[Formation] Organisation de photothèque

Une nouvelle session de formation aux techniques d’organisation des photothèques s’est déroulée cette semaine. Ces deux jours nous ont permis d’aborder les trois étapes du métier : la production des images, la gestion et l’organisation des fichiers et l’exploitation, dernier sujet qui nous a permis de présenter un certain nombre de modes de transmission, de publication en ligne et de partage des photographies.

Interface utilisateur de gestion de photothèque Edilliafiles

Réorganiser le service photothèque Nous avons pu étudier le cas particulier d’une entreprise de cinq mille salariés dont le projet est de réorganiser le service photothèque de la Direction de la communication. Un certain nombre de tâches importantes devront être abordées et assurées : évaluation de l’existant, archivage des documents obsolètes, élimination des fichiers aux caractéristiques insuffisantes, réindexation, en commençant par l’optimisation de la nomenclature. Nous avons insisté sur l’importance d’une légende d’image correctement rédigée. La légende n’est pas une donnée anodine dans la fiche documentaire d’une photographie, c’est l’information rédigée et certifiée, que tout un chacun peut recopier et publier en appui à l’illustration avec la garantie de la validité du document aux niveaux sémantique – le fameux « qui, quoi, où, quand ? » -, juridique et technique. Evidemment des sujets d’importance comme la bonne gestion des métadonnées tout au long du cycle de vie de l’image ont été développés ; ceci ayant trait à  la redocumentarisation, mais nous ne sommes pas allé si loin. Cette étude de cas nous a également permis d’aborder la délicate problématique du rayonnement et de la popularité d’un tel service dédié à la diffusion de l’image – pour parler clair, de sa rentabilité, qui en est la conséquence. Des idées pour accroître sa visibilité Il appartient au service photothèque de ne pas se couper du reste de l’entreprise en  respectant la nomenclature documentaire utilisée par les autres services – relations presses, par exemple -. Il faut familiariser les collaborateurs avec une organisation documentaire globale ; l’entreprise doit être fédératrice à ce niveau. Face à la charge de travail grandissantede chacun dans l’entreprise, la consultation d’une photothèque devient problématique. Le temps manque. Il manque pour réfléchir à ses besoins en illustration, il manque aussi pour se connecter, explorer et choisir dans un fonds iconographique souvent trop riche. Les systèmes d’information en libre service devraient systématiquement imposer une offre pertinente et pointue. Le responsable de photothèque doit faire face à une telle situation. Nous avons insisté sur la nécessité de ne pas publier trop d’images pour un même sujet. L’offre doit être experte, l’image sémantiquement optimale doit être mise en exergue. Le collaborateur n’a souvent ni les compétences, ni le temps de réfléchir au meilleur choix devant une série d’images. La seconde mesure à envisager est la production d’éléments d’information de promotion préconstitués. Nos mauvaises habitudes linguistiques nous poussent à parler de « push » pour évoquer ces actions d’informations adressées aux différents services et partenaires ; il s’agit d’éléments qui vont alerter, informer et éveiller l’intérêt des collaborateurs soucieux d’obtenir de nouvelles images, mais peu disponibles pour les dénicher eux-mêmes. A chacun donc de publier périodiquement des mailing listes sur les nouveaux reportages et autres newsletters illustrées. J’arrête les anglicismes pour cette fois-ci et vous donne rendez-vous pour la prochaine session de formation sur la gestion et l’organisation des photothèques qui se déroulera les 15 et 16 décembre prochain. Daniel Hennemand v1.1 Edillia, gestion des photothèques la régie numérique des entreprises