Comment soulager votre esprit avec la collecte ? 2/2

Saviez-vous qu’un système de collecte efficace pourrait représenter une base fondamentale pour soulager votre esprit ? Imaginez-vous en possession d’un outil ou d’un ensemble d’outil qui vous demande un minimum d’effort pour un maximum de sérénité et de paix au quotidien.

Si vous voulez faire face au stress du quotidien, vous avez peut-être besoin de décharger une partie des informations (ou émotions) que vous ne devez pas oublier afin de ne plus demander à votre esprit de s’en souvenir.

Dans le dernier article, je vous parlais des principes fondamentaux pour construire un système de collecte efficace, nous allons maintenant avancer un peu plus dans le concret.

Oui, mais que met-on dans son système de collecte ?
Voilà une bonne question, je dirais que toutes les petites choses que vous acceptez de faire au quotidien et qui vous donnent l’impression d’être débordé doivent entrer dans votre système. Voyez-vous de quoi je veux parler ? Vous pouvez y mettre tout ce qui vous inquiète aujourd’hui ou dans l’avenir, ce sont des choses qui peuvent nécessiter un traitement particulier mais pas tout de suite.

Thème 2/2 : Les exigences à respecter pour choisir efficacement vos nouveaux outils.
Ne perdez pas de vue notre objectif principal qui est de soulager notre esprit pour être prêt à faire face à n’importe quoi. Nous voulons constamment rester serein et détendu pour accueillir les vraies urgences d’une manière totalement relaxée. Vous avez besoin d’entretenir, de cultiver un état d’esprit prêt et disponible pour faire face aux interruptions quotidiennes.

N’avez-vous jamais ressenti cette paix profonde, ce calme qui vous envahit lorsque vous rentrez dans une pièce où tout est bien rangé (rien qui dépasse, pas de débordement). Imaginez une pièce vraiment zen, qui vous ressource et vous redonne de l’énergie. Imaginez ce que vous pourriez ressentir. Visualisez la scène car c’est maintenant que vous comprenez l’émotion que vous devez chercher à développer en créant votre système de collecte.

Si vous videz votre esprit de toutes vos préoccupations, vous allez faire de la place pour répondre efficacement aux nouvelles demandes.

Même si vous avez envie de faire ce que l’on vous demande, résistez à cette tentation et habituez-vous à ne rien faire d’autre que d’alimenter votre système de collecte. (Surtout au début)

Astuce : Si vous commencez à prendre beaucoup de plaisir à alimenter votre système, c’est super, mais vous allez vite vous rendre compte que la majorité des tâches que vous collectez ne sont pas si simples à actionner.

1ère gêne : Se retenir de faire les choses que l’on nous demande pour juste alimenter le système de collecte. Je sais que c’est un peu difficile, car l’on est très vite impressionné par la liste énorme des choses que l’on doit faire. Voilà la dure réalité des choses que nous acceptons et ce sur quoi nous nous engageons au quotidien.

Rassurez-vous, cette gêne s’estompera lorsque vous allez traiter toutes vos petites tâches par lot, vous serez donc beaucoup plus efficace et productif lorsque vous aurez collecté toutes vos petites tâches (même celles de – de 2 minutes).

Faire l’autruche n’a jamais aidé personne, le système de collecte vous colle le nez à la réalité, comme lors d’une séance de méditation où vous prenez conscience objectivement de toutes les choses qui vous préoccupent, ici vous prenez le temps de les écrire.

De plus, si vous prenez conscience de tout ce que vous devez faire, ce sera alors beaucoup plus simple de trouver le courage de dire non aux prochaines demandes (ou de renégocier les anciennes).

Rigueur, discipline et patience sont les qualités nécessaires pour entretenir efficacement un système de collecte. Maintenant que nous avons passé en revue ces qualités, je vais vous présenter les exigences à respecter dans votre système.

Combien de systèmes de collecte pour être efficace ?

Un système de collecte est quelque chose que vous allez revoir régulièrement, plus vous en aurez et plus ce sera difficile de les revoir, les vider ou les alimenter. Avant d’en dire plus sur ce sujet, nous allons étudier 2 types de système de collecte :

• Catégorie 1 : Ceux qui se remplissent tout seuls et que vous devez revoir régulièrement. Ex. : Messagerie vocale, boite aux lettres physique et boite de réception des emails.

• Catégorie 2 : Celui que vous allez alimenter volontairement pour vider votre esprit et clarifier vos préoccupations. Ex. : Calendriers, Notes papier, notes virtuelles, documents ou logiciels appropriés.

Voici les objets qui composent mon système de catégorie 1 (ceux qui se remplissent tout seuls) :

• Messagerie vocale de mon téléphone portable. (HTC sensation avec Android, l’OS de mon téléphone est important, nous verrons pourquoi plus tard)
• SMS reçus sur mon téléphone portable.
• Boite aux lettres physique où je reçois mon courrier. (Je fais le tri avant de faire rentrer le courrier important chez moi)
• Client de messagerie virtuelle, j’utilise l’excellent Mozilla Thunderbird, il me permet de centraliser tous mes comptes de messagerie dans une interface simple et agréable, de plus je peux grâce à ce logiciel, automatiser une partie de la phase de process avec les filtres. Cela signifie que ma boite aux lettres peut ranger d’elle-même certains emails dans les répertoires appropriés.

N’oubliez pas que le but d’une boite email est de la vider régulièrement, certains ne vont pas me croire quand je leur dis que c’est possible, et pourtant, je publierai une vidéo très prochainement sur mon classement des emails pour la voir toujours vidé.

C’est tellement relaxant d’ouvrir son client de messagerie et de ne voir que 2 ou 3 emails à traiter.

Voici ce qui compose mon système de catégorie 2 :

• Le tout merveilleux logiciel qui a révolutionné mon habitude de collecte : Evernote, de plus il est synchronisé avec mon smartphone (HTC Sensation avec Android).

• Google Agenda dans lequel j’inscris tous mes rappels et qui est également synchronisé avec mon smartphone.

Evernote est un système de collecte qui synchronise vos données sur un serveur distant, cela veut dire que de n’importe où, avec n’importe quel système compatible (Mac, Windows, Android ou autres) vous pouvez collecter de nouvelles informations, de nouvelles boucles ouvertes.

C’est important de préciser que je me sers de cet outil pour toutes les phases de GTD, je peux collecter mes données au fil de la journée grâce à mon smartphone équipé d’Android, je peux donc accéder à cette base de données de chez moi, dans la rue, au travail ou en vacances. J’y mets tout ce qui doit être porté à mon attention à n’importe quel moment.

Maintenant vous allez peut-être vous poser la question suivante :

Et au quotidien, que met-on dans son système de collecte ?

Le but de votre système de collecte c’est de réunir toutes vos boucles ouvertes dans une boite unique (que vous allez vider régulièrement grâce à la phase de process que nous verrons dans un autre article).

Je m’explique, lorsque j’ai un rendez-vous avec un client et qu’il m’apporte une information importante qui aura besoin d’être porté à mon attention un peu plus tard, je crée une note dans mon carnet (en cours) ou (boite de réception) peu importe le nom que vous lui donner.

Cette boite de réception va devenir horriblement chargé de tout et n’importe quoi et vous risquez de vous y perdre au début, mais pour l’instant je veux que vous restiez concentré sur la phase de collecte et sur l’émotion qui vous habite lorsque vous rentrer tout ce qui vous préoccupe dans le système.

N’oubliez pas que cette phase est la plus importante de votre système, le reste viendra tout seul, mais si vous oubliez de collecter toutes vos boucles ouvertes vous allez abandonner votre système.

Revoyons les autres situations où j’alimente mon système de collecte :

• lorsque j’ai une nouvelle idée d’article,
• lorsque j’ai une réponse à donner ou une question à poser à quelqu’un,
• lorsque j’ai un rendez-vous important et que je n’ai pas encore crée le rappel associé,
• lorsque j’ai de prochaines réservations à effectuer,
• lorsque je crée mon plan d’action quotidien, que j’ai un point à clarifier, que je me sens stressé ou que je ne sais pas par où commencer mon travail et,
• lorsque j’ouvre le réfrigérateur et qu’il me manque des œufs ou « du lait », je le mets dans ma boite de réception, tout arrive au même endroit, c’est normal.

Que se passe-t-il après la collecte ? Comment le vit-on au quotidien ?

Je vais vous montrer un exemple de situation que je vis au quotidien.

Dans la journée, j’alimente mon carnet de note à partir de mon smartphone ou d’un ordinateur quelconque (maison ou bureau), le soir ou le matin dans les transports je me fixe un rendez-vous pour la phase de process.

Attention, si vous ne savez pas à quoi correspond la phase de process, je vous rassure tout de suite, cela signifie clarifier ou exécuter la prochaine action à réaliser (si temps < 2 minutes).

Comme je vais avoir des besoins spécifiques, qui sont peut-être différents des vôtres, voici pour moi le déroulement d’une phase de process :

• Je réponds aux questions que j’ai définies, en ce qui concerne la prochaine action physique, le temps et les outils nécessaires à sa réalisation (téléphone, internet ou autre).
• Je classe mon action dans un autre carnet de notes (critique, important, à voir plus tard, en attente, agendas, achats ou autre).

Comment créer votre formulaire d’étiquettes ?

C’est un concept assez simple, il consiste à créer une liste d’étiquette qui, une fois chargée (comme dans l’exemple ci-dessous), apparaît comme un formulaire, c’est beaucoup plus conviviale de se poser des questions et d’y répondre que de devoir se rappeler à quoi correspond chacune des étiquettes que l’on crée et la raison pour laquelle nous les avons créé.

Dans le prochain article, je vous expliquerai en détail à quoi correspondent toutes ces étiquettes.

Comment ranger votre note dans le bon carnet ?

Le soir, je mets chaque élément dans un des carnets qui lui convient :

Cette liste de carnets est adaptée à mes propres besoins, lors de la phase de process vous allez trouver ce qu’il vous manque pour la personnaliser et l’utiliser de façon pratique et régulière.

N’oubliez pas que les 3 minutes de revue quotidienne va vous faire ressentir un gros soulagement lorsque :
Vous allez vider intégralement toute votre boite de réception (en cours).

Le secret pour faire face aux urgences sereinement c’est de savoir que l’on vide sa boite de réception efficacement et régulièrement. Mais avant de vous en dire plus, car c’est le sujet du prochain article, je veux vous aider à installer votre système.

Si vous voulez aller plus vite et que l’anglais ne vous fait pas peur, je vous conseille l’excellent site « Thesecretweapon ».

Et vous, quel problème rencontrez-vous dans votre système de collecte ?

Avez-vous des difficultés pour vider votre boite de réception ? Arrivez-vous à trouver le temps nécessaire pour faire l’exercice ? Avez-vous une liste spéciale pour chaque objet de votre boite de réception ? N’avez-vous jamais de doublons ? Partagez vos difficultés ci-dessous pour que je puisse vous aider au mieux et de façon personnalisée.

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