Dire non pour être plus efficace et mieux gérer ses priorités

En 2012, j’ai quitté plusieurs implications bénévoles dans le but de me concentrer sur mes deux principaux projets : Niviti et MacQuébec. Cette année, je travaille à réduire les rencontres ou implications qui font référence à des sollicitations pour tester de nouveaux produits ou des présentations de services dont je n’ai pas de besoin dans l’immédiat. La tâche n’est pas facile, car j’ai naturellement tendance à les accepter par politesse. Je réalise toutefois l’impact que ça peut avoir quand une rencontre ne mène à rien. J’ai le sentiment, entre autres, de ne pas avoir mis mes priorités à la bonne place.

Le président de PayPal, David Marcus, présente dans son article The Power of No + Structured Time in a Large Company des trucs utiles afin d’être plus efficace et éviter ce genre de situation.

J’ai beaucoup apprécié son article. Voici ce que j’en retiens.

Être clair sur ses priorités

David Marcus propose de planifier la semaine avec une thématique prioritaire chaque jour. Ça permet de mieux gérer son temps, entre autres.

J’ai beaucoup aimé l’idée.

Vous pouvez, par exemple, dire que votre lundi sera réservé à vos suivis généraux ou bien à  tout ce qui a trait aux finances de l’entreprise. Le mardi pourrait être la journée la plus productive. Et ainsi de suite. Pour ma part le mardi est devenu le meilleur moment pour moi pour écrire les articles de la semaine. Aussi, le mercredi ou le  jeudi sont généralement les journées réservées pour mes rencontres clients.

Si vous êtes une personne connue dans un domaine précis, vous recevez certainement plusieurs solicitations.  David Marcus rappelle l’importance de dire non plus souvent et de ne pas créer des attentes envers les autres. Il donne de très bons exemples. En voici un :

Une personne vous approche en vous saluant et vous demande un rendez-vous afin de vous présenter son projet. Vous pouvez répondre « Désolé, mais mon calendrier est vraiment emballé dans les prochains jours, mais je suis convaincu que nous allons interagir ensemble rapidement  lorsqu’une autre occasion se présentera. Je suis certain que vous comprenez bien ma situation et je me réjouis d’avance de vous rencontrer à nouveau,  lorsque le moment sera venu. »

En ce qui me concerne, j’essaie d’éviter de me déplacer lorsque je reçois un courriel de sollicitation qui manque de précision.

Bien se préparer avant une réunion

Pour mieux être préparé avant une réunion, si possible, demandez de la documentation avant celle-ci . C’est un bon rappel du président de PayPal. Assurez-vous également que toute personne impliquée fasse de même pour aller droit au but quand le moment sera venu.

Ne pas utiliser tout le temps des réunions

Lorsqu’une rencontre est terminée, David Marcus propose de passer à autre chose même si tout le temps prévu pour la réunion n’a pas été écoulé. Ce temps libre non planifié qui vous est offert peut être effectivement très utile . Pensez à retourner à vos priorités pour garder en tête une gestion efficace de vos affaires.

Rester honnête 

L’auteur termine en disant qu’il ne faut pas être timide lorsqu’on nous demande des commentaires. Il ajoute qu’il faut être franc si on veut vraiment aider une personne. Je suis du même avis et ça s’applique partout.

Et vous ? Quelles sont les choses que vous faites pour être plus efficace pour mieux gérer vos priorités ? J’aimerais connaître vos trucs.