Organisation et définition de la gouvernance de l’information

Voici une nouvelle définition de la gouvernance de l’information, avec cette fois une vue plus centrée sur l’instance et ses mission. Mais afin de mieux comprendre la gouvernance de l’information, il est très important d’intégrer que bien que cela soit une discipline nouvelle (2010-2011), elle s’appuie sur de nombreuses autres disciplines, pour certaines très ancienne : la gouvernance des données, la gouvernance documentaire, la gouvernance d’entreprise, la gouvernance des systèmes d’information, le développement durable, les transformations liées à la révolution informationnelle (réseaux sociaux, .) … .

La gouvernance de l’information est une niche qui doit s’adresser avec des compétences multiples et une très forte sensibilité à la notion de culture d’usage de l’information. C’est aussi une discipline qui s’appuie sur des cycles de transformation variant autour de 2 ans (source GouvInfo2012), rendant ainsi plus difficile une visibilité opérationnelle ou tactique de ses apports. Ceci en fait aussi un sujet « compliqué » à adresser pour des sociétés de conseil ou éditeurs de solutions, car trop transverse et multi-compétences.

La gouvernance de l’information, la gestion de l’information avec une vue globale

D’un point de vue global, la gouvernance de l’information est une discipline cherchant à amener une meilleure maitrise de l’information. L’information (voir le zoom sur cette autre Définition de la gouvernance de l’information) est à entendre comme un regroupement de données, qui représente une valeur exploitable par des systèmes humains ou techniques pour l’organisation variant dans le temps.

D’un point de vue plus opérationnel, la gouvernance de l’information est un ensemble de processus, et de rôles qui permettent de garantir la meilleure maitrise du patrimoine informationnel d’une organisation. Elle se définie plus finement par la formalisation :

• D’une instance : Représentée par un ensemble de rôles et de processus formalisés et appliqués par une organisation transversale, hiérarchique ou combinant les deux,
• Des fondamentaux : Composés de politiques, chartes, guides, ainsi que de règles d’usages et de comportements d’usages,
• Des référentiels : Reformulant la liste des informations pour lesquelles il est nécessaires d’appliquer des fondamentaux,
• Des outils : A usage direct de l’instance de gouvernance ou les outils de l’organisation devant être alimenté par des référentiels et influencés par des fondamentaux,
• Des utilisateurs de l’information : Faisant partie intégrante de la gouvernance de l’information, de par leurs usages et comportements d’usages, ce sont les clients de la gouvernance de l’information.

Ses missions et objectifs

La gouvernance de l’information est missionnée pour interagir à travers 3 axes de pilotage :

• Cycle de vie de l’information : Avec comme mission de formaliser l’ensemble du cycle de vie du patrimoine informationnel ainsi que ses règles métiers associées. Elle doit donc avoir connaissance des sources de génération d’information, ainsi que celle de destruction. Pour cela elle connait et tient à jour le référentiel maître des informations métier de l’organisation. Ce référentiel, mis à disposition de l’ensemble de l’organisation, peut ainsi être enrichi par des niveaux de criticité, de sensibilité, de valeur légale, de responsabilité, … .
• Organisationnel : Avec une mission prioritaire de connaitre et rendre cohérent un corpus de fondamentaux regroupant les décisions et réalisations spécifiques aux processus de gestion de l’information, tel que les règles, politiques, nomenclatures, plans de classement, … . Avec une mission secondaire de définir son propre fonctionnement en adéquation avec la culture et la maturité de l’organisation vis-à-vis de l’information et de ses usages. Elle peut par exemple définir de nouvelles fonctions ou rôles pour faciliter ses missions.
• Usages : Avec une mission de favoriser les usages et comportements d’usages des utilisateurs de l’information. L’objectif majeur étant d’intégrer l’utilisateur comme la clef de voute de la gouvernance de l’information, et donc lui offrir la possibilité d’avoir une relation d’adulte à adulte face aux services de gestion d’information qui lui sont mis à disposition. Elle a donc un rôle fort d’évangélisation, voir d’éducation, mais surtout de transformation de la relation entre les utilisateurs de l’information et les fournisseurs de services de gestion d’information. Un fort impact vis à vis de la DSI donc.

La gouvernance de l’information c’est en fait du conseil de haut niveau et de l’influence

La gouvernance de l’information est une discipline complexe mais ne doit pas être compliquée. Son instance a un positionnement de conseil et son mode d’interaction est d’abord influent, puis référent, directif et finalement répressif (source GouvInfo2012). Elle n’est pas responsable de l’information, ni des référentiels, ni des fondamentaux, mais de leurs existences, cohérences et bonnes utilisations. La gouvernance de l’information est avant tout un liant entre les silos inévitables ou recherchés de l’organisation.

Enfin, la gouvernance de l’information, s’exprime principalement par la présence d’un animateur qui peut être un service dédié. Sa force et légitimité est proportionnellement à son indépendance vis-à-vis des directions existantes. Bien qu’un rattachement à la Direction Générale ou une direction similaire soit un facteur clef de succès, elle peut incuber, et se développer pour intégrer l’ensemble de l’organisation en étant rattachée à une direction métier ou de support (DSI par exemple).

Pour une vue plus opérationnelle sur le comment, je vous recommande cet article : ECOV Bottom-up, une méthodologie pour amorcer la mise en place d’une instance de gouvernance