Comment être sur de rater votre réponse à un appel d’offres

Il y a environ un mois, Pierre Croizet nous régalait d’un billet à l’attention des organismes de tourisme institutionnel qui lancent des consultations pour refaire leur site Internet. Sous le titre “comment être sur de rater son appel d’offres”, il distillait quelques anti-conseils qui ont ravi les web agency a priori habituées à rencontrer ce type de situation plus souvent qu’il ne le faudrait.

Mais comme y’a pas de raison que tout le monde n’en prenne pas pour son grade, quelques blogueurs travaillant dans le “public”, c’est à dire de l’autre coté de la barrière, ont joué à la réponse, à partir d’exemples vécus. Et c’est ainsi que Mathieu Bruc, Paul Fabing et moi-même vous proposons aujourd’hui : “comment être sur de rater votre réponse à un appel d’offres”

• Ne lisez pas le cahier des charges :

Finalement, ils se ressemblent tous, les cahier des charges... En clair, un site web de destination touristique, c’est un peu toujours pareil : de la séduction en home page, des fonctionnalités de réseaux sociaux (ils adorent ça, animer des page FB dans les offices de tourisme), des webcam et de la vidéo. Simplement, le maître d’ouvrage a peut-être une situation particulière, un projet partagé avec d’autres acteurs, une stratégie sur certaines clientèles. Et le topo de 20 pages de présentation du territoire est toujours intéressant à parcourir pour s’imprégner de l’ambiance locale.

• N’appelez pas le Maître d’Ouvrage

Ben oui, on n'aime rien moins que de parler de son projet stratégique qu’on bichonne depuis 6 mois ! Et quelle idée de penser que le MO puisse avoir une approche originale... et intéressante !
C’est déjà un bon signe pour la collaboration fructueuse envisagée avec l’agence...

• Envoyez votre plaquette de présentation de 153 pages pour accompagner votre réponse de 2 pages...

Oui vous êtes beaux, on le sait... sinon on ne vous aurait pas consultés pardi ! Mais ce qui nous intéresse, c’est avant tout votre réponse à notre projet...

• Présentez de très beaux visuels mais oubliez d’apporter des précisions  quant aux faisabilités techniques

Oui, c’est sur, les commissions d’appel d’offres aiment voir à quoi pourrait ressembler le site. Mais il faut derrière avoir des assurances sur la faisabilité technique de la proposition.

• Faire des réponses en paragraphes complets qui sont des copier / coller du cahier des charges

Ça a un avantage, ça structure l’offre et ça permet de remplir quelques pages pour votre réponse. Mais franchement, en général, le cahier des charges, c’est nous qui l’avons écrit! alors on le connait...

• Écrivez dans la réponse toutes les 3 lignes “Office du tourisme”  ou encore “Syndicat d'initiative”, ça le fait bien aussi !

Ça nous motive beaucoup pour envisager de travailler avec quelqu’un qui nous connaît si bien !

• Faites un beau copier/coller de la réponse que vous avez fait en Alsace le mois dernier, comme là c’est en PACA, c'est assez loin...

La choucroute c’est un peu une bouillabaisse au fond... Bien entendu, vous avez compris que nous n’aimions pas nous distinguer pour attirer des touristes !
Et puis personne ne le remarquera bien sûr, puisque nous ne nous parlons jamais entre institutionnels, oh non, c’est pas bien...

• Expliquez que la demande ne correspond pas à un “vrai” site Internet de destination et que par contre vous, vous connaissez parfaitement les attentes des clients

Bien sûr, on attend du conseil et des idées de la part de l’agence... mais dans son registre technique... Et vous, aimeriez-vous qu’on vous dise que vous ne maîtrisez pas votre métier de base ?

• Dites que "ce n'est techniquement pas possible"

Vous pensez bien qu’on a fait exprès de demander l’impossible... Mais c’est bizarre, on s’est inspiré de sites performants et on aimerait bien quand même ces fonctionnalités que d’autres boîtes ont réussi à mettre en oeuvre...

• Dégommez vos concurrents à l'oral

Là ce n’est pas spécifique au tourisme institutionnel... C’est juste une question de correction... Et pourtant ce n’est pas rare !

• Expliquez qu’on ne pourra pas s’appuyer sur le SIT du CRT (ou du RésOT) en disant que ce n'est pas compatible

Super, ça fait juste 10 ans de boulot et quelques centaines de milliers d’Euros pour rien ! Et puis ça tombe bien, on avait bien envie de tout ressaisir dans votre outil tellement plus “cool” !

• Ne  respectez pas le découpage budgétaire demandé pour pouvoir comparer les offres

Non, les Maîtres d’Ouvrage ne sont pas forcément des bourreaux de l’administratif. Mais si nous demandons une réponse par lot, c’est simplement pour mieux pouvoir comparer les offres.

• Faites une offre 4 fois plus élevée que le budget annoncé !

Bon d’accord, le budget n’est pas souvent indiqué, mais quand il est précisé, vous êtes ainsi sûr que l’on va se pencher avec attention sur votre offre... qu’on est sûr de ne pas pouvoir se payer !

• Dites que le calendrier ça ne va pas le faire

Figurez-vous qu’on le sait déjà ;-) Oui les prises de décisions sont souvent longues, mais on est pressé quand même, la saison touristique n’attend pas ! On le sait que ça va être très short, mais on vous demande juste de faire l’impossible...

Et en conclusion, nous vous invitons à partager vos expériences, qu'on continue à rire!