la documentation, mon meilleur ennemi

Dans le monde de l’IT, la documentation est souvent perçue au mieux comme une source d’information ponctuelle, mais austère, et au pire comme un élément occupant de la place disque ou une armoire de façon inutile.

Il me parait assez terrible de constater que la réflexion ci-dessus touche la plupart des métiers, aussi différents soient-ils :

• l’expert technique qui finit une configuration de référence sur un périphérique et qui doit ensuite rédiger le document explicatif
• l’architecte qui termine un design et doit désormais rendre ses choix lumineux pour le commun des mortels
• le marketing qui doit rédiger les documents explicitant l’ensemble des décisions prises pour une ligne de produit pour que chacun puisse en prendre connaissance (avec le powerpoint associé tant qu’à faire)

les avantages pour l'entreprise

Tous les métiers doivent pourtant documenter d’une façon ou d’une autre les différentes étapes de leurs travaux pour les rendre pérennes et exploitables. Sans cette phase indispensable, la qualité ne sera pas au rendez vous et les risques plus importants dans l’avenir.

En effet, ne pas documenter revient à considérer que les « sachants » resteront durant l’ensemble de la phase d’implémentation d’un projet, ainsi que dans la phase opérationnel, ce qui est assez improbable à l’heure actuel. Surtout si celui-ci s’étend sur plusieurs années. En considérant un aspect produit, il me semble même acceptable de dire que la documentation est l’un des éléments fondamentaux de la sauvegarde du capital intellectuel d’une société.

En dehors de la sauvegarde d’un savoir faire, la documentation, si elle est bien rédigée et accessible à toute personne autorisée et pertinente, apportera également un gain business sensible. En effet, des métriques bien documentées, des processus décrits, des compétences recensées, formeront une base de connaissance permettant de répondre à des besoins « client » rapidement et de façon fiable.

Il y a donc un gain de temps, un gain de qualité dans la réponse et probablement une optimisation de la réponse financière qui devraient permettre d’augmenter les chances de remporter des projets. C’est donc toutes les couches du modèle qui sont gagnantes.

les avantages perso

Après ces grandes phrases, et pour personnaliser un peu plus ce post, je dirais que la création d’une documentation me permet de clarifier ma pensée et de trouver les éventuelles incohérences. Cette phase apporte un recul nécessaire pour analyser les choses plus posément.

le côté obscur de la documentation

Alors, la documentation serait-elle la panacée à tous nos maux ? Malheureusement pas. Le concept peut même être poussé trop loin. Ainsi, j’ai gardé le souvenir de certains audits type ISO XXXXX où il devenait possible de présenter des processus et documents permettant d’obtenir une certification avec parfois une organisation terrain qui n’est pas encore alignées.

Croire que tout repose sur la documentation serait basculer dans l’autre extrême. Vous aurez toujours besoin de quelqu’un de compétent pour exploiter la dite documentation. Essayez de prendre un jeune diplômé, manquant encore un peu d’expérience, pour reproduire une architecture complexe en cas de crash. Non seulement il devra apprendre à lutter contre le stress d’une telle situation, mais en plus il devra gagner en puissance sur les solutions techniques mises en jeu dans un laps de temps qui rend la performance très difficile.

le mot de la fin

Certains pourraient être étonnés du contenu de ce post sur le blog sécurité. En ce qui me concerne, je trouve que ce sujet a toute sa place (normal, je suis l’auteur…). Ceci dit, pour quitter le mode péremptoire et justifier quelque peu cette déclaration, je reste persuadé que sans capacité à transmettre, les risques d’interruption sont trop importants pour considérer le sujet comme étranger aux questions de sécurité. Or qu’est-ce que la sécurité sinon la capacité à protéger le mode nominal ? Bref, on n’échappe pas au pilier fondamental de la documentation quelque soit le domaine.

Cedric

crédit photo : © mir_a - Fotolia.com