eDare - Back To School

Retour de vacances, l'heure de ré-ouvrir cette terrible boîte à messages, d'autant plus terrible qu'elle est hébergée par Lotus Notes (j'y reviendrai). Je saisis cette occasion pour partager avec vous les quelques étapes de la reprise de contrôle de ma boîte à messages et de mon calendrier. N'hésitez à poster les votres en commentaires. Voilà comment depuis quelques années je gère mon courrier électronique à mes retours de vacances:

1. Priorité absolue: traiter les demandes de réunion pour mettre à jour mon agenda immédiatement et identifier tout de suite d'éventuels besoins de préparation;
2. Etape 2, suite logique de la première, mettre en attachement de la réunion dans mon calendrier les emails la concernant en ne conservant que le plus ancien dans les chaines d'email;
3. Etape 3, les chaines d'email justement, effacer tous les emails d'une chaîne à l'exception du plus récent dans lesquels toutes les précédentes conversations sont reprises. Evidemment, le faire en jetant un oeil rapide pour être sûr de ne pas rater un email parallèle;
4. Etape 4, effacer les emails qui ne me sont pas adressés directement (en copie) en ayant rapidement jeté un oeil: c'est effectivement une action qui pourrait inquiéter certain mais c'est pourtant un principe important de la gestion d'une boîte à messages débordés. Etre en copie d'un email est une manière plus ou moins explicite d'indiquer que ce message est pour votre information uniquement. Certaines personnes abusent de ce système pour vous impliquer indirectement ou se décharger de certaines responsabilités. Je ne cautionne pas et, questions de priorités et de gestion du volume, ces messages partent donc à la poubelle.
5. Etape 5, parcourir les emails restants en répondant immédiatement à ceux qui ne demandent que quelles secondes de traitement;
6. Finalement, avec une boîte à messages dans laquelle 80% des messages auront été traité, reste le travail de gestion habituel, les messages liés à des activités plus longues et qu'il faut à présent lire et prioritiser.

Quelques mots sur Lotus Notes à présent. Voilà 6 ans à présent que j'utilise Notes comme messagerie professionnelle, pas par choix pourtant. Notes est une plateforme multi-fonctionnelle, pas seulement un client email. En cela, il permet notamment de créer et utiliser des applications et des bases de données au sein d'un même environnement, la messagerie et le partage de documents étant deux des principales utilisations. Comme toute plateforme, elle a la richesse et la versatilité qui permettent de répondre à de nombreux besoins pour peu qu'on dispose des ressources pour développer les applications Notes. Dans le cas particulier de la messagerie, n'étant qu'une des applications possibles, c'est sans doute un des clients messageries le moins abouti, convivial et intuitif que je connaisse. Pour peu que votre administrateur Notes est en plus restreint l'accès à certaines fonctions comme la création d'agents automatiques pour filtrer vos messages, vous vous trouverez face à une application qui ne fait pas grand chose pour nous aider à être plus productif et gérer le flot de vos messages. La puissance de Notes réside dans la possibilité de paramétrer, configurer et développer presque toutes sortes de fonctionalités, faut-il encore investir dans cette possibilité. Le développement le plus utile que j'ai eu l'occasion d'utiliser sur Notes: un flag indiquant si vous êtes un destinataire principal ou "seulement" en copie d'un message, très très utile à l'Etape 4. Quelques Liens Complémentaires:

• "Complete Guide to Better Email for Freelancers" by Freelance Switch (anglais)