Gestion du temps : Email, quand l’outil contrôle l’esprit

Crédit photo: Word Freak / FlickR

Certains domaines d'activité ont une culture  du travail centrée autour de l’email, en particulier dans le IT et dans le High tech. Dans ces sociétés, les collaborateurs peuvent recevoir  entre 200 à 500  emails par jour.

Ailleurs et si l’on s’en tient à  une moyenne de 100 emails au quotidien, avec pour chacun 3 minutes de temps de traitement,  cela représente déjà 5 heures soit plus de la moitié d’une journée de travail. Et quand on passe sa journée à traiter ses emails il se peut que l’on perde de vue ses objectifs , leur accomplissement et le sens que nous devrions apporter à nos responsabilités.

Le fait est que notre mode de fonctionnement sociétal ( tout va vite, tout est accessible, l’information devient rapidement caduque , celui qui a l’information détient le pouvoir) et le type de comportement demandé en entreprise ( montrez que vous êtes réactif, démontrez votre implication, soyez le plus rapide et toujours plus rapide, affirmez votre disponibilité , on vous sonne , répondez présent),   influence notre façon de gérer et de valoriser notre temps .

La gestion de notre temps lors du traitement des emails est révélatrice . Les emails rythment le temps de la plupart des personnes en entreprise, qui restent au garde- à -vous et essaient de travailler entre deux réception de messages. Difficile.

Pourtant n’importe quelle assistante serait énervée de voir débouler Chronopost tous les quart d’heure,

DHL toutes les demi heures et vous qui lisez cette note, vous remonteriez certainement les bretelles du facteur s’il s’avisait de sonner toutes les cinq minutes à votre poste en vous susurrant «  vous avez du courrier ».

La question d’aujourd ‘hui , travers de coach, est de remettre justement en question la toute puissance de l’email dans votre quotidien professionnel. De replacer la messagerie là où est sa place, c’est à dire dans la boîte à outils. L’email est chronophage, je le vois bien lors de mes interventions en gestion du temps.

Le facteur passe deux fois par jour dans votre rue ? Checkez vos mails deux fois par jour le matin 1 heure après votre arrivée au bureau et peut être en milieu d’après midi . OK guettez par la fenêtre de temps en temps seulement si vous attendez un pli urgent. L’email est un outil, s’il devient une contrainte c‘est que vous y êtes pour quelque chose.

Les prochaines notes vous suggèreront des pistes pour enfin ouvrir sereinement cette boîte de reception email, qui est encore trop souvent  assimilée à la boîte de Pandore, puisqu’elle en partage souvent le côté anxiogène.

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