Communiquer par email : pas si facile !

L'email est clairement devenu un outil de travail indispensable pour l'entreprise quelque soit sa taille. Il permet de communiquer d'un bout à l'autre de la planète à l'heure qui vous convient (pendant la sieste des enfants..). Cela permet également de dépasser la barrière des langues quand on souhaite communiquer avec un contact international sans maîtriser l'anglais parlé au point de décrocher son téléphone sans aucun stress...
Pour mon blog et ma boutique, comme pour la Créabox et les Entrepreneuses Créatives, je dirais que 90% de mon travail se fait par email, le reste par téléphone quand le temps (et les enfants) me le permettent.... Je donne également quelques cours sur la bonne utilisation de l'email en entreprise à mes étudiants (dans la vraie vie) en français comme en anglais et pourtant je me suis encore fait "piégée" l'autre jour.....

Me voilà en train de répondre à l'une des deux organisatrices de la conférence européenne des blogueurs - THE HIVE -  à laquelle je participe en mai prochain à Berlin, en tant qu'intervenante sur la formation en ligne....  nous échangions depuis un moment et je n'avais pas encore répondu à son dernier email par faute de temps. Et puis au saut du lit, je lui réponds avant le rush de l'école. Quelques heures après,  je reçois sa réponse se terminant par "au fait, Bonjour !". Rien de méchant mais oui, il n'était même pas 10 heures du matin et je ne lui avais pas dit bonjour car je continuais bêtement notre discussion intemporelle.
Voici donc quelques règles que je rappelle à mes étudiants et qui, j'en suis sûre, pourront aussi vous servir :
- toujours donner un objet à vos emails : cela facilite le classement et donc la recherche mais cela permettra aussi votre destinataire à connaître la raison de votre message
- toujours utiliser une signature professionnelle et personnalisée selon l'occasion
- répondre dans les 12 à 24 heures maximum à un email reçu et si l'information vous manque pour donner une réponse complète à votre interlocuteur alors informer le que vous avez bien pris note de sa demande et reviendrez vers lui au plus vite avec des éléments de réponse (pour une devis d'une créations sur mesure) par exemple.
- soyez clair et précis tout en restant concis : l'email n'est pas un roman, il doit se lire vite et se parcourir facilement. Dans le cas où il vous faut faire passer de nombreuses informations (comme pour un communiqué de presse), attachez les en pièce jointe (veillez à utiliser un format comme le pdf  qui assure protégé et léger)
Enfin, n'hésitez pas à relancer vos contacts si vous n'obtenez pas de réponse, il se peut que la proposition que vous leur avait envoyée les intéresse fortement mais que par faute de temps, ils n'aient pas pu vous répondre dans la foulée et votre email leur est alors sorti de la tête. Et vous, avez-vous d'autres conseils à partager ou pièges à éviter ?