MODÉLISATION FINANCIÈRE DANS EXCEL: MEILLEURES PRATIQUES (5 de 6)

La modélisation financière dans Excel requiert de bonnes compétences techniques (une connaissance approfondie des fonctions et fonctionnalités du logiciel) mais exige également une connaissance des meilleures pratiques d’affaires. Cet article fait partie d’une série de 6 articles portant sur les principes de bases à respecter en modélisation financière dans Excel. Il fait donc suite aux articles suivants:

• Modélisation financière dans Excel: Meilleures pratiques d’affaires (1 de 6)
• Modélisation financière dans Excel: Meilleures pratiques d’affaires (2 de 6)
• Modélisation financière dans Excel: Meilleures pratiques d’affaires (3 de 6)
• Modélisation financière dans Excel: Meilleures pratiques d’affaires (4 de 6)

PRINCIPES TRAITANT DE LA PRÉSENTATION

Quand vous élaborez un modèle financier dans Excel, il est excessivement important d’accorder de l’importance à la présentation de vos données. Cela aidera largement les utilisateurs de vos modèles à mieux naviguer dans vos fichiers Excel et vous aidera aussi à apporter plus facilement des changements à vos modèles lorsque requis. En somme, plus de clarté facilitera la navigation et la compréhension de chacun!

Voici donc quelques-unes des meilleures pratiques d’affaires concernant la présentation de données dans les modèles financiers Excel:

• Utiliser des titres de colonnes et des titres de lignes, de tableaux, etc.
  • Ceci permettra aux utilisateurs de vos modèles de comprendre instantanément ce que vous présentez, sans se poser trop de questions.

• Utiliser les bons signes ($, %, etc.) et indiquer les unités en haut des colonnes au besoin
  • Combien de fois ai-je vu des modèles financiers où les unités étaient en dollars et les dollars en unités! Faites bien attention non seulement de bien indiquer les bonnes unités dans le haut de vos colonnes de données mais aussi d’utiliser le bon format de données dans Excel.

• Présenter les calculs par mois, par trimestre, et par année dans des sections différentes (ne pas intercaler)
  • En agissant ainsi, vous pourrez respecter une autre des meilleures pratiques d’affaires qui indique qu’il faut toujours utiliser la même formule pour la même section d’un modèle financier.
  • Dans l’exemple ci-bas, j’utilise la même formule pour tous les mois et la même formule pour tous les trimestres. Si j’insérais des colonnes pour mes trimestres dans ma plage de données mensuelles, je ne pourrais plus utiliser une formule unique sur ma ligne de données. Ceci compliquerait les choses dans le cas où je devrais éventuellement modifier mes formules. Avec une formule unique, les changements sont beaucoup plus faciles à apporter.

• Faire une table des matières
  • Il est recommandé de faire une table des matières afin de permettre une meilleure navigation. L’idéal est de donner un nom à chacune de vos pages et ensuite de faire une liste de tous les noms de pages (que vous pouvez lier simplement avec un “=” à la page en question). Si vous décocher l’option “Modification directe” (Allow Editing Directly in Cells) dans les options Excel, vous pourrez ensuite double-cliquer sur le titre et atterrir sur la page sous-jacente. Vous pourrez utiliser le même principe pour mettre un lien vers la table des matières sur chacune des pages de votre modèle.

• Insérer des commentaires pour documenter le modèle au besoin
  • En documentant ainsi votre modèle, vous aiderez les utilisateurs à mieux s’en servir.

• Grouper les données lorsque nécessaire
  • Je vous ai déjà expliqué que dans un modèle financier, il y a des variables indépendantes (“inputs”) et des variables dépendantes. Les variables dépendantes peuvent être des résultats finaux ou intermédiaires. Lorsqu’elles sont des résultats intermédiaires, il peut être préférable de les grouper pour les enlever de la vue des utilisateurs, à moins que celles-ci facilitent leur compréhension.

• Utiliser le format conditionnel et la validation de données
  • Vous devriez utiliser le format conditionnel pour faire ressortir certains résultats importants aux yeux des utilisateurs, par exemple, pour montrer qu’un bilan ne balance pas. Vous devriez utiliser la validation de données afin de contrôler l’entrée de données (être certain que les utilisateurs n’entrent pas des données inappropriées).

• Inclure un sommaire exécutif (consolidation)
  • Il suffit ici de rattacher votre sommaire exécutif à votre modèle et de faire ressortir les résultats importants.

• Définir les formats d’impression
  • L’idée, c’est de rendre l’impression facile pour les utilisateurs. Vous pouvez même ajouter quelques macros afin qu’ils choisissent quelles pages ils souhaitent imprimer.