Contrôle qualité : les points à ne pas oublier

Mettre en place un contrôle qualité est une chose aisée. Qu’il soit en début, milieu ou fin de production, il suffit de prévenir le fournisseur et d’inspecter la marchandise selon les critères que vous aurez bien entendu pré-définis.

Anticiper les étapes successives d’une production et mettre en place des processus de contrôle et de suivi en plus de prévoir cette (ou ces) inspection(s) dans votre planning (ou dans votre budget si vous passez par un intermédiaire) pousse la démarche plus loin et vous permettra de détecter les erreurs le plus tôt possible.

Tous les points mentionnés ci-dessous peuvent être inclus dans un contrat ou dans un document annexe qui devra être signé/tamponné par vous et le fournisseur. Même s’il est toujours compliqué de faire respecter un contrat à la lettre par un fournisseur, cela donnera une base de négociation pour faire valoir vos droits.

Enfin, cette liste n’est ni exhaustive ni obligatoire mais peut ajouter à votre crédibilité et donc amener le fournisseur à vous prendre plus au sérieux (et donc votre commande par la force des choses).

En premier lieu, vous pouvez mentionner que le fournisseur doit vous avertir du planning et de l’évolution des différentes étapes de production (réception du matériel brut, date de début de la production, date de production de la première pièce, date de fin de production et lorsque 80% de celle-ci est empaquetée et prêts à être transmise au transporteur).

Un email de confirmation pour la mise à jour de chacune de ces étapes doit être envoyé par le fournisseur, cela vous permettra de contrôler que celui-ci respecte bien ses engagements initiaux en terme de délai et vous permettra en même temps de mettre à jour votre planning.

Concernant le contrôle qualité en lui-même, il ne suffit pas dans le contrat de préciser que vous ou un intermédiaire effectuera un contrôle qualité, mais il faut également indiquer quelles seront les conséquences selon les résultats de cette/ces inspection(s) :
- En cas de dysfonctionnement du produit ou d’erreurs apparentes, le fournisseur doit pouvoir vous fournir une explication dans les 24h et de vous informer des correctifs qu’il apportera aux produits concernés et dans quel délai.
- Si le nombre de produits défectueux dépasse le seuil d’erreur préalablement indiqué au fournisseur, celui-ci doit s’engager à faire contrôler l’ensemble de la production et à remplacer l’ensemble des produits non conformes. Le délai pour le remplacement de ceux-ci doit être précisé.

Lorsque vous ou le fournisseur ferez effectuer des tests afin de contrôler la bonne correspondance de vos produits aux normes du pays de destination, il est également utile de préciser que le fournisseur se doit, en cas de test négatif, de prendre en charge les coûts liés au deuxième test.

Les fournisseurs sont très souvent réticents dès que l’on parle de test, il est essentiel de préciser dans le contrat de production quel test sera effectué (par exemple EN 581 pour du mobilier) pour qu’il ne soit pas pris par surprise et ne puisse vous répliquer, une fois le test effectué, que son produit aurait pu passer un autre test sans problème.

Bien entendu, il est toujours difficile de faire appliquer strictement tous ces points ci-dessus, mais en en précisant un maximum dans le contrat de production, cela vous donnera une plus grande manœuvre de négociation en cas de mauvaise foi du fournisseur. Evitez bien entendu d’exagérer les responsabilités du fournisseur en indiquant par exemple qu’il sera responsable des coûts liés à l’annulation et report d’un départ aérien/maritime si la production est retardée.

Il convient à chacun de s’organiser en amont pour que la commande se passe au mieux. Une bonne communication, des échanges réguliers et une compréhension des besoins de chacun sont des éléments essentiels qui permettront de travailler plus sereinement et donc de faire en sorte que vos achats en gros  se déroulent au mieux.

Ecrit par Thibaud Rassat

Sources :
http://www.qualityinspection.org/quality-control-plan/