3 astuces rapides pour vous faire gagner du temps !

Avant de commencer je tiens à vous préciser que cet article participe à l’évènement interblogueurs 3 astuces pour gagner du temps, organisé par Hélène du blog Coach Relax.

Dans la vidéo ci-dessous, je partage avec vous mes 3 meilleures astuces pour gérer mon temps et par la même occasion je vous en donne une quatrième !

C’est une astuce bonus qui devrait vous intéresser et pas uniquement « pour gagner du temps » !

Vous y découvrirez:

• La vérité ultime sur la gestion du temps !
• Les 3 étapes pour bien choisir vos priorités
• Mes 3 règles pour bien planifier votre journée et le piège à éviter si vous avez marre d’être en retard !
• Comment passer à l’action et mes outils préférés pour rester concentré sur mes projets

http://www.youtube.com/watch?v=GWeqke3X2n0

Ci-dessous vous trouverez la version texte de la vidéo:

Avant de commencer j’aimerais vous faire un bref rappel très important:

Rappel important: Vous ne pouvez pas gérer le temps…

Le temps passe que vous le vouliez ou non, vous ne le gérez pas. Personne ne sait revenir dans le passé et personne ne sait aller dans le futur, cela veut bien dire que:

Vous n’avez pas le contrôle sur le temps qui passe.

© Nicalfc

Néanmoins, la seule chose que vous pouvez gérer, ce sont vos décisions et vos actions.
Cela veut dire que pour améliorer la gestion de votre temps il suffit d’améliorer votre façon de prendre des décisions & de passer à l’action.

Avant de vous présenter mes 3 astuces pour gagner du temps, j’ai une question à vous poser:

« Comment savez-vous vérifier que vous êtes bon en gestion du temps ? »

C’est une question essentielle car il n’y a vraiment que de cette manière que vous pourrez cadrer vos recherches en gestion du temps (et ne pas en perdre) et c’est aussi le meilleur moyen pour prendre l’habitude de vous fixer des limites dans vos projets.

Si vous voulez un exemple, je sais vérifier que je suis bon en gestion du temps si à la fin d’une journée de travail, j’ai réalisé ma tâche la plus importante et si ma todo liste du jour est terminée.

Quand je dis « terminé », cela veut dire que j’ai tiré un trait sur toutes les lignes de ma todo liste.

Maintenant, je peux rajouter que je sais que je suis bon en gestion du temps si j’ai la sensation et l’impression d’avoir progressé de manière fulgurante dans mes projets.

Dans cet exemple vous avez pu voir 2 moyens de vérifier que vous êtes bon en gestion du temps, il y a un moyen très concret et très matériel et un moyen plus subtil qui touche au domaine des sensations.

À vous maintenant de mettre cette vidéo sur pause et d’écrire dans les commentaires ci-dessous le moyen que vous allez utiliser pour vérifier votre capacité à gérer votre temps.

Très bien, maintenant que vous avez réalisé ce premier exercice je vais vous présenter les 3 astuces que j’utilise au quotidien pour m’assurer de bien gérer mon temps.

Astuce-1: Comment bien choisir vos priorités.

Vous savez, beaucoup de personnes vous diront, qu’il faut réaliser le matin vos 3 tâches prioritaires et c’est d’ailleurs un très bon conseil…

Le problème que j’ai rencontré c’est qu’au bout d’une semaine en procédant de cette manière, je ne savais plus qu’elles étaient vraiment mes priorités, si vous êtes comme moi et que vous aimez votre travail, vous savez qu’il est parfois difficile de choisir vos priorités car il y a tellement de choses à faire et tellement peu de temps pour tout faire.

Ma priorité dans la journée, et plus précisément, ce à quoi je réfléchis le matin au réveil et le soir avant d’aller me coucher ce sont ces fameuses priorités.

Etape-1: Calmez votre esprit
Pour ce faire, je commence toujours pas prendre mon temps, pour calmer mon esprit dès le matin, je fais une séance de méditation et après, une fois que mon esprit est au calme je suis assuré de prendre de bonnes décisions.

Si vous êtes agité, vous risquez de vous noyer dans vos préoccupations et de ne pas avancer dans la bonne direction, voilà la pire chose qui puisse vous arriver durant une journée de travail.

© Junial

Je répète donc. Avant de choisir vos priorités, assurez-vous que votre esprit est calme et paisible, n’oubliez pas que si vous êtes agité ou tourmenté, vos décisions refléteront votre état d’esprit.

Etape-2: Visualisez vos résultats
Si vous n’arrivez pas à calmer votre esprit alors prenez le temps de visualiser, de fermer les yeux et d’imaginer que vos projets soient déjà terminées ! Plus vous vous entraînerez à visualiser vos résultats, plus il vous sera facile d’avoir confiance en vous et d’être en paix dans votre travail.

Etape-3: Choisir la prochaine action à faire maintenant
Prenez une feuille de papier et faites la liste des grandes étapes à réaliser pour finir vos projets. Une fois que c’est fait vous prenez la première et choisissez une action à faire aujourd’hui pour avancer dans la bonne direction.

Cela peut vous paraître simple lorsque je vous le dis et c’est d’ailleurs pourquoi je tiens à vous avertir que le plus important c’est votre état d’esprit avant de choisir vos priorités.

Voilà, c’est terminé pour cette première astuce.

Passons maintenant à la deuxième astuce de gestion du temps.

Astuce-2: Comment estimer et planifier votre journée.

Entre vos différents projets, il y a aussi des tâches et des obligations à faire tous les jours, des rendez-vous, des évènements etc. C’est pourquoi si vous le voulez, vous pouvez tout mettre dans une même liste mais le plus important c’est de:

Garder votre liste fermée

Ne rajoutez rien à cette liste une fois que vous l’aurez établi car c’est votre liste du jour.

Règle n°1: Une même liste pour toutes vos tâches à faire aujourd’hui !
Ce qui est parfois douloureux et anxiogène c’est d’arriver à la fin de sa journée, de regarder sa liste de choses à faire et de voir un
e liste énorme qui déborde de tous les côtes c’est pourquoi il est très important de garder vos listes fermées, sinon vous aurez la douloureuse impression de reculer dans vos projets.

Règle n°2: Des listes fermées pour des petits moments de fierté.
Pour avoir ce sentiment de fierté dont je parlais au début de cette vidéo, il faut vraiment sentir que l’on progresse, lorsque vous prenez votre stylo et que vous barrez cette tâche de votre liste vous devez vraiment sentir cette fierté en vous, cette sensation subtile que ça y est ça bouge, ça y est vous avancez ! Vous êtes là, vous êtes présent et courageux.

Règle n°3: Bien Estimer pour – d’avidité et + de sérénité.
Maintenant que vous avez cette belle liste de choses que vous voulez à tout prix tout réaliser, vous êtes presque prêt à sacrifier la qualité de votre travail ou des moments avec votre famille pourvu que vous veniez à bout de cette liste.

Bien entendu, c’est le piège le plus courant à éviter, tomber dans l’avidité, j’ai pris l’habitude de reconnaître cette anxiété qui me pousse à vouloir tout faire tout de suite, c’est pourquoi:

Écrivez dès le départ sur votre liste, une heure de début et une heure de fin à votre journée.

C’est avec ce genre de limites que vous saurez choisir les tâches les plus importantes à réaliser dans votre journée sans avoir besoin de sacrifier votre vie de famille.

© Bellemedia

De plus, en vous fixant ces limites vous serez en paix dans votre travail et cette confiance que vous dégagerez vous permettra alors de prendre de bonnes décisions, rappelez-vous ce que je vous ai dit un peu plus haut.

Mais pour pouvoir faire ces choix vous allez devoir estimer grossièrement la durée de chacune de vos tâches. En général, j’estime toujours à 30 minutes près pour avoir un aperçu global de la quantité de travail à réaliser mais cela dépend encore une fois du type de travail que vous entreprenez.

Attention également, vos estimations vont devoir évoluer au fur et à mesure que vous avancerez dans votre journée, vous aurez donc des corrections à apporter à vos estimations lorsque vous arriverez en milieu et en fin de journée.

N’oubliez pas de vous accorder des petites pauses pour reprendre votre souffle, cela pourrait également vous faire gagner du temps !

Maintenant que vous avez appris à planifier correctement votre journée de travail, je vais vous parler de la 3ème astuce:

Astuce-3: Comment passer à l’action & rester concentré.

Le piège dans lequel tombent certaines personnes c’est de rester figé sur le plan sans même passer à l’action.

En réalité, voilà ce qu’il peut se passer, il peut s’avérer que votre plan vous fasse peur, parce qu’il est gros, parce qu’il est chargé et parce que plus vous y réfléchissez et plus vous voyez des choses à faire.

Plus vous agirez de cette manière et plus vous allez créer d’anxiété, l’astuce numéro 2 n’est bonne que pour avoir une vision d’ensemble de votre journée mais doit au contraire vous aider à avoir confiance, dès que vous sentez que vous en rajouter des tonnes dans vos listes alors arrêtez-vous et faîtes ce qui suit:

Prenez la première tâche à réaliser et plongez dans l’action.

Gravez-vous ceci dans la mémoire:

• L’action chasse la peur,
• L’action chasse la peur,
• l’inaction crée la peur,
• l’action chasse la peur.

Si vous voulez des conseils pour rester concentré, je sais que les compte à rebours du style Pomodo sont très utiles !

Vous allez alors rester concentré pendant 25 minutes sur une tâche et vous ne penserez à rien d’autre qu’à votre tâche, c’est de cette manière que vous allez pouvoir créer cette sensation de productivité.

C’est un peu comme si vous étiez lancé et que vous avancez vraiment sereinement et progressivement dans votre travail.

Si vous aimez cette sensation de productivité, que vous aimez les compte à rebours, les petits breaks de 5 minutes alors vous allez aimer l’outil gratuit que j’utilise pour réaliser toutes ces choses:
Kanbanflow

Mais attendez !

Ce n’est pas l’outil qui est important mais la personne qui l’utilise, donc rappelez vous les 3 astuces que je vous ai expliqué:

• Astuce-1: Comment bien choisir vos priorités.
• Astuce-2: Comment estimer et planifier votre journée.
• Astuce-3: Comment passer à l’action & rester concentré.

Bravo, maintenant que je vous ai donné cette 3ème et dernière astuce pour agir et passer à l’action, je vais vous expliquer quelque chose de très important:

Astuce-Bonus: Comprendre pour améliorer efficacement votre gestion du temps.

Au fur et à mesure de vos journées, vos plans s’accumulent et vous devez prendre au moins 15 minutes en fin de journée pour réfléchir à votre comportement face à votre gestion du temps.

Êtes vous de ceux qui restent paralysés et figés sur leurs plans sans même passer à l’action, ou au contraire plongez-vous dans l’action sans réfléchir à ce que vous devez faire.

Je veux que vous preniez le temps de prendre du recul chaque jour pour améliorer ou conserver votre propre système de gestion du temps.

De plus avec l’outil que je préconise vous pouvez même observer tout le travail que vous avez accompli, c’est de cette manière que je regarde si je sais bien gérer mon temps. Lorsque ce n’est pas le cas, je me demande toujours « pourquoi » et « comment l’améliorer » et ces deux questions me permettent de venir avec une nouvelle version de ma todo list ou de mon plan.

Très bien, maintenant nous allons faire un bref récapitulatif de ce que vous avez appris:

• 1. La dure vérité sur la gestion du temps, on ne contrôle pas le temps amis les décisions que vous prenez et les actions qu’elles déclenchent.
• 2. Vous avez besoin d’un esprit calme et d’une vision claire pour prendre de bonnes décisions et bien choisir vos priorités.
• 3. Comment prendre le temps d’estimer la durée de votre travail pour développer + de sérénité et – d’anxiété.
• 4. Comment passer à l’action efficacement pour chasser votre peur et ainsi éviter de faire partie de ces personnes qui planifient à outrance sans rien mettre en application.
• 5. Comment prendre du recul et améliorer votre gestion du temps en 15 minutes par jour.

Très bien, je vous remercie de m’avoir écouté, si vous avez aimé ces conseils, n’hésitez pas à m’écrire un petit commentaire et à consulter mes autres vidéos.

En attendant, je vous souhaite beaucoup de succès et je vous dis à très bientôt !