Améliorer sa mémoire informatique : sauvegarder ses données en temps réel

Dans la série des articles « Vie pratique pour les consultants indépendants en portage salarial« , il y a évidemment à couvrir le risque de l’indisponibilité des données au moment où nous en avons besoin.

Le lien suivant est un petit TED Talk de Mikko Hypponen qui expose bien les dangers que nous avons de perdre nos données, soit en cas de piratage, soit en cas de négligence : http://www.youtube.com/watch?v=cf3zxHuSM2Y

Voici une solution que Le Monde Après recommande pour ses consultants en portage salarial :

Pour assurer les missions correctement il est absolument indispensable de s’assurer des éléments suivants :

• Perte ou panne de son ordinateur
• Oubli de son ordinateur avant une présentation
• Vol de son ordinateur dans le métro ou à un feu rouge

A défaut d’avoir une solution de secours, c’est le stress garanti, l’absence de durabilité de son activité due à une mauvaise gestion des risques et une perte de crédibilité devant le client.

Balayons les solutions existantes que nous pouvons utiliser

La Clef USB :

La solution la plus courante appliquée par les particuliers est d’utiliser une ou souvent plusieurs clefs USB. Facile à transporter, elle est aussi facile à perdre. Cela créé un problème de sécurité en cas de perte car elle est rarement protégé. Il faut aussi s’occuper de copier les fichiers. Ce n’est donc pas une solution suffisamment fiable d’autant que le risque des les intervertir est permanent.

La solution plus complète s’appelle la sauvegarde en mode Cloud. Après les disquettes de 360Ko (si, si, elles ont existé dans les années 70), nous avons maintenant des disques durs. Ils ne sont pas chers (moins de 100€ pour un volume impressionnant de 500Go) et sont fournis avec un logiciel facile à utiliser qui se charge de sauvegarder vos données. C’est un mieux que la clef USB, mais attention, le disque pouvant être volé ou détruit dans un incendie en même temps que l’ordinateur, il faut un deuxième disque dur dans un deuxième lieu.

Avec ce type de solution le risque de perte est réduit à la perte des données depuis la dernière sauvegarde. Cela ne résout rien quant à l’oubli de l’ordinateur puisque le disque reste à la maison et/ou au bureau mais il n’est certainement pas avec vous chez le client !

On arrive maintenant depuis 2008 sur 2 solutions collaboratives en mode SaaS comme Google docs ou Microsoft live. Si elles sont tout à fait satisfaisantes pour les tableaux, textes et présentations, elles ne permettent pas de gérer les autres types de documents. Utiliser exclusivement des outils en mode SaaS reste encore un rêve, pas forcément éloigné mais pas encore une réalité à part entière.

La solution qui semble la plus optimale est évidemment basée sur Internet (le fameux Cloud Computing). Au fur et à mesure où vous modifiez des fichiers, le logiciel, qui doit être installé sur l’ordinateur, sauvegarde en arrière plan. Il s’occupe d’envoyer en temps réel les données modifiées sur un serveur tant que votre ordinateur est connecté à Internet.

Il occupe peu de puissance et un minimum de bande passante sur l’ordinateur.

Une interface web vous permet de récupérer ou charger les fichiers nécessaires chez votre client si vous oubliez votre ordinateur.

L’installation du logiciel sur un nouvel ordinateur en cas de perte ou vol va récupérer tous ce qui a été sauvegardé.

• Cerise sur le gâteau, tous vos fichiers deviennent disponibles sur votre Smartphone.
• Fraise sur le gâteau, vous pouvez partager des fichiers avec des collaborateurs.
• Framboise sur le gâteau, l’historique des fichiers devient disponible.
• Groseille sur le gâteau vous pouvez, avec le même compte, sauvegarder plusieurs PC.
• Quel gâteau ! (Mais on ne va pas non plus en faire un bon dessert, ca commence à faire beaucoup.. ;-))

Voici la solution recommandée

Il y a plusieurs solutions disponibles mais une a particulièrement retenu notre attention : Dropbox qui serait pour nous la solution la plus adaptée au consultant indépendant en portage salarial

Dropbox offre gratuitement 2 Go et 30 jours d’historique (non comptabilisés dans les 2Go).

• Pour environ 100€/an vous avez 50Go (extensible à 100Go) et l’historique illimité.
• Contrairement à d’autres comme Box.net, Dropbox ne gère pas finement les droits d’accès mais j’ai considéré que la position de consultant indépendant ne nécessite pas cette finesse
• Le coût est finalement très raisonnable par rapport au service produit d’autant que la sécurité et la protection des données ne m’appartiennent plus et sont sous-traités à des gens tout à fait compétents.

Et on peut fusionner ses comptes personnels et professionnels en ne gérant que des droits de partage sur les fichiers à travers une interface simplifiée.

Conclusion

Outre les nombreux cas où la restauration de données à permis à des personnes de gagner un temps précieux, il est arrivé que certaines entreprises conservent leurs données à travers ce genre de système pour garantir leur survie lorsque toutes les données de gestion commerciale et de production ont été mal intentionnellement détruites.

Un consultant indépendant, même en portage Salarial, est une entreprise. Il ne faut donc pas sous-estimer le risque de fâcher ses clients en perdant ce qu’ils ont envoyé ou ce qui avait été préparé pour la réunion qui a lieu dans une heure.

Heureusement, Internet et le Cloud sont là pour nous changer la vie !

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