Définition de la gouvernance de l’information par des mots : Extrait du livre GouvInfo “Océan bleu”

Le livre sur la gouvernance de l’information 2013 présente 174 pages de contenus pour parler du flux information et de sa gouvernance. Il touche de très nombreux sujet portés par des personnes ayant chacune son propre point de vue. Les définitions ci-dessous, sont extrait de ce livre et propose une base pour contextualiser la démarche de gouvernance de l’information. Donc, dans la mesure où le sujet touche un grand nombre de domaines, et que chacun a une légitimité à donner une définition particulière pour des mots à large spectre de signification (comme information et gouvernance), nous proposons ici une liste des définitions appliquées dans ce livre.

• Information : élément porté par des objets permettant la communication entre individus ou entre machines : documents papier, documents numériques, données provenant de bases de données, images, vidéos, bandes sonores, microfilms, discussions informelles d’individus à individus, etc.

• Gouvernance : l’ensemble des mesures, des règles, des organes de décision, d’information et de surveillance qui permettent d’assurer le bon fonctionnement et le contrôle d’un système. Dans notre cas, le système est constitué de l’ensemble des flux d’informations de l’organisation, des personnes qui exploitent et produisent, et des outils pour produire et diffuser les objets porteurs d’information.

• Instance : une organisation humaine qui prend périodiquement des décisions ou fixe des orientations, qu’elle soit hiérarchique ou non, plus ou moins structurée, indépendante ou attachée à une autre organisation.

• Gestion des Risques : considérée normalement comme une action d’identification et de correction de vulnérabilités. Nous la considérons aussi comme une action de gestion d’opportunités. Nous parlons de risques positifs (opportunités) et de risques négatifs (menaces).

• Entreprise ou organisation : nous citerons dans ce livre l’information liée aux entreprises, aux organisations publiques, ou encore aux institutions professionnelles. Il s’agit surtout de considérer la gouvernance de l’information comme une pratique managériale s’appliquant à tout le milieu professionnel, indépendamment du secteur d’activité.

• Politique : engagement pris à haut niveau de l’organisation, en général expliqué à travers un document. La politique donne le cadre et la légitimité à un ensemble d’exigences et de règles, formalisées et rendues applicables dans un référentiel (ex : sûreté, conservation, données personnelles, etc.).

• Directive : exigence dans le cadre de politiques. Document exécutif, c’est un résumé valant ordre d’application, mais ne décrivant pas forcément « comment faire ».

• Référentiel : un ensemble de données de référence sous forme de liste ou de base structurée, directement applicable. Exemple : un référentiel de conservation peut contenir une liste des informations avec leur point de départ et la durée de conservation.

• Fondamentaux : principes, idées constituant le fondement et l’essence d’une science, d’une doctrine, d’un art, etc. (Larousse) – Fondamentaux de la gouvernance de l’information = Politiques + Référentiels + Organisation + Fonctionnalités des outils.

• Cadre de référence : document chapeau de niveau charte, structurant l’ensemble du système de gouvernance de l’information : son organisation, ses processus, ses fondamentaux. Il se décline sur des annexes qui cartographient les référentiels d’informations et les politiques associées.