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Paperless: l’écoresponsabilité et le tri de données

Publié le 12 février 2011 par Ogenius @Macaficionados

Paperless: l’écoresponsabilité et le tri de données

Lorsque l’iPad d’Apple venait d’être introduit il y a de cela 1 an (janvier 2010), le monde de l’édition de la presse et du livre tremblait à l’idée que cette industrie serait graduellement vouée à disparaître, remplacée par l’utilisation accrue des tablettes numériques.
Pourtant, la prophétie ne s’est manifestement pas réalisée.

Le paradoxe?

Bien au contraire! Loin d’avoir fait disparaître le papier, l’informatique, les appareils intelligents, la télévision et les nouvelles technologies de la communication dans leur grand ensemble ont contribué à accroître la consommation de papier.

Le papier reste associé, de manière complémentaire, aux technologies de l’information et de la communication, autant pour les consommateurs avisés que nous sommes qu’au sein des entreprises. Sceptiques, Mac Aficionados?

Seriez-vous en mesure d’affirmer que l’utilisation que vous faites de vos iPhone, iPad et autres gadgets technologiques ont contribué à réduire vos achats de magazines et de livres? Si la réponse était aussi évidente, le compteur de kilos de papier consommés dans le monde réalisé par Planetoscope aurait assurément tourné moins vite! Et dire que nous consommons collectivement 339 millions de tonnes (!) de papier par an!

Paperless: l’écoresponsabilité et le tri de données

Mais plutôt que de se lancer des bûches (!) à savoir qui de l’arbre ou de l’écorce a plus raison, pourquoi ne pas saisir une fois pour toutes l’occasion de gagner en éco-responsabilité avec Paperless de Mariner Software?

Si la paperasserie administrative est considérée comme l’un des freins essentiels à l’innovation et à la productivité pour les entreprises, elle est également ressentie dans notre quotidien comme une source de frustrations quotidiennes. Et une bonne politique de gestion des documents contribue grandement à réduire cette frustration tout en améliorant la productivité.

Plantons le décor (!):
Il est 9h20 et vous êtes en route pour l’une des rencontres les plus importantes que vous avez finalement réussi à obtenir avec l’un des grands joueurs de l’industrie de la papeterie canadienne.  Il va sans dire que les recommandations de Mac Aficionados y sont pour quelque chose dans votre manière d’apprendre à vendre ses services (oui, oui, Mac Aficionados se lance des fleurs, mais dans le cadre de cet article seulement!).

Bien entendu, vous avez préparé à l’avance votre portfolio que vous souhaitez soumettre à ce client exigeant. Au moment de sortir, vous effectuez un survol rapide de vos documents avec iDocument…et constatez le pire: aucune trace de votre dernier contrat et encore moins de la facture légitimant votre déplacement…

Saisi de panique, il ne vous reste plus qu’à rappeler votre client et lui mentionner que le rendez-vous sera reporté…

Si seulement vous aviez pris le temps de méditer à l’utilité de Paperless de Mariner Software avant votre rencontre, dont Mac Aficionados vous avait pourtant bien parlé… et parlé en bien, en plus!

Paperless: l’écoresponsabilité et le tri de données

Paperless (qui peut se comprendre par « réduction » ou « absence de papier » et signifie électronique, informatisé) est un logiciel dont on ne mesure l’utilité qu’une fois qu’on l’a essayé. Pour les organisations apprenantes, il ne fait aucun doute qu’une politique de gestion des documents est l’un des leviers  essentiels de la réussite.

L’interface de Paperless plaira à tous ceux qui ont l’habitude d’utiliser le Finder de Mac. Paperless propose deux modes d’affichage: le mode CoverFlow est composé d’une fenêtre principale, encastrée entre deux colonnes: celle de gauche, similaire au Finder, propose l’architecture des documents conservés dans la bibliothèque l’application. On y retrouve la catégorie des collections de documents que vous créez (que vous pouvez classer en dossiers et sous-dossiers) et celle de la gestion des dossiers intelligents qui peuvent être paramétrés et qui permettent de retrouver les éléments que l’on cherche de manière automatisée. Le second mode, le mode vignette, présente un aperçu en miniature des documents numérisés.

Paperless: l’écoresponsabilité et le tri de données

Car vous l’aurez compris, Paperless permet l’archivage de toutes sortes de données afin que vous n’ayez plus à subir des crises d’angoisse panique à la suite de vos futurs rendez-vous avec vos clients ou de vos têtes-à-tête avec vos supérieurs!

Mais qui dit archivage de données entend un processus de numérisation. Mac Aficionados, figurez-vous que l’équipe de Mariner Software a conçu Paperless avec finesse et perspicacité!

Si vous avez une imprimante qui fonctionne en  mode Wifi et qui est déjà reliée à votre Mac, rien de plus simple! Contentez-vous de faire un tour dans les préférences de Paperless et de choisir l’option de configuration de cette dernière. Une fois le mode de partage de connexion déterminé, il vous suffit d’un simple clic sur le symbole du Scanner situé dans la barre d’état de Paperless pour  lancer la numérisation de vos documents, dans le confort de votre fauteuil!

Admirez le travail avec le ticket de concert de Ben l’Oncle Soul!

Paperless: l’écoresponsabilité et le tri de données

L’application se charge d’extraire les précieuses informations relatives à vos reçus, tickets et autres moyens de facturation: le nom que vous souhaiter leur attribuer, la date de numérisation, le montant (incluant les taxes) et  le type de paiement, la catégorie de document, leur description, les numéros de référence pour les classer ultérieurement, leur statut… bref, tout ce qui vous mettra à l’abri d’éventuels égarements de la mémoire!

Dans le jargon technique, on parle de Paperless comme d’un logiciel de reconnaissance de caractère optique (oui, OCR pour les intimes!).

Paperless: l’écoresponsabilité et le tri de données

Un mode de scanner de pages multiples permet de numériser une suite de documents, permettant ainsi de gagner de précieuses minutes.

La beauté de Paperless est sa simplicité déconcertante d’utilisation: pour les Mac Aficionados qui ne maîtrisent pas la langue de Jobs (oui, Steve…pour les intimes!), aucun souci à se faire: pourvu que l’on sache que la fonction «Print» permet d’imprimer les documents numérisés, et «View  leur consultation grâce à une fonction d’aperçu qui permet des modifications de base (rotation de l’image et recadrage), vous ne serez vraiment pas déstabilisés.

L’onglet «Email» se chargera de les faire parvenir à bon port à vos destinataires dans la forêt amazonienne que nous risquons hélas de perdre

La conservation des données (incluant les documents PDF) est rendue possible par le biais de la fonction «Burn» qui permet la gravure sur Mac, à moins qu’on préfère les archiver avec l’onglet «Backup».

Finalement, il vous est possible de créer des rapports d’éléments que vous pourrez conserver comme preuves tangibles de vos contrats passés, grâce à «Reports».

Paperless: l’écoresponsabilité et le tri de données

L’utilisation intuitive et très plaisante de Paperless le rend  très accessible aussi bien pour ceux qui ont de simples besoins de classement d’information que pour les petites et moyennes entreprises en quête d’une solution facile et écoresponsable de gestion de l’information.

Paperless est disponible pour 49.95$ chez Mariner Software tandis qu’il est proposé en bundle avec les imprimantes et les scanners Fujitsu.

Paperless se classe dans la catégorie des applications de choix pour trier et conserver ses données, comme celles de  la Loi des 4 de Mac Aficionados.

Une version d’évaluation que nous vous encourageons à essayer est disponible.

Avez-vous des suggestions en matière de gestion de documents sur Mac?

Lien de téléchargement:

Paperless, de Mariner Software

Twitter: @MarinerSoftware

Facebook de MarinerSoftware

Cliquer pour visualiser le diaporama.

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