Gartner : stimuler une culture collaborative

L'amélioration de la performance de l'entreprise par la gestion des processus métier est vouée à l'échec si les barrières traditionnelles à la collaboration entre silos ne sont pas abattues. A ce constat généralisé, les analystes de Gartner proposent d'apporter une "nouvelle" solution, baptisée "collaboration extrême", qu'ils accompagnent de 6 bonnes pratiques facilitant la transition vers ce modèle.
Encourager l'utilisation d'espaces collaboratifs dans les tâches quotidiennes
Pour favoriser l'utilisation des plates-formes de collaboration virtuelle, rien ne vaut le choix d'une activité conduite de manière classique, par exemple à travers des réunions physiques ou des échanges de mails, pour laquelle les participants seront encouragés à changer de méthode. Grâce à l'utilisation d'outils toujours disponibles, y compris dans le contexte des tâches quotidiennes, les expérimentations de ce type permettent de promouvoir la collaboration comme une activité "normale", intégrée dans les processus de l'entreprise.
Exploiter l'addiction pour la communication en temps réel
La communication en (quasi) temps réel, qui explose dans les usages personnels (que ce soit par SMS, sur Twitter, Facebook...), est une tendance de fond sur laquelle il est possible de capitaliser. Les mêmes modes de fonctionnement dans un environnement professionnel vont fluidifier les échanges d'information, développer le partage pro-actif et, ainsi, permettre de répondre plus rapidement aux évènements imprévus. Incidemment, et c'est un défi autant qu'une opportunité, la communication en temps réel a le pouvoir de réduire les "latences" induites par les circuits hiérarchiques des organisations traditionnelles.
Utiliser les médias sociaux populaires pour générer des communautés dynamiques
Dans ce cas, un exemple concret vaut mieux qu'un long discours : Gartner suggère l'organisation d'un "tweet jam", au cours duquel une communauté (généralement étendue et non structurée) est invitée à réfléchir, par messages de 140 caractères, autour d'un thème fixé. Tous les échanges étant capturés et prêts à être analysés, il est aisé de retrouver les idées développées, ceux qui les ont proposées, les facilitateurs de discussions...

Changer le système de récompense
Les méthodes de management qui récompensent les résultats individuels sont évidemment inadaptées à la promotion d'une culture de collaboration dans l'entreprise. Les efforts collectifs, les comportements participatifs devraient être tout autant pris en compte dans l'évaluation des employés. Or, les outils collaboratifs sont idéalement positionnés pour capturer et mesurer ces facteurs d'une autre performance, afin de la valoriser.
Adopter l'analyse de réseau social pour mesurer les comportements collaboratifs
La culture de collaboration est fondée sur des valeurs d'ouverture, de confiance et de respect mutuel. Les solutions d'analyse de réseau social (SNA) permettent d'identifier les réseaux existants (bien entendu, il est question ici de réseaux de personnes, pas d'outils) qui répondent à ces critères. Ceux-ci peuvent ensuite être mis à contribution pour, par exemple, traiter un problème critique, transverse à l'entreprise...
Planifier des événements pour impulser les efforts
Afin de stimuler l'expérimentation de nouveaux moyens d'interaction, il faut forcer les personnes à sortir de leur zone de confort et, là encore, ce sont des actions concrètes qui sont suggérées. Il pourra s'agir de désigner des participants aux réunions qui interviendront en visio-mobile (plus immédiate et moins contraignante que la visioconférence classique), de rendre plus ludique la collaboration (avec des systèmes de récompenses) ou, proposition plus disruptive, de couper la messagerie pendant une période déterminée (afin de forcer la découverte des autres options disponibles)...
A défaut d'adhérer au concept de "collaboration extrême", les recommandations formulées ici par Gartner seront malgré tout utiles à ceux qui se battent, parfois depuis de longues années, pour propager une culture de collaboration dans leurs organisations. Et celle-ci étant de plus en plus indispensable à la performance de l'entreprise, toute contribution à son développement est naturellement la bienvenue.