Comment organiser la communication sur les projets?

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10.11.2007

Comment organiser la communication sur les projets?

Pour avoir géré ou participé à des projets internationaux dans le secteur automobile, je suis très sensible à l´efficacité de la communication au sein des équipes. Il s´agit à mes yeux d´un facteur clé de succès.

Les Chefs de Projets ont la chance, dans ce secteur, d´avoir des outils adaptés à leur besoins de communication ou de reporting. Malgré tout, le Chef de projets doit être un bon communicant au risque de faire face à des surprises.

En fonction des stakeholders, le mode de communication, les informations échangées ainsi que le canal de communication doivent être adaptés.

Dans tous les cas, je fais extrêmement attention aux Emails. Il s´agit d´un outil fantastique d´information, mais sûrement pas de communication. J´ai vu certain Chefs de projets communiquer des points clés par Email, et se rendre compte que l´information n´était pas traitée à sa juste importance. Les équipes se plaignent assez rapidement de ce comportement du Chef de Projet

Voici quelques exemples de mode de communications issues de mon expérience personnelle :

• Réunions hebdomadaires avec les équipes projets. Lorsqu´elles sont internationales, j´utilise la vidéo conférence ou la conférence téléphonique. Des outils informatiques tels que « NetMeeting » peuvent être très utiles. Il m´est arrivé de me lever à 2 heures du matin pour une conférence téléphonique avec des collègues au Japon, car cela s´imposait à ce moment précis de événements.
• Des réunions face-à-face à fréquence réduite avec les équipes internationales sont profitables car elles permettent de réaligner les activités. Je les organise en générale avant les échéances clés du projet. Récemment j´ai obligé un Chef de projet et quelques membres de son équipe à venir avec moi sur le site de production en République Tchèque pour une revue des coûts avant une série de négociations commerciales très importantes. Indépendamment de l´intérêt purement technique, cela fut profitable en terme de « team building ».
• La communication avec le client est primordiale et doit se faire en toute transparence. Si le client n´est pas moteur, le fournisseur doit prendre l´initiative. J´ai une excellente expérience de communication projet avec un client américain. Nous avions une conférence téléphonique de 2 heures par semaine. Je faisais intervenir les membres de l´équipe en fonction des sujets traités. Il n´y avait pas de surprise pour le client ni de surprise pour moi et l´équipe. De plus, 1 semaine toutes les 6 semaines, j´étais à Detroit aux USA pour faire le point en face à face avec le client.
• La communication avec le management doit également se faire à fréquence régulière. « Steering committee » ou « Codir projets » sont essentiels pour le chef de projets lorsqu´il a besoin d´arbitrage ainsi que pour les Managers qui doivent s´assurer que le business plan associé au projet est tenu. Je connais certains Chefs de Projets qui vivent cette réunion comme une inquisition où ils doivent rendre des comptes. De mon point de vue, rendre des comptes est sain pour l´organisation et pour le business. Il est essentiel que de façon régulière, un ensemble de personnes, ayant une vision plus globale du projet et de ses impacts sur l´entreprise, fasse le point avec le Chef de Projets.
• La communication avec le TOP Management de l´entreprise doit également être organisée. Les objectifs de cette communication et les intervenants sont différents. Ici, on ne met en avant que les projets clés ou à problèmes. Lors de la dernière « QBR : Quaterly Business Review », mon CFO pour la région Europe a présenté aux membres du board, les projets ayant une profitabilité prévisionnelle inférieure aux objectifs de l´entreprise.
• La communication en cas de problème qualité est spécifique et importante. Les canaux de communications sont spécifiques et dédiés. Les risques financiers associés aux problèmes qualités dans l´automobile sont énormes. C´est pourquoi, un système d´alarme qualité vers les TOP Managers doit être mis en place. Une sorte de téléphone rouge. Cela permet de court circuiter les échelons intermédiaires de l´organisation pour gagner en réactivité. Il y a plusieurs années, j´ai géré la résolution d´un problème qualité important. Toutes les semaines, j´étais en ligne directe avec le Responsable Qualité Corporate pour faire un point de la situation. C´est important de savoir que vous n´êtes pas seul, même si le niveau d´exigence est très élevé.

La communication au sein du projet doit s´appuyer sur des outils de gestion de données, de planning, de suivi d´actions, qui soient accessibles à tous les membres de l´équipe. Car il ne faut pas oublier que le projet est avant tout l´organisation de plan d´actions. La communication est un outil essentiel, mais au service du plan d´actions. Le chef de projets est jugé sur les résultats quelle que soit la qualité de sa communication. Sans communication, il n´y a pas d´actions organisée, mais sans actions, il n´y a pas de résultats.

 N´hesitez pas à faire vos commentaires ou à me contacter sur Viadeo pour échanger sur ce sujet. Il y a un Hub dédié à la communication dans les projets internationaux.

23:40 Lien permanent | Commentaires (0) | Envoyer cette note | Tags : Projets, Communication, Automobile, Performance, Société