Une méthode simple pour gérer votre temps efficacement

Comment faire pour gérer votre temps plus efficacement ? J’ai donné cette idée à énormément de gens que je forme lors de mes sessions « Je Maîtrise Mon Temps avec Outlook » (J2MT) et cela marche !…

Facile ! Tous les soirs, écrivez les 6 choses les plus importantes que vous devez réaliser le lendemain. Il est important de tenir une liste de tâches qui vous permette d’être concentré sur ses actions prioritaires et sur ses objectifs. L’idée est d’éviter d’être en mode réactif durant la journée du lendemain (cela renforce donc la productivité).

Il est primordial de tout lister, de vider son esprit, mais ensuite il est nécessaire de se tenir à un nombre limité de tâches dans la journée du lendemain. Si on a trop de tâches à accomplir, on fait les plus simples d’abord, histoire de s’en débarrasser, et on est moins productif – par ailleurs, la gestion de cette liste prend du temps. Les tâches plus ardues ou consommatrices de temps sont laissées de côté…

Je vous recommande donc soit de noter vos tâches sur une feuille soit d’utiliser Outlook et de noter vos tâches utiles en indiquant une date d’échéance au lendemain :

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Ne vous dites pas quand vous allez réaliser cette tâche, quantifiez juste la durée de cette tâche. C’est important de faire cela car c’est le seul moyen de valider la faisabilité de votre liste de 6 actions/tâches. Du coup, cela vous amène à découper les gros projets en petites phases. Puis, il reste à totaliser le nombre d’heures. Un bon repère : 6 tâches doivent totaliser 6 heures.

Dans votre calendrier Outlook, tout ce que vous avez noté doit trouver sa place dans la journée : ne recopiez pas la liste de tâches, réservez juste des plages horaires permettant de réaliser ce que vous avez noté. Il faut également prévoir le temps pour les choses de la journée comme les e-mails et leur traitement ou bien vos temps de déplacement entre 2 rendez-vous. Il faut également prévoir des périodes pour les choses diverses de la journée qui vont vous interrompre : au minimum, il faut prévoir 2 créneaux par demi-journée. Si vous occupez un poste dont la fonction est plutôt en mode réactif, le total des 6 tâches doit être inférieur à 6 heures.

Donnez-vous 21 jours pour réaliser cette méthode et vous verrez, cela marche ! Vous concentrez votre esprit la veille sur les aspects les plus importants de votre vie, avant que le tumulte de la journée ne s’empare de votre planning. Même si le lendemain vous n’avez fait que la moitié de vos tâches mais que vous vous donnez la discipline d’appliquer ce système, les résultats seront vraiment enthousiasmants…