Management de projets (8) : Le chef Projet et les prestataires externes

Les prestataires externes sont devenus pour les chefs projet des partenaires incontournables. Rares sont les projets ne nécessitant pas une intervention d’un organisme externe. Rigueur, confiance, expertise sont les maîtres mots de la relation  et du succès de ce travail d’équipe.

Nous pouvons classer cette activité en 2 grandes catégories ; une activité faite à l’extérieur de l’entreprise, une activité faite dans l’entreprise. Si cette dernière catégorie semble plus rassurante pour le chef projet et plus simple à suivre elle n’est pas moins entourée de nombreuses précautions juridiques à respecter que le chef projet ne peut ignorer.

Cependant dans tous les cas, pour mener à bien ce pilotage je souhaiterai rappeler les points essentiels à respecter.

Nous pouvons distinguer quatre grandes étapes dans ce processus qui sont :

1)   La phase de recherche, consultation et choix du prestataire

2)   Le Contrat sa signature

3)   La phase de réalisation  et de pilotage

4)   La phase de réception de la prestation et de l’évaluation

1) la phase de recherche, consultation et choix du prestataire

Cette phase est la racine du processus et est donc essentielle pour le bon déroulé de la démarche. A ce titre le chef projet doit être impliqué et participer entièrement à toutes les actions, les discutions sur un aspect technique mais également sur l’aspect économique y compris lors de la négociation. Trop souvent lors de la négociation des points de blocage sont ignorés et réapparaissent lors de la réalisation.

Qui n’a pas connu lors du suivi de la prestation l’adaptation du sketch de Thierry le Luron caricaturant une interview politique avec Georges Marchais :

« - Ce n’est pas ma question. – Oui. Mais c’est ma réponse »,  cela devient pour le prestataire et le chef projet «- Ce n’est pas ce qui est demandé. – Oui. Mais c’est ce que nous vous avons vendu en accord avec vos achats », etc.

Combien de fois ai-je entendu des fournisseurs me dire « Ce point est irréalisable mais nous ne faisons pas de réserve car nos concurrents n’en feront pas et si nous voulons être choisis ! Nous verrons après »…

Le rôle du chef projet dans cette phase est un rôle de déminage, il doit  veiller à la clarté et transparence de l’ensemble des données techniques et économiques  aussi bien internes qu’externes, penser au déploiement et aux évolutions possibles de la demande.

2) Le contrat

Cet outil a pour but de définir les engagements de chacune des parties, les leviers de manœuvre avec le fournisseur (livrables et résultats, modalité de contrôle, pénalités, bonus etc.). Nous pourrions penser que rien ne commence avant la signature de ce document. ? Trop souvent cela n’est pas le cas, nous sommes déjà en phase de réalisation alors que la signature « patine », car les points de blocage ne sont pas levés.

A cette étape le rôle du chef projet est d’être clair avec le prestataire ce qui peut être commencé, les risques mutuels, les engagements de chacun, les points d’arrêts obligatoires.

Un peu d’empathie ;  le fournisseur sait que si le travail est déjà en route, la position de notre entreprise devient difficile. N’oublions pas le proverbe :

« On ne change pas de cheval au milieu du gué »,

il sait également que le temps est toujours un point faible pour le client.

J’ai été témoin de cas ou le chef projet n’avait pas connaissance du contrat qui liait son entreprise au prestataire ! Comment peut-il gérer ce prestataire dans ces conditions. Quelle place lui donne le prestataire?

3) La phase de réalisation  et de pilotage

Au-delà des différentes réunions (démarrage suivi etc.),  je rappellerai trois incontournables :

Le fournisseur doit percevoir le chef projet comme un décideur technique mais aussi économique. En aucun cas son accord doit être remis en cause.
Lors de la réalisation d’un projet de nombreuses modifications  ou demandes complémentaires vont venir impacter le travail du prestataire. Si ce dernier se trouve pris entre deux feux, l’urgence technique mais l’indécision économique. Nous comprenons bien que cette situation ne va pas dans le sens de la réactivité et peut mettre en péril la bonne réalisation dans les délais.

Les problèmes lors de la prestation mettent en jeu non seulement nos rapports sur ce projet mais bel et bien l’ensemble des projets à venir avec ce fournisseur (processus d’escalade). Cette décision est belle et bien une décision du Chef Projet

Le suivi doit être factuel et doit se faire là où se passe la prestation. Allons voir si l’équipe prévue est bien en place et ne s’occupe pas d’autres projets par exemple, nous serions souvent surpris surtout au démarrage.

4) La phase de réception de la prestation et de l’évaluation

En outre des conditions d’acceptation des livrables clairement identifiées dans le cahier des charges Nous devons disposer de leviers pour contraindre le prestataire à rendre le livrable conforme en cas de litige. Ces leviers sont de trois ordres :

Economique : Le solde de ce qui reste dû doit être suffisamment significatif pour le prestataire.
Je me rappelle de ce témoignage d’un chef projet :
«- La reprise des travaux demandées pour cette prestation de bâtiment lors de la revue entraîne un tel coût pour le fournisseur qu’il préfère ne pas toucher le solde dû. Par contre nous  nous sommes bien obligés d’ouvrir à date ! »

Stratégique : Tant que le livrable n’est pas conforme le prestataire ne peut ni être consulté, ni être choisi sur une nouvelle affaire (processus d’escalade).

Juridique : Si nous décidons de faire fonctionner le recours juridique n’oublions pas que la justice est lente et que très souvent, comme nous le dit Mr de la Fontaine : « Un mauvais accord vaut mieux qu’un bon jugement ».
Et si vous avez encore des doutes, allez voir dans la salle des pas perdus du Palais de Justice de l’île de la cité, cette statue caricaturale où vous trouverez une tortue sous le pied d’un avocat…
Désolé Mr de la Fontaine malgré votre fable, la tortue n’est toujours pas le symbole de la rapidité.

Quant à évaluation de la prestation, ne nous contentons pas de faire le bilan de ce qui s’est mal passé chez le prestataire. Si nous sommes partenaire posons-nous la question de ce que nous aurions pu faire pour améliorer notre travail avec le prestataire.

Solidaires … pour le meilleur et pour le pire ?

En conclusion  pour pouvoir travailler de façon efficiente avec le prestataire, l’entreprise se doit de consolider le métier du Chef Projet par des réflexes d’acheteur et de juriste. Il doit à la fois garder sa rigueur, son relationnel, sa compétence technique. Il ne doit pas perdre de vue que le prestataire est externe à l’entreprise, ce qui sous-entend des objectifs parfois différents entre autre l’objectif économique. Nous sommes partenaires car nous travaillons en équipe et ensemble et nous sommes condamnés à réussir ensemble, mais pas dans n’importe quelles conditions.

Pour aller plus loin, suivez ce lien.

Suite et fin de cette série d’article.

Par Alain Lhotel  Consultant formateur chez CSP Formation.