formation Outlook : planifier la suppression d’emails

Les programmes de formation Outlook abordent rarement la quirielle de petites fonctionnalités qui peuvent faciliter la vie.

En l’occurrence, celle-ci consiste à planifier la suppression  des emails – relativement nombreux – qui ont une date d’obsolescence implicitement annoncée. Vous savez bien : ceux qui passé une certaine date n’ont plus de raison d’être conservés… ceux qui concernent un évènement, une invitation et qui, passé la date du dit évènement ou de l’invitation, n’ont plus aucune utilité !

Pour gérer cette fonction, il faut d’abord activer le paramètre « supprimer les éléments arrivés à terme (dossiers de messagerie seulement) » dans les paramètres d’Archivage automatique

Pour chaque email dont vous souhaitez planifier la suppression, dans la fenêtre de l’email concerné (onglet message) : cliquez sur la discrète petite flèche située en bas à droite du groupe Indicateurs,

à la suite de quoi la fenêtre « Propriétés » s’ouvre et vous n’avez plus qu’à valider la case à cocher « Expire après : » en indiquant la date cible (l’heure étant un détail)

Quand vous fermerez l’email, Outlook vous proposera de valider la modification avec la fenêtre-message « Voulez-vous enregistrer les modifications apportées à ce message ? »

Les emails ainsi paramétrés seront automatiquement supprimés, après la date indiquée, par la fonction « Archivage automatique » (dans le cas présent cf. 1ère figure, le paramètre de suppression est « Archiver automatiquement tous les 14 jours« ).

Cette fonction est utile dans 3 cas ou pour 3 raisons

1. rien ne sert de conserver un email dont la date d’obsolescence est connue, sachant qu’on ne pensera pas à le supprimer manuellement après la date d’obsolescence… alors autant le planifier à la première lecture
2. très utile pour supprimer les emails qui en plus (de la date d’obsolescence) ont une PJ de taille importante (documents, pdf, photos)
3. pour les personnes qui sont en environnement serveur de messagerie Exchange et autres SBS (Small Business Server), les boîtes email utilisateurs (cf. fichiers .ost) sont limitées par l’administrateur à une certaine capacité généralement inférieure à 1 Go. Outlook ne manque pas de rappeler régulièrement à ces utilisateurs de faire du nettoyage dans leur messagerie…

A vous de jouer