Tirages photos, diapositives, vidéos, que faut-il faire ?

Vous avez intégré la nécessité de sauvegarder, gérer et exploiter votre patrimoine iconographique numérique. C’est bien et c’est une très bonne chose ! Déjà sous forme numérique ces documents occupent leur place dans les secteurs de vos disques durs, cartouches Zip ou Jaz, CD Rom ou DVD. Mais voilà, vous avez aussi de nombreux documents photographiques classiques, des tirages photo, des négatifs, des diapos, des catalogues, des K7 VHS… Il va falloir les numériser pour pouvoir eux-aussi les sauvegarder, les gérer et les exploiter dans le futur. Quel travail en perspective !

Un plan de sauvegarde analogique/numérique

Ce patrimoine, vous ne souhaitez peut être pas le confier à un prestataire. Par soucis de confidentialité, crainte que certains documents soient perdus… Vous devrez alors envisager d’effectuer les opérations de numérisation en interne.

Est-ce si difficile ?

Pas forcément si vous mettez en place une organisation adaptée et que vous vous laissez du temps pour mener à bien ce grand chantier.

Vous devrez acquérir (à moins d’en posséder déjà), un scanner à plat au format A4, équipé d’un dos pour numériser les documents transparents (négatifs et diapositives). C’est l’investissement minimum. Au-delà, vous pouvez penser scanner à plat, plus scanner de diapositives, plus statif de reproduction pour des objets ou des documents hors format. Tout dépend du type de documents dont vous disposez et du budget que vous souhaitez allouer à cette opération.

Je vous conseillerai le scanner à plat, quitte à évoluer plus tard, toujours dans un esprit de simplification, en gardant à l’esprit qu’il vaut mieux se lancer dans un programme de sauvegarde avec de plus petits moyens que de ne rien faire du tout !

Tout d’abord, vous évaluerez le nombre et le type de documents que vous souhaitez/devez sauvegarder. Ainsi, vous aurez très vite une idée du temps nécessaire pour numériser votre stock, tout en sachant, qu’au-delà de cette opération, vous devrez réaliser un “editing” de vos fichiers numériques et gérer leur classement. “L’editing”, consistant à apporter un certain nombre d’informations au sein du fichier (dans les métadonnées), afin de l’enrichir et de permettre de le retrouver facilement plus tard.

Vous choisirez également, qui ( une ou plusieurs personnes) sera chargé d’effectuer ces opérations et dans quels délais (quelques jours, semaines, mois, années…). Ce calendrier, indispensable, vous permettra de gérer votre “plan de sauvegarde numérique”, de l’évaluer au fil du temps et même de quantifier son coût total, car rien n’est gratuit en ce monde !

Vous l’aurez compris, il ne faut pas attendre ! Numériser des dizaines voire des milliers de tirages photos, de diapositives, des brochures, plaquettes, coupures de presse, notices… nécessitera du temps et plus tard vous prendrez l’initiative de mettre en œuvre ce chantier, plus vous prenez le risque de perdre une part plus ou moins significative de votre patrimoine iconographique.

Et si vous décidiez de confier ce travail à un prestataire extérieur ?

On en parle un peu plus tard !

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