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Administratif : les bonnes résolutions de l’année 2011

Publié le 10 janvier 2011 par Homebubble

Chaque année, c’est la même chose ! La paperasse vous a envahi pendant ces derniers 365 jours. Pour éviter que les factures ne s’entassent sur un coin de bureau, ou que vous passiez vos week-end à la recherche d’un contrat d’assurance, découvrez nos 6 conseils pour vous organiser et… gagner ainsi beaucoup de temps ! 

Nos conseils pour vous organiser :

Tout d’abord, bonne et heureuse année 2011. Parce qu’il est très facile de se laisser submerger par notre administratif, mieux vaut prendre de bonnes résolutions dès le début de l’année. Triez, jetez, classez, rangez… dès maintenant. Et pour la suite, découvrez les services de HomeBubble. Un véritable outil qui simplifie la vie !

 1 – Une fois par an, faites un tri de vos papiers

 Le grand ménage annuel ! et selon leur durée légale de conservation, jetez ceux qui ne sont plus exigés par la loi.

 2 – Créez une pochette « papiers importants »

 Elle vous suivra tout au cours de votre vie avec :

  • le livret de famille,
  • le contrat de mariage,
  • les diplômes,
  • les titres de propriétés,
  • les polices d’assurances et les preuves de leur résiliation,
  • les papiers pour la retraite,
  • ceux qui concernent la santé comme la carte du groupe sanguin, le certificat de vaccinations, les dossiers médicaux (analyses, radiographies…).

 3 – Pour les factures, classez-les dès leur arrivée

Dans 3 dossiers, l’un étiqueté « paiement urgent », l’autre « factures à payer sous 15 jours », et le troisième « factures en attente ». La couleur de la chemise peut être significative : rouge pour urgent à vert. Une fois par semaine, commencez par la pochette rouge, et reclassez les factures en les changeant de dossier (celles de l’orange vers le rouge, du vert à l’orange pour la semaine suivante).

Inscrivez lisiblement sur la facture payée, la date du paiement, le numéro de chèque ou du TIP, puis archivez-la.

Le mieux est encore le prélèvement automatique et la facture électronique. De plus en plus d’organismes et prestataires de service (EDF, GDF, Veolia, SFR, Orange, Bouygues Telecom,…) le proposent. Plus d’oubli ! Vous avez juste à penser à vérifier de temps en temps votre compte bancaire et à classer les factures directement en ligne sur votre compte HomeBubble. Pour certains fournisseurs, ces factures électroniques sont automatiquement archivées sur votre espace de coffre-fort électronique de HomeBubble.

 4 – A la réception de votre courrier :

Ouvrez-le tout de suite. Vous pouvez organiser un coin bureau dans l’entrée pour le faire dès votre arrivée.

Jetez immédiatement la publicité sans importance.

Classez dans un dossier spécifique les bons d’achat, les catalogues… qui présentent un intérêt à court terme. En début de mois, faites le tri de cette pochette.

Rangez dans une pochette immédiatement les courriers à conserver comme votre nouvelle attestation de mutuelle, un contrat d’assurance… Une fois par an, veillez à supprimer ce qui devient du même coup obsolète.

Les courriers qui demandent une réponse sont à classer dans une bannette « à traiter » et occupez-vous en une fois par semaine (le vendredi par exemple). Attention aux tentations de report dans le genre « je ferai ça la semaine prochaine ». On appelle ça la procrastination, et c’est le début de la spirale infernale !

 5 – Et pour le courrier électronique :

Le même problème d’organisation est à faire au niveau de vos e-mails. Créez des dossiers par thèmes et prenez 5 minutes en fin de journée pour les classer.

 6 – Et si vous ne l’avez pas encore fait, créez gratuitement votre compte HomeBubble.

Le site propose de conserver vos documents  dans un coffre-fort numérique sécurisé (500Mo de stockage), mais aussi d’en collecter de nouveaux. A cela s’ajoute de nombreux services d’assistance à la gestion comme la mise en place d’alertes (rappel de paiement, de fin de garanties ou d’engagement sur un contrat, renouvellement de contrats, contrôle technique…) qui deviendront vite indispensables.

Le magasine ELLE l’a défini comme le site le plus complet pour tout gérer en ligne !

Bonne année 2011


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