PKM: optimiser sa messagerie électronique

J'ai récemment participé à un séminaire sur le PKM, Personal Knowledge Management. Il s'agit d'organiser, stocker et manager ses données que ce soit dans le cadre privé ou de son activité professionnelle. .
Le PKM date ...d'une dizaine d'années et est souvent décliné à partir du modèleTIICC (Temps, Identité numérique, Information, Capital social, Compétences personnelles).

Pour illustrer cette approche, j'ai donc choisi aujourd'hui de vous présenter ma méthodologie pour gérer ma messagerie électronique professionnelle. C'est à force de pester et de me disperser que j'ai finalement décidé de mettre en place quelques règles et pratiques simples.

Règle n°1: Je limite la consultation de ma boîte méls à trois fois par jour, le matin en arrivant au bureau, en début d'après-midi et une fois en cours de journée. Mon application de messagerie (Outlook) reste néanmoins ouverte mais je désactive systématiquement tous les dispositifs d'alerte signalant l'arrivée d'un nouveau courriel pour ne pas être distrait.

Règle n°2: Je ne conserve dans ma boîte de réception que les courriels ayant trait à des actions qui me prendront plus de deux minutes.
Pour les autres, j'effectue un premier tri consistant déjà à supprimer les messages informatifs, notamment ceux dans lesquels je suis "pour information - cc ou cci", après en avoir pris connaissance.
Pour les Newsletters ou autres bulletins d'information pour lesquels je n'ai pas sollicité d'abonnement, je procède systématiquement à une demande de désinscription, en général suivie d'effet.
Puis, je traite les messages qui le peuvent (moins de 2 min.), avant de les archiver dans des dossiers clairement identifiés.

Règle n°3: Je ne conserve dans le dossier "éléments envoyés" que les messages pour lesquels j'attends une réponse. Les autres sont soit détruits soit archivés, en fonction de leur degré d'importance.

Règle n°5: je mets en place un code couleur me permettant d'identifier immédiatement les messages provenant de mes collègues.

Règle n°6: je consacre une heure par semaine à la gestion de toutes mes données. C'est l'occasion de faire un nettoyage dans les différents dossiers d'Outlook et de transformer en fichier .pdf les messages qui doivent impérativement être conservés.
Je suis preneur d'autres points d'amélioration...
Dans un prochain billet, je vous présenterai la méthode de classement de mes fichiers numériques. D'ici là, pensez à éclaircir et organiser votre boîte méls..