Magazine

PKM: optimiser sa messagerie électronique

Publié le 28 mars 2011 par Lionelschwartz

PKM.jpg J'ai récemment participé à un séminaire sur le PKM, Personal Knowledge Management. Il s'agit d'organiser, stocker et manager ses données que ce soit dans le cadre privé ou de son activité professionnelle. .
Le PKM date ...d'une dizaine d'années et est souvent décliné à partir du modèleTIICC (Temps, Identité numérique, Information, Capital social, Compétences personnelles).

Pour illustrer cette approche, j'ai donc choisi aujourd'hui de vous présenter ma méthodologie pour gérer ma messagerie électronique professionnelle. C'est à force de pester et de me disperser que j'ai finalement décidé de mettre en place quelques règles et pratiques simples.

Règle n°1: Je limite la consultation de ma boîte méls à trois fois par jour, le matin en arrivant au bureau, en début d'après-midi et une fois en cours de journée. Mon application de messagerie (Outlook) reste néanmoins ouverte mais je désactive systématiquement tous les dispositifs d'alerte signalant l'arrivée d'un nouveau courriel pour ne pas être distrait.

Règle n°2: Je ne conserve dans ma boîte de réception que les courriels ayant trait à des actions qui me prendront plus de deux minutes.
Pour les autres, j'effectue un premier tri consistant déjà à supprimer les messages informatifs, notamment ceux dans lesquels je suis "pour information - cc ou cci", après en avoir pris connaissance.
Pour les Newsletters ou autres bulletins d'information pour lesquels je n'ai pas sollicité d'abonnement, je procède systématiquement à une demande de désinscription, en général suivie d'effet.
Puis, je traite les messages qui le peuvent (moins de 2 min.), avant de les archiver dans des dossiers clairement identifiés.

Règle n°3: Je ne conserve dans le dossier "éléments envoyés" que les messages pour lesquels j'attends une réponse. Les autres sont soit détruits soit archivés, en fonction de leur degré d'importance.

Règle n°5: je mets en place un code couleur me permettant d'identifier immédiatement les messages provenant de mes collègues.

Règle n°6: je consacre une heure par semaine à la gestion de toutes mes données. C'est l'occasion de faire un nettoyage dans les différents dossiers d'Outlook et de transformer en fichier .pdf les messages qui doivent impérativement être conservés.
Je suis preneur d'autres points d'amélioration...
Dans un prochain billet, je vous présenterai la méthode de classement de mes fichiers numériques. D'ici là, pensez à éclaircir et organiser votre boîte méls..


Vous pourriez être intéressé par :

Retour à La Une de Logo Paperblog

Ces articles peuvent vous intéresser :

  • Apéro Knowledge

    Apéro Knowledge

    Une première : notre club très select de knowledgeurs a initié ce soir un apéro Knowledge ! Un échange convivial autour des problématiques universelles et... Lire la suite

    Par  Maurelita
    A CLASSER
  • YouTube lance 60 chaînes thématiques en Europe

    YouTube lance chaînes thématiques Europe

    C'est officiel! YouTube vient d'annoncer le lancement de 60 chaîne thématiques en Europe dont 13 pour notre pays au drapeau tricolore. Lire la suite

    Par  Actweo.com
    A CLASSER
  • RDC : Le coût de la guerre

    coût guerre

    Version imprimable Il y a plus de quatre mois que la RDC se plaint de la situation à l’est de son pays. Pour certains, il s’agit simplement des vieux démons «... Lire la suite

    Par  Unmondelibre
    A CLASSER
  • Me talk pretty one day (de David Sedaris)

    talk pretty David Sedaris)

    Bonjour à celles et ceux qui zozottent Bonjour à celles et ceux qui se droguent Bonjour à celles et ceux qui apprennent le français Bonjour aux zotres Une des... Lire la suite

    Par  Ceciledequoide9
    A CLASSER
  • Leader lab

    Leader

    Dans le cadre du projet Leader Lab de Trans Europe Halles, nous organisons un atelier sur la dynamique de groupe et la prise de décision collective. Lire la suite

    Par  Mainsdoeuvres
    A CLASSER
  • Knowledge management - what my friends think

    Knowledge management what friends think

    Edellisen postauksen innoittamana oli pakko tehdä oman alani eli tiedonhallinnan versio villityksestä mitä kaverini luulevat minun tekevän... Lire la suite

    Par  Maurelita
    A CLASSER
  • Morlaix. Une crue intense en centre-ville

    Les rivières du Jarlot et le Queffleuth sont sorties de leur lit suite à un violent orage, survenu le dimanche 3 juin, sur Morlaix. Par le passé, la cité du... Lire la suite

    Par  Seb322
    INFO LOCALE, A CLASSER

A propos de l’auteur


Lionelschwartz 3 partages Voir son profil
Voir son blog

l'auteur n'a pas encore renseigné son compte l'auteur n'a pas encore renseigné son compte l'auteur n'a pas encore renseigné son compte

Dossiers Paperblog