Webconférence en entreprise = gros bénéfices!

Les entreprises font généralement la course aux bénéfices oubliant totalement les économies réalisables sur les déplacements, l'énergie, le papier... Beaucoup de dirigeants qualifiant ce potentiel de "marginal" (comme Henri Proglio, président de Véolia). Prenons pourtant l'exemple des webconférences ou téléconférences, à la fois bénéfiques pour l'environnement (exit la pollution des transports) et les portefeuilles...

Organisation d'une webconférence vs. meeting réel:

Vrai meeting

Hypothèse n°1: une entreprise dont la maison mère est basée à Paris, avec une agence à Lyon, Bordeaux et Lille. Souhait des dirigeants de se rencontrer sur Paris.
Hypothèse n°2: un siège d'une multinationale basée à Londres, avec succursales à Paris, New York et Tokyo et sous-traitant à Beijing. Souhait des directeurs marketing de se rencontrer à Beijing.

Cas n°1: nous avons 4 dirigeants dont 3 devront effectuer un AR sur Paris. Par train, tarif normal classe éco:

• Paris-Bordeaux AR = 160 € = 6h de train (plus environ 2h de transports en commun pour accéder aux gares de Bordeaux et Paris)
• Paris-Lille AR = 105 € = 2h de train (plus 2h de transports en commun)
• Paris-Lyon AR = 160 € = 4 h de train (plus environ 2h de transports en commun)

Si le dirigeant bordelais prend un avion, il lui en coûtera 310 € et 2h20 de vol (plus 1h pour l'embarquement et 3h de transports en commun, les aéroports étant plus éloignés que les gares)... en espérant qu'il ne se prenne pas un taxi à l'arrivée! Compter en plus 15 € pour la navette/RER AR d'Orly ou Roissy.

TOTAL des FRAIS: 425 € en train et 18h de transports - 590 € et 16h20 de transports en intégrant un vol. Il faut en plus multiplier les heures par le coût de revient horaire des dirigeants qui perdent une partie de leur temps sans pouvoir travailler (ex. transports en commun), soit près du tiers du temps de déplacement. Pour des dirigeants gagnant 5000 € par mois, cela représente environ 200 € additionnels.
PRIX TOTAL du MEETING REEL (hors temps de réunion): au minimum, 625 € en train, 830 € avec un vol... et beaucoup plus pour des salaires élevés.

Cas n°2: nous avons 4 directeurs qui doivent effectuer un AR sur Beijing... forcément par avion. Soit (classe éco en vol direct):

• Londres-Beijing = entre 650 et 1200 € = 20h d'avion (plus temps d'embarquements de 4h et 3h de transports aux aéroports et coût engendré)
• Paris-Beijing AR = entre 850 et 1400 € = 20h d'avion (plus temps additionnel = idem Londres)
• New-York-Beijing = entre 600 et 1200 € = 27h (plus temps additionnel = idem Londres)
• Tokyo-Beijing = entre 700 et 1200 € = 8h20 (plus temps additionnel = idem Londres)

TOTAL des FRAIS: environ 4500 € (dont 300 € de transports, taxis...) et 107h20 de transports. Il faut également rajouter au moins 4 nuits d'hôtel et les repas du soir (compter 400 €) et multiplier les heures par le coût de revient horaire des dirigeants qui ne travaillent pas en continu (ex. transports en commun, temps d'embarquement, dîner...), soit plus du tiers de ce temps. Pour des dirigeants gagnant 5000 € par mois, cela représente 1300 € additionnels.
PRIX TOTAL du MEETING REEL (hors temps de réunion): au minimum 6200 €... et beaucoup plus pour des salaires élevés et des tarifs en classe affaire.

Là, c'est simple, quel que soit le cas, c'est... GRATUIT (en dehors d'un peu d'électricité pour les ordinateurs et la connexion)! Il existe des solutions très faciles à mettre en place:

• Skype, qui offre un mode visioconférence (voix + caméra) gratuit avec, je crois, 5 personnes maximum (payant au delà à un tarif dérisoire), permettant de se connecter du monde entier. J'ai déjà testé en simultané avec une personne à San Francisco, une à Paris et l'autre à New Delhi, la transmission était impeccable.
• Flashmeeting (interface en anglais), gratuit , qui offre a priori la possibilité de participer, même avec une connexion à bas débit
• Showtime de Powwow Now, gratuit, qui permet de partager des slide-show (power point et pdf)

Il existe également une panoplie de solutions payantes (gain sur la qualité de connexion, sécurisation des échanges...) restant toutefois très avantageuses (prix à l'appel ou abonnement - compter moins de 150 € par mois) incluant la téléconférence (il faut passer par un téléphone). Je vous invite à lire le comparatif du Journal du Net dont je citerais notamment en France WebEx et Genesys, qui offrent des solutions très performantes. J'ajouterais également Nuba (d'une simplicité extrême: chacun appel un même numéro et fournit un code pour accéder à la conférence) et ooVoo qui offre une interface video qui me semble très prometteuse et des offres gratuites vers les USA et Canada.

Vous avez compris, pas besoin de devoir se rendre à l'autre bout du monde pour rendre la webconférence (et téléconférence) avantageuse sur tous les plans: gain pour l'environnement, économies substancielles et gain de temps formidable. Les retours d'expérience sont bienvenus en commentaires!