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Comment mieux s’organiser et communiquer avec internet et les outils collaboratifs (email, groupe, forum #5)

Publié le 03 septembre 2012 par Simplicitevolontaire

Posted in témoignage

Table des matières :

  1. Intro
  2. Gérer son temps
  3. Les documents collaboratifs
  4. Exister sur internet
  5. Débattre et partager en ligne (vous êtes ici)
  6. Autre

5. Débattre et partager en ligne

5.a. Emails

Gérer ses emails
Ne parlons pas des avantages de l’email, que tout le monde connaît, mais plutôt des inconvénients :

  • tout le monde reçoit trop d’emails,
  • les emails ne sont pas adaptés aux débats,
  • les emails ne sont pas adaptés pour faire passer de longues informations

Une erreur que l’on rencontre souvent est un ping-pong rapide d’emails entre 2 personnes sur un point de détail, avec arguments et contre-arguments et contre-contre-arguments, alors qu’une petite dizaine de personnes sont en copie et assistent impuissants et forcés à ce débat passionnant. Il existe pourtant d’autres outils plus adaptés : les groupe de discussions et les forums.

Bons ou mauvais emails ?

Personnellement, je pense que l’email :

  • est surtout utile pour « aller chercher » vos lecteurs
  • est un moyen très intrusif (l’email vient à vous), et pour cela il faut l’utiliser avec grande parcimonie (la lame s’émousse à force de l’utiliser)
  • doit être utilisé uniquement pour les informations réellement importantes
  • doit garder un format très court (1 à 3 paragraphes de 3 phrases au grand maximum).
  • peut par contre utiliser presque sans restrictions des liens vers des documents en ligne, où l’essentiel du contenu peut être discuté et modifié par les utilisateurs.
  • éviter les liens écrits tels quels (ex: http://reconquerirsavie.fr), mais les insérer avec du texte (ex: débattu sur ce site).

Si vous ne respectez pas ces principes, vous prenez le risque de devenir trop intrusifs et de voir vos lecteurs fuir.

5.b. Listes de diffusions et Groupes de discussion : simples et efficaces, pour échanger au sein d’une communauté

Les deux outils sont une extension des emails. Il est d’ailleurs obligatoire d’avoir un email pour y participer (à l’inverse des forums).

A l’origine, les listes de diffusions sont de simples listes d’emails, utilisées pour transmettre la même information à un grand nombre de personne. En bref des équivalents de newsletter (lettre d’information en FR), pour une communication très descendante (« top-down »).

Liste de diffusion classique : de l'admin aux abonnées

Avec le temps, les « listes de diffusion » (qui diffusent un message) ont évolué en « groupes de discussion » (où un groupe discute). La différence est que tout le monde peut répondre et proposer de nouveaux sujets. Cela renforce la participation et l’ouverture.

Les groupes de discussion aujourd'hui
Les groupes de discussion se distinguent aussi car ils ont souvent un site spécifique, où toutes les discussions (qui ont lieu par email) sont efficacement archivées. Ces discussions sont même parfois accessibles au public (ceux qui ne sont pas inscrits sur le groupe).

Les groupes de discussions sont vos amis

Enfin, les discussions sont automatiquement groupées par « sujet », un sujet étant défini par « un email + toutes ses réponses ». Ce classement est cependant imparfait, et bien moins clair et structuré que ce que propose un forum.

Yahoo Groups
  • Pourquoi ? Pour mieux échanger au sein d’une communauté
  • Avantages:
    • Gratuit, très simple à créer et à gérer
    • Quasi-obligatoire si votre groupe excède une dizaine de personnes
    • Permet d’éviter de surcharger les boîtes emails des abonnés
Défaut des listes de diffusion
RiseUp, les outils anonymes pour faire la révolution !
  • Conseils :
    • Faire attention à la fréquence de mise à jour (abonnement). En général on peut choisir entre :
      • recevoir un email à chaque nouveau message (peut vite devenir envahissant si le groupe est très actif)
      • recevoir un email par semaine (ou moins), résumant les nouvelles discussions
      • ne pas recevoir d’email du tout (il faut alors aller consulter le site dédié)
    • Suivant les groupes, rendre les discussions publiques ou privées
    • Avoir une charte de bonne conduite peut aider à canaliser et éviter les dérapages
Google Groups : N°1 des groupes de discussion

5.c. Forum : le meilleur moyen en ligne pour débattre et discuter

Les forums ressemblent beaucoup aux groupes de discussion, excepté que :

  • les forums ne sont pas liés aux emails. Il n’y a donc généralement pas de système automatique d’abonnement par email.
  • Les forums sont le plus souvent 100% publics (mais pas toujours)
  • Les forums sont les meilleurs outils pour faire interagir les internautes.

Bien avant l’avènement des blogs, conçus pour rendre Internet plus interactif et faciliter la prise de parole des internautes, les forums permettaient déjà la production massive de contenu. Pour illustrer : lorsque vous cherchez une réponse à une question précise, combien de fois avez-vous trouvé la réponse sur un des innombrables forums qui existent ?

Le forums est un moyen très efficace pour engager une communauté et la laisser s’auto-gérer, poser ses questions et trouver ses réponses, créer ses propres initiatives etc.

Revers de la médaille : c’est un peu plus compliqué à installer !

  • Pourquoi ? La plus grande liberté proposée aux internautes
  • Avantages :
    • Gratuit à créer
    • Création libre de contenu, de question/réponse,
    • Le forum est souvent assez bien auto-géré
  • Inconvénients :
    • Un peu techniques à installer
    • Eviter les méfaits archi-connus (type trolls, spams etc.)
    • Le forum ne va pas régulièrement rappeler vos membres par email (contrairement à un groupe de discussion)
  • Comment faire :
    • Sur WordPress, je recommande l’excellente extention « bb press » qui m’a permit d’ouvrir des forums en 30min chrono
    • D’autres systèmes existent, indépendants, libres via php et SQL…


Table des matières :

  1. Intro
  2. Gérer son temps
  3. Les documents collaboratifs
  4. Exister sur internet
  5. Débattre et partager en ligne (vous êtes ici)
  6. Autre

J’espère que cette introduction à tous ces outils vous aura été utile et aura permis d’y voir plus clair sur la meilleure façon de les utiliser.

Que cet article vous ait plu… ou pas, je serais très heureux de le savoir

:-)
Laissez-moi un un p’tit commentaire, histoire d’améliorer collectivement le débat.


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