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Comment mieux gérer son temps (5/6)

Publié le 02 août 2010 par Jmassias @jmassias

gerer son temps etape par etape Par Joachim Massias, Dirigeant du cabinet Cerialis, coach et conseil auprès des créateurs et dirigeants d’entreprises

Dans cette cinquième partie, nous allons voir qu’il faut absolument savoir déléguer certaines tâches pour gagner du temps ou en tout cas ne pas en perdre.

Mais pour pouvoir déléguer, encore faut-il savoir quelles sont les étapes qui vont vous permettre de le faire dans les meilleures conditions.

1 – Savoir identifier les tâches que vous pouvez déléguer

Toutes les tâches ne peuvent pas être déléguées. Toutes celles qui nécessitent de l’expertise que vous êtes le ou la seul(e) à pouvoir réaliser devront rester dans votre giron. Mais toutes les tâches qui vous encombrent dans la semaine, traitement du courrier, comptabilité, rapports avec les organismes extérieurs à l’entreprise (fisc, urssaf etc.) peuvent être déléguées.

En déléguant, vous vous obligez à vous concentrer sur le coeur du développement de votre activité.

Il est souvent plus coûteux de vouloir réaliser toutes les tâches administratives plutôt que de payer quelques heures de secrétariat (même externalisé). Tout ce temps perdu ne sera pas consacré à la recherche de nouveaux clients ou à des réponses à fournir en temps et en heure.

Rien de plus efficace que votre expert comptable pour gérer les relations avec les organismes extérieurs que j’ai cité plus haut. Ce sont des professionnels qui sauront mieux que vous discuter de délais en cas de problème.

2 – Déterminer clairement les objectifs et les échéances

Déléguer, c’est savoir faire confiance. Pour autant, si vous souhaitez un résultat efficace et correspondant à ce que vous attendez, vous devez « border » le travail que vous allez confier à quelqu’un d’autre. Devra-t-il agir entièrement seul ou doit-il revenir vers vous pour validation ?

Indiquez toujours quoi faire plutôt que comment faire. Vous aurez souvent des surprises sur la créativité de ceux qui vous entourent pour peu que vous ayez fixé des objectifs clairs.

Faites toujours une vérification orale en faisant répéter à votre interlocuteur ce que vous souhaitez pour vous assurer que la tâche a bien été comprise. De cette manière, vous évitez le recadrage en cours de réalisation.

3 – Suivez l’avancement

Pour obtenir un bon résultat, vous devez vous rendre disponible pour répondre dynamiquement aux personnes à qui vous avez délégué du travail.

Si nécessaire, planifiez des points d’avancement et rappelez régulièrement que vous êtes disponible en cas de besoin.

4 – Débriefez et encouragez

La personne à qui vous déléguez du travail doit savoir si vous êtes content du travail qu’elle a réalisé.

Si ce n’est pas le cas, vous devez voir avec elle ce qui n’a pas fonctionné et l’encourager à évoluer dans ses méthodes de travail ou lui indiquer que la prochaine fois, vous vous comporterez différemment pour que le travail soit mieux compris.

Dans tous les cas, encouragez car quoi qu’il arrive, vous demeurez le responsable de la tâche que vous avez donner à faire et vous êtes responsable en cas d’échec.

Voilà pour cette cinquième partie. La prochaine traitera de l’utilité de savoir dire Non lorsque l’on est trop sollicité.

Si vous vous reconnaissez dans ce que je viens de vous transmettre, laissez-moi en commentaire vos expériences.

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