gâche la journée qu’on aurait pu passer à Twitter joyeusement avec Balmeyer ou d’autres andouilles.
Personnellement, je ne quitte jamais mon bureau sans avoir jeté un œil aux mails et traité ce qui peut l’être dans les cinq minutes. Quelle que soit la raison de quitter mon bureau (pause café, toilettes, déjeuner, sieste et surtout retour à la maison ou au bistro le soir).
La règle numéro 2 est de ne jamais jouer avec les fonctions diverses de la messagerie, notamment l’archivage. Si vous perdez du temps à archiver des mails, vous perdez du temps à archiver des mails. Le classement, l’archivage, … tous ces trucs ne servent à rien, il y a des fonctions de recherches et d’autres méthodes de travail beaucoup plus pertinentes... dont la fonction « suppression ».
On pourrait philosopher longtemps sur l’intérêt du classement des mails, mais… passés 4 ou 5 mois très peu de mails sont utiles et surtout, personnellement, je ne me rappelle jamais dans quel dossier j’archive les trucs. Par exemple, à l’heure où j’écris, je ne sais absolument pas avec quel « tag » je vais enregistrer le présent billet… alors si je le recherche, dans un an, comment voulez-vous que je me rappelle d’un truc qui dépend à peu près uniquement de ce que j’ai mangé ce midi ? Il faudra donc j’utilise la fonction « blogsearch »… De moins de ces 4 ou 5 mois, vous vous rappelez à peu près la date ou l’expéditeur du mail, donc un classement est inutile !
Maintenant, vérifiez bien vos pratiques… et pleurez sur les heures passées à organiser un système de classement des mails : combien de fois avez-vous consulté un truc qui ne dépasse pas 15 jours en utilisant votre classement génial ?
La règle numéro 3 complète la 2 : sur votre clavier, vous avez une magnifique touche « suppr » qui permettra de résoudre la plupart des problèmes de traitement ou de classement. D’une part, la plupart des mails que vous recevez « pour information » ne vous intéressent pas et vous ne les lisez qu’en diagonale. Ainsi, quand vous avez besoin de l’information vous pourrez toujours envoyer un mail au mec qui a l’information : « Oups ! J’ai effacé par mégarde la pièce jointe du mail que tu m’as envoyé l’autre jour, pourrais-tu me la renvoyer ? Merci ».
La règle numéro 4 est de se débarrasser rapidement du mail qui vous emmerde ! Vous cliques sur répondre, vous mettez machin, un type qui est sensé connaître le dossier, et vous tapez : « Bonjour, je transmets directement votre question à machin, qui est vraiment notre expert sur la question, il vous répondra bien mieux que moi, il est vraiment phénoménal et a une très jolie cravate ». Ca fera mousser le type et vous deviendrez une plaque tournante de toute la boîte tout en vous débarrassant de tous les trucs chiants !
La règle numéro 5 est de répondre rapidement (pour faire plaisir au demandeur et pour être avant les autres qui se seront fait chier à chercher comment trouver une réponse) aux trucs compliqués et tordus. Par exemple, si le chef demande : « de combien crois-tu qu’on peut augmenter la production de chapeau melon si les peints en rouge ? ». C’est une question 1) complètement con, 2) sans réponse (la production n’augmentera pas si on change la couleur, mais c’est une idée du chef), 3) extrêmement compliquée pour obtenir une réponse. Vous attendez une heure pour faire croire que c’était compliqué et vous répondez n’importe quoi rapidement : « Si on considère le degré de fluidité des teintures mais aussi la température d’optimisation du séchage, on pourrait gagner 5% mais ça n’est qu’une estimation, pour être plus précis, il faudrait modifier notre système informatique pour intégrer toutes les données prévisionnelles de production ».
La règle numéro 6 est de ne pas hésiter à répondre n’importe quoi. L’exemple ci-dessus est excellent. Par contre, il faut le faire à bon escient ! Le coup de la couleur des chapeaux est parfait : aucun cadre sérieux ne prendra la décision de produire des melons rouge alors que la mode est aux melons verts. La réponse « hasardeuse » et munie d’une précaution (« ça n’est qu’une estimation ») ne ruinera pas l’entreprise ! On peut en être sûr à 100%. S’il y a le moindre doute, ne répondez pas ou répondez : « Notre Système d’Information ne permet pas de l’estimer ». Le chef répondra alors : « Fais moi juste une estimation à la louche » (vos collègues seront jaloux de voir que le chef vous fait confiance). Vous pourrez caser vos « 5% ».
La règle numéro 7 est de brader quelques messages de données techniques non vérifiables mais justes ! Vous impressionnerez tout le monde, mais comme les règles 5 et 6, il ne faut pas en abuser. Vous passeriez pour un casse-couilles.
Et hop ! Vous devriez vous en tirer avec ces conseils !

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