Réussir la mise en œuvre des outils collaboratifs en entreprise

La conférence à Télécom ParisTech proposée le 1^er décembre par Philippe Hilsz et moi-même et organisée sous l’égide de Ludovic Dubost, P-DG de XWiki, s’attachait à échanger sur la production, le partage, l’organisation et l’optimisation des échanges d’information en entreprise via les espaces et environnements collaboratifs avec un zoom tout particulier sur les wikis.

Rodrigue Le Gall, Directeur Services chez Bonitasoft, indique qu’un équilibre est à rechercher entre conversation et contenu. Et que finalement, blogs et wikis peuvent être parfaitement complémentaires.

Les wikis permettent de mûrir un contenu qui peut ensuite faire l'objet d'une synthèse diffusée à un instant t sur le blog ou l'intranet de l'entreprise. 

L’espace de travail collaboratif s’attache au contenu alors que l’environnement de travail collaboratif s’attache aux liens entre les personnes et ce qu’ils font. Ces informations ne sont pas traitées dans les SI. Par ailleurs, les wikis viennent également en complément des réseaux sociaux en entreprise.

Ludovic Dubost, P-DG de XWiki, souligne qu’XWiki a été mis dans le radar du Gartner depuis 1 mois, ce qui témoigne du succès de l’entreprise qui propose des solutions de wiki en open source. Il mentionne que dans l’open source, les cycles sont accélérés et sont à présent ramenés à 3 mois.

La connaissance doit être faite dans le wiki, non dans les messageries électroniques du fait du turn over possible des salariés de l’entreprise qui aboutit à des pertes de savoirs.

Selon Miguel Membrado, PDG de Kimind, les outils Twitter like de type Yammer sont en train de remplacer les forums en entreprise.

Jean Leroux, Direction de l’organisation et des SI d’Aelia-Groupe Lagardère a montré un retour d’expérience pertinent quant à l’utilisation d’XWiki dans son entreprise. Ils sont SAP du Sol Au Plafond mais parallèlement ont développé plusieurs wikis dans leur entreprise. Il a fait le pari de capitaliser les connaissances et d'apprendre dans la durée en convainquant la direction. Le wiki a par exemple permis de dématérialiser et remplacer les fiches produits qui figuraient dans les catalogues des agences par une centralisation sur le Web avec des mises à jour rapides et unifiées.

Enfin des réponses ont été apportées quant au modèle économique d’XWiki et du positionnement plus généralement de l’open source par rapport aux solutions propriétaires comme SAP où les coûts annuels de licence sont de plus de 20 %. Un compte rendu plus complet suivra.