SMARTSHEET: UN CHIFFRIER ÉLECTRONIQUE POUR LE TRAVAIL COLLABORATIF (1 de 5)

Fréquemment, vous me demandez pourquoi je ne partage pas mes outils Excel sur Google Apps (que j’adore par ailleurs) par exemple. La raison est simple. La version de MS Excel comprend de nombreuses fonctions et fonctionnalités qui ne sont pas supportées par Google Apps. Comme mes modèles financiers et mes outils de gestion utilisent ces fonctions et fonctionnalités plus complexes, qui ne sont pas reconnues par Google Apps, ils deviennent inopérants.

Cela dit, je comprends et valorise néanmoins énormément le travail collaboratif. Et récemment, je suis tombée sur Smartsheet, qui est un chiffrier électronique, mais qui dispose d’une panoplie de fonctions et fonctionnalités pour favoriser le travail collaboratif.

Comme pour le chiffrier de Google Apps, le chiffrier de Smartsheet a des capacités limitées en termes de fonctions avancées et agit davantage comme un véritable tableur (base de données). On ne peut donc pas l’utiliser pour créer, par exemple, des modèles financiers. Il n’en demeure pas moins que cet outil, avec la vocation qui lui est propre, me semble particulièrement intéressant pour la création d’outils de gestion et c’est pourquoi j’ai décidé de l’explorer et d’en faire une série d’articles sur Mon Cher Watson.

SMARTSHEET: LE CHIFFRIER ÉLECTRONIQUE COLLABORATIF

Voici d’abord à quoi ressemble ce chiffrier:

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Je vous invite d’abord à explorer avec moi le menu du bas:

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Première option intéressante, le PARTAGE:

L’option de partage vous permet d’inviter d’autres personnes à lire ou à modifier votre feuille. Les invités reçoivent un courriel de votre part, contenant un lien vers votre feuille.

Les gens peuvent toujours accéder aux feuilles qui sont partagées avec eux en se connectant à Smartsheet à l’aide de leur courriel. Il suffit d’aller dans le menu de l’accueil pour voir les feuilles dont vous êtes propriétaires et celles qui ont été partagées avec vous.

Deuxième option intéressante, les ALERTES:

D’abord, vous pouvez être informé par courriel lorsque d’autres personnes modifient votre feuille. Par exemple, vous pourriez demander à recevoir un courriel par jour en cas de modification d’une section ou de la totalité de votre feuille de travail. Vous pourriez aussi demandé à ce que d’autres collaborateurs reçoivent aussi ce type d’alertes.

Ensuite, vous pouvez être informé par courriel lorsqu’une certaine date est atteinte (fonction calendrier). Par exemple, vous pourriez demander à recevoir un courriel, x jours avant la date d’échéance de l’item en question de votre feuille.

Sur votre feuille, vous pouvez insérer le logo des rappels à côté de l’item concerné.

Troisième option intéressante, les PIÈCES JOINTES:

Vous pouvez joindre des fichiers ou des liens de toutes sortes à votre feuille.

Ensuite, lorsque vous insérez ce lien dans votre feuille, vous pouvez cliquer sur le trombone pour voir apparaître une fenêtre, vous permettant de partager le lien par courriel avec certaines personnes, de télécharger le lien, de le supprimer, etc.