Les acquisitions avec Zotero

Zotero est un outil formidable donc les potentialités sont malheureusement assez mal fléchées, mal échangées, bref, mal connues. Originellement destiné à la gestion de bibliographies, l'outil du CHNM devient au fil de ses évolutions (bibliothèque de groupe synchronisée de la version 2, version "standalone" détachée du navigateur, partenariat avec l'Internet Archive et OCRisation de la version 2.1,...) un logiciel de traitement de documents, quels qu'ils soient. Ce qui a depuis quelques temps attiré l'intérêt des bibliothécaires (comme Lully) dans leur recherche éternelle d'automatisation des chaînes de traitement des ouvrages achetés par les bibliothèques.
Le billet de rappel de ce dernier m'incite à communiquer à mon tour sur les expérimentations laborieuses pratiquées depuis quelques temps, à travers deux étapes (à priori...).
Chaque bibliothèque est spécifique et si certaines procédures sont transposables dans un contexte proche, certaines ne le sont pas. Le but de ce billet est aussi d'inciter d'autres collègues à tenter l'aventure dans leur contexte. Le jeu en vaut la chandelle, croyez moi.
La bibliothèque de l'ENS de Lyon est passée l'an dernier sous Aleph V18, à peu près en même temps que celle de Nice (Lully, toujours lui), qui elle est à la V20 (petit changement qui implique quelques difficultés d'harmonisation tout de même). Ma bibliothèque est un peu particulière puisqu'elle regroupe trois ensembles: la bibliothèque interuniversitaire (trois établissements lyonnais concernés), gros acquéreur en LSH, la bibliothèque de l'ENS, petite bibliothèque répondant aux suggestions des enseignants et au calendrier des concours (acquisitions faibles et très ciblées), et l'ex bibliothèque de l'INRP, CADIST et pôle associé et Éducation, bibliothèque de référence dans le domaine via des acquisitions en langues étrangères notamment.
Dans l'immédiat, l'idée d'acquisitions via Zotero se place dans le contexte Education, un service d'acquisitions regroupant 4 personnes, quelques 40.000€ de budget annuel répartis pour une grosse part sur l'anglophone, le français-francophone, dans une moindre mesure en allemand et langues romanes. Je précise que notre thématique précise nous demande d'élargir notre horizon hors des 3-4 très gros éditeurs anglo-saxons, ce qui a une incidence sur la finesse de la veille et l'utilisation de Zotero.
Nous utilisons ELECTRE, ainsi que la BIU (9 acquéreurs), et l'abandon de cet abonnement pour une procédure viable utilisant Zotero serait déjà un gain non négligeable (plus de 6000€ si je ne m'abuses), surtout lorsque l'on achète de grosses sommes en langues étrangères, non présentes dans ELECTRE. Autre attrait, via les bibliothèques de groupe synchronisées (très faciles d'utilisation pour peu que l'administrateur fasse le suivi et assure le respect des procédures), la possibilité de communiquer l'état de ses acquisitions en temps réel, puisque les paniers des acquéreurs deviennent publics (si on le souhaite) et embarquables sur un site. En rêvant un peu l'on peut imaginer que cela entraînera une grande réactivité des enseignants-chercheurs en fonction de ce qu'ils verront ou ne verront pas dans ces paniers. On peut être sceptique mais les univers Netvibes thématiques du SCD de Lyon1 ont prouvé qu'un service innovant en bibliothèque n'était pas nécessairement un joujou de geek... Autre détail, cela règle le problème d'export de listes de nouveautés ou de fils RSS qui peuvent survenir sur certains SIGB. Pour finir sur les gains, l'on peut envisager dans un monde parfait (mais qui ne nécessite que de la sueur et de la volonté) des bibliographies très riches, incluant les suivis de commande communiqués par les éditeurs, les tables des matières présentes sur Google Books la bio de l'auteur sur Wikipedia ou directement la version électronique du document présente en ligne. Les possibilités de Zotero sont dans ces champs relativement infinies et exploitables pour peu que l'on réfléchisse à une organisation performante. A partir du moment où une veille poussée est déjà en place, ces éléments sont connus des acquéreurs. Il ne leur reste plus qu'à enrichir leurs fiches Zotero. Ça peu ressembler à un rêve éveillé mais je pense réellement qu'avec l'adhésion des acquéreurs tout ceci est possible.
Concernant les limites, outre l'adhésion sans faille des acquéreurs dans un circuit commun qui paraît indispensable (et pas forcément facile à obtenir sans froisser les susceptibilités professionnelles pouvant ressentir cela comme de l'infantilisation), la source majeure de problème vient des formats et de l'origine des notices biblio. Zotero reposant entièrement sur cette récupération via balisage de COinS, il devient impératif qu'un gestionnaire des acquisitions ait procédé à un balisage de sites zotero-compatibles dans les champs d'acquisitions recherchés. Cela passe par une participation de chaque acquéreur afin de coller à leurs besoins. Dans cette démarche, si Amazon, Worldcat et le SUDOC permettent un tour assez riche du problème pour l'anglophone et le francophone, il conviendra surtout de repérer des bibliothèques riches dans le thème, utilisant un SIGB zotero-compatible en natif. Les bibliothèques PRIMO (exlibris) le sont. Pour le reste il faudra chercher un peu, ce qui obligera à sortir de ses habitudes et peut-être découvrir de nouvelles cibles de veille ignorées jusqu'ici (haut les coeurs, on positive!). Cette étape peut surtout vous permettre de déterminer si la spécificité de vos acquisitions interdisent d'envisager un circuit d'acquisitions Zotero. S'il est possible d'ajouter manuellement quelques notices de ci de là, cela deviendra en effet vite impossible à grande échelle et périmera le gain de Zotero. Tout ceci démontre l'impérieuse nécessité d'avoir un gestionnaire général des acquisitions (acquéreur lui-même, c'est mieux...) afin de faire travailler plus efficacement tout le monde en équipe, dans la joie et l'allégresse...
Le billet suivant expliquera quelle procédure concrète est en test chez nous, avec le soutien technique ponctuel de l'indispensable Lully.