Gérer les risques informationnels ou créer de la valeur avec l’information : Retour sur la conférence RSD, 3org, PSA Peugeot Citroën

J’ai eu le plaisir d’intervenir hier au cours du petit déjeuner de RSD sur “la Gouvernance de l’Information et valorisation du patrimoine informationnel de l’entreprise : du concept au concret”. Petit déjeuner qui incluait un retour d’expérience de la société PSA Peugeot Citroën sur son historique et situation autour de la gestion de l’information.

L’objectif de la société RSD, qui se positionne en “pure player” sur son outil de gouvernance de l’information Glass, avait comme objectif de challenger principalement ces questions :

• Comment fédérer archives papier et patrimoine électronique sous la même “gouvernance”?
• Comment la gouvernance de l’information aide à garantir la conformité réglementaire (et à réduire les risques de ne pas être conformes) ?
• La gouvernance de l’information est-elle aussi un moyen de réduire les coûts et d’augmenter la valeur “business” de l’information ?

L’ensemble du petit déjeuner a été, je trouve très fluide, les interventions de qualités et les sujets couverts assez pertinents, même si quelques heures de plus auraient été sympathiques pour plonger de façon plus détaillée.

Pierre Van Beneden, CEO de RSD, a fait l’ouverture en présentant la stratégie de RSD, accentuant sa présentation sur l’historique de la création de RSD Glass. Outil qui a été construit majoritairement en s’appuyant sur des visions et vécus de clients cherchant à mieux gérer l’information de leur organisation. Il a été aussi question de risques informationnels et surtout de l’importance de segmenter les rôles et processus autour de la diffusion des règles afin de s’adapter avec souplesse à l’organisation de l’entreprise.

Sans intention de faire le commercial pour cette société, je trouve le produit très intéressant par son anticipation, simple mais complète, des situations complexes que rencontrent les entreprises autour des politiques de gestion d’information (Politiques de conservation, gestion des records, politique de gestion des informations sensibles, …). Glass est souvent associé au Record Management, je pense que c’est le sous-estimer, il peut et pourra faire encore plus, mais ceci est personnel.

Je suis ensuite intervenu pour dresser un portrait global de la gouvernance de l’information et l’étayer avec quelques résultats venant de l’observatoire Gouvinfo. Les messages qui me paraissaient importants de citer étaient :

• La gouvernance de l’information est un océan bleu qui est situé au centre de disciplines qui existent depuis très longtemps, il n’y a pas de concurrence, juste un nouveau marché à créer,
• La gouvernance de l’information n’est pas un “autre nuage” mais se représente concrètement à travers une instance de gouvernance. Un service/direction ou une équipe transverse, peu importe, mais c’est une organisation à part entière.
• On s’intéresse à la gouvernance de l’information à cause des risques informationnels mais cela se valorise par les apports dans la maîtrise des fondamentaux de l’entreprise (Politiques, référentiels, ..)
• La gouvernance de l’information n’est pas un outil ou une solution technique, mais elle en a besoin (ou elle s’est créée grâce à un outil)
• La gouvernance de l’information est légitime aujourd’hui (et pas hier) car 3 conditions d’émergences sont réunies :

• La révolution informationnelle apporte une nouvelle complexité face à l’information (Quantité et diversité d’information, frontière professionnelle-personnelle qui s’effondre, …))
• La situation de crise due à des événements de dérives, apporte un environnement réglementaire plus astreignant et oblige des actions de maîtrise de l’information,
• La génération Y apporte une nouvelle maturité face à l’information (nouveaux usages et nouvelle capacité pour comprendre l’information et ses enjeux)

Bonne écoute, quelques intérêts autour de la notion de ROI de cette gouvernance, et, sans surprise, plutôt une écoute de curiosité et d’absorption qu’une dynamique de projection sur ce sujet. Normal, ce type de projet d’organisation n’est pas un “One shot” mais une transformation dans le temps.

Adnan Halilovic de RSD est ensuite intervenu en tant qu’expert sur la solution Glass, pour nous présenter la philosophie de cet outil de gestion de référentiels de règles. Les messages que j’ai retenu étaient l’organisation de Glass en 4 couches : Une gestion des règles et politiques en central, une autre gestion en local, puis deux autres plus dédiées à traitement de l’information, connecteurs et interface utilisateur.

Un zoom a été fait sur la symbiose avec Sharepoint, ce qui est effectivement, une bonne tactique car cette solution Microsoft, très attractive, a une prise et extension forte dans les entreprises aujourd’hui. A la différence de l’époque Lotus avec ses bases notes, aujourd’hui un grand nombre d’acteurs de l’entreprise canalise et conditionne le déploiement de cet outil à la mise en place de projets connexes (conseil et/ou solutions) pour associer “Souplesse collaborative” avec “maitrise et optimisation du cycle de vie de l’information” (grossomodo gouvernance de l’information). Sage décision d’ailleurs pour éviter dans 3 ans de gérer un régiment de consultants sécurité ou administrateurs de sites Sharepoint.

La dernière intervention a été réalisé par Yves Sarazin, chef de projet chez PSA Peugeot Citroën, autour de solutions de gestion d’information (dont la solution RSD Glass). J’ai trouvé l’intervention simple, pertinente, concrète et très bien équilibrée car intégrant aussi bien la dimension usages et donc relative à l’écoute des utilisateurs, la dimension technique, en mettant le doigt sur des points majeurs, ainsi que les aspects valeurs et risques autour de l’information. Il est ressorti une belle profondeur du vécu et historique du Projet de Daniel Colas pour continuer de construire ce que j’appellerais une Direction d’offres de services de gestion d’information. Cette Direction s’appuyant sur le pilotage fonctionnel de solutions techniques pour y intégrer la double vue “gestion du risque informationnel” et “apports de fondamentaux pour favoriser la valorisation de l’information”.

La présentation a commencé par un historique présentant l’origine de l’équipe qui s’est créée autour de la gestion des connaissances (il y a 10 ans) puis a évolué vers la maitrise des risques, l’archivage, le record management. Une belle évolution qui je pense va commencer à se retrouver dans pas mal d’organisations. Ce que j’aime bien dans cette progression est que le coté gestion du risque informationnel et celui du savoir se rejoignent. C’est tellement cohérent et un réel facteur de performance. Un autre point que j’ai trouvé super intéressant se trouve être sur la volonté affichée à valoriser l’usage d’un portail intégré pour offrir aux utilisateurs l’information adéquate en association avec leurs communautés. Nous sommes typiquement sur cette tendance que j’exprime à travers la notion d’offre de services riches (OSR), qui est de considérer l’utilisateur comme un acteur majeur pour mieux gérer l’information.

Enfin, l’apothéose

, lorsqu’il a été question d’ADN de l’information. Yves Sarazin a présenté rapidement l’objectif d’associer des règles à des objets informationnels. J’ai compris que cela était plus qu’un codage dans une application, mais une intégration conceptuelle qui se décline dans les évolutions fonctionnelles des solutions techniques. Nous sommes très proches du concept de l’Information Autonome Intelligente (IAI) qui consiste à intégrer dans l’information ses propres règles de fonctionnement pour la rendre autonome et lui permettre de s’adapter en fonction des contextes (qui peut l’utiliser, quand, sa destruction, sa transformation, …). Ce retour d’expérience de PSA Peugeot Citroën était fort instructif.

Ce que je retiens de ce petit déjeuner :

• La cohérence des messages avec les problématiques qui sont exprimées vis à vis de l’information : Gestion des risques, prise en compte de règles de gestion de l’information,
• Le coté visionnaire par rapport aux actions nécessaires à intégrer dans une démarche de gouvernance de l’information : La couverture large de la gouvernance de l’information, l’objet métier informationnel,

C’est un vrai sujet d’actualité, qui passe tout doucement de la vision à la réalité. Les « douleurs » commencent à être comprises et une prise de conscience existe sur l’existence de solutions pour faire plus que « soigner ».