ERP, plus connu sous le nom d'Enterprise Resources Planning ou encore PGI pour Progiciel de Gestion Intégré est un système très en vogue pour les entreprises. Autrefois réservé aux plus grandes organisations, ce système ou plutôt logiciel qui permet de gérer l'ensemble des processus d'une entreprise s'est également étendu dans les PME.
Pourquoi un ERP ? Comment est-on venu à ce système ? Est-ce une obligation pour une entreprise d'aujourd'hui ?
Explications...
Kézako ?
Définition
Piqûre de rappel...c'est parti !
Un ERP est, selon le grand dictionnaire terminologique, un « logiciel qui permet de gérer l'ensemble des processus d'une entreprise, en intégrant l'ensemble des fonctions de cette dernière comme la gestion des ressources humaines, la gestion comptable et financière, l'aide à la décision, mais aussi la vente, la distribution, l'approvisionnement, le commerce électronique.
(source : Wikipédia)
Bref, pour résumé, c'est une grosse machinerie informatique permettant une gestion globale de l'entreprise.
Avantages
- Application tout-en-un
- Minimisation des coûts
- Cohérence des données
- Une seule base de données
- Maîtrise des coûts à tous les niveaux
- Rapidité et réactivité de l'entreprise assurée
Inconvénients
- Logiciels relativement onéreux
- Déploiement de l'application parfois longue et difficile
- Formation payante et nécessaire
- Trop de modules, tue le module : l'application peut être largement sous utilisée (périmètre de l'application souvent vaste)
- Système unique, en cas de problème, la paralisation est général !
L'ERP offre le grand avantage d'avoir une solution complétement packagée permettant de couvrir la large panoplie des fonctions de l'entreprise. Ce système, informatisé, est en général d'une grande utilité et fiable malgré son coût très élevé.
L'investissement lié à l'ERP reste malgré tout conséquent, mais les retombées économiques qui en résultent sont très positives à la longue.
Evolution
Les moyens donnés à l'entreprise avec l'informatisation ont permis de stocker un grand nombre de données.
Mais comment est-on venu à un système "tout-en-un" ?
Premier pas
Le plus gros travail a bien entendu été de rationaliser cette information mais surtout de la rendre cohérente au sein d'une même fonction.
Ce travail s'apparente à créer des systèmes informatiques spécifiques pour chaque fonction de l'entreprise : production, stocks, achat / approvisionnement, comptabilité, ressources humaines, ...
Deuxième pas
L'étape qui est venue naturellement se "greffer" à la précédente est de faire communiquer l'ensemble des services de l'entreprise. On s'est vite rendu compte que la partie "stock" est en étroite relation avec la partie "production", par conséquent les fonctions doivent communiquer entre elles... mais comment faire ?
Dans cette optique, on s'est mis en tête de créer des "interfaces" entre les applications pour les faire communiquer, c'est un permier pas dans l'intégration.
Cependant, les applications informatiques ont vite "envahies" l'entreprise, conséquences directes :
- une redondance d'information non gérée
- une maintenance lourde et chère
- une fiabilité des données mise en doute
Troisième pas
On voit clairement que le besoin de réunir l'ensemble des fonctions se fait de plus en plus sentir, l'ERP devient essentiel !
En effet, le mot d'ordre qui peut résumer cet engouement est : intégration.
Pourquoi ? Pour plusieurs raisons, tout d'abord voyons celles d'ordre stratégique :
- améliorer la compétitivité
- améliorer la réactivité
- décider plus rapidement
- réduire les coûts (fabrication, stockage...)
... ensuite, voyons celle d'ordre opérationnelles :
- une plateforme unique et homogène
- une redondance des données qui disparait (notamment pour les entreprises multi-sites, multi-continents...)
- une réduction de la maintenance informatique
- une fiabilité des données
- une disponibilité immédiate des données
- une réduction des délais administratifs
Quatrième pas
Depuis une dizaine d'années, l'intégration va encore plus loin, dorénavant on prend en compte la chaîne logistique tout entière !
Cette chaîne lie le ou les fournisseur(s) (prise en compte de la chaîne logistique globale), l'entreprise en question et le client.
Cette évolution est liée au vouloir d'être encore plus compétitif dans un contexte international et communiquer plus rapidement avec les fournisseurs et les clients.
Qu'en retirer ?
Depuis quelques années, il est séduisant pour les entreprises de remplacer tous les logiciels de gestion de l'entreprise par un logiciel "intégré" offrant l'état de l'art plutôt que d'engager des corrections des programmes existants plus ou moins anciens dont les modifications coûteraient encore plus chères. Ce soucis de remplacer ne s'est pas fait sans mal ni sans grand effort, mais les avantages que l'entreprise a pu en tirer sont considérables. Il est néanmoins vrai qu'au départ, l'ERP était réservé en grande majorité aux grosses stuctures dont l'utilité était plus visible. Les éditeurs s'étaient donc afférés à faire de grosses machineries pour répondre aux besoins de ces entreprises, mais depuis quelques temps la tendance change...
Les PME dans tout ça ?
Les éditeurs d'ERP présent sur le marché se tournent de plus en plus vers les PME/PMI. Des utilisateurs potentiels certes, mais aux besoins et aux moyens beaucoup plus délimités pour ne pas dire simples.
A titre d'exemple, certaines enquêtes menées dans les entreprises rapportent que : seuls 5% des utilisateurs considèrent utiliser ces ERP en totalité, quand 22% l’utilisent "largement".
Les éditeurs ont donc pris conscience du fait que les besoins des PME en matière de gestion sont les mêmes que ceux des "grands comptes" mais que leur budget informatique est loin d'être identique. Les éditeurs commencent aujourd'hui à proposer des solutions d'ERP dédiées à la petite et moyenne entreprise.
Peut-on vivre sans cet outil ?
La réponse devient de plus en plus évidente : non.
Un ERP est synonyme d'évolution en plus d'être un moteur économique.
Décider de déployer un ERP n'est pas une décision à prendre à la légère. L'ERP est un changement profond dans l'entreprise, notamment dans la façon de fonctionner. Le plus important reste à analyser les besoins en profondeur pour déterminer clairement comment sera implanté le nouveau système.
L'implantation d'ERP peut faire peur. Pourquoi ? Tout simplement à cause de la peur du changement qui reigne dans certaines entreprises. Mais au final, avec un projet bien préparer, la changement vers un ERP semble une suite logique au développement de l'entreprise.
Au final, l'ERP est devenu quasi-indispensable dans le contexte actuel, à savoir les rivalités croissantes qu'existent entre les entreprise sur un marché mondial. Les éditeurs de ces progiciels l'ont bien compris, et les produits se diversifient.
Exemples d'ERP
Le marché de l'ERP est en mouvement constamment. Avec l'engouement pour ce type de système, beaucoup d'éditeurs de logiciels ont voulus se placer sur ce marché en plein d'expansion.
On notera au passage l'apparition d'ERP libre, représentant certes une faible part du marché, mais présentant une alternative intéressant aux systèmes déjà présents.
Les plus connus
- SAP (environ 30% des parts de marché, mais en baisse depuis quelques années avec l'apparition d'autres systèmes tout aussi fiable)
- PeopleSoft
- Adonix
Jeu de briques
Snake
Pacman
Bubble