C’est la rentrée : soyez productifs !! (1/2)

Mardi 3 septembre : c’est la rentrée. Votre cartable est prêt ; vous avez votre goûter, vous avez repéré votre classe, mais avez-vous révisé vos classiques en matière de productivité ?! Cet été, je vous avais promis dans ce blog un dossier consacré à la productivité : sortez une feuille blanche, écartez les tables : interro surprise !

Inutile de vous plaindre, c’est comme ça ! Allez, je vais être gentil, il ne s’agit que de recettes simples. Faciles à appliquer à condition d’être disciplinés : chiche ?

Commençons par quelques principes de base. Il s’agit tout d’abord de ne pas confondre le fait de travailler beaucoup (certains diront de « travailler dur ») avec le concept de productivité. La productivité ne consiste pas à travailler plus mais à travailler mieux.

Si vous êtes chef d’entreprise, la productivité est une valeur fondamentale parce que si vous souhaitez réellement faire levier au sein de votre organisation, chaque salarié de votre entreprise doit être productif. La productivité de chaque membre de votre société doit être optimale pour atteindre les meilleurs résultats possibles. Le plus drôle c’est que la productivité ne s’enseigne pas à l’école ! C’est donc à nous de la mettre en place dans nos organisations. De temps en temps, en formation, j’évoque une anecdote qui fait froid dans le dos : parfois un salarié s’en va, et une fois parti on se dit mais que faisait-il, rien n’a changé fondamentalement depuis son départ, et pourtant il avait l’air très occupé ! La productivité c’est aussi simple que ça : délivrer de manière efficace ce que l’on attend de vous :

• Faire les tâches les plus importantes d’abord
• S’assurer que ces tâches sont alignées avec les objectifs de l’entreprise
• Cest tâches sont effectuées de la manière la plus efficace possible
• Ces tâches sont réalisées de manière systématique, dans un process qui puisse être répétitif
• Ces tâches sont mesurables et quelqu’un se rend responsable de leur réalisation

Quoi qu’il en soit, vous ne devez jamais perdre de vue que vous êtes jugé sur les résultats que vous produisez. En conséquence, vous devez sélectionner les bonnes tâches à réaliser pour accomplir vos responsabilités et atteindre vos résultats et vos objectifs.

La productivité, ce que cela n’est pas :

• Je fais de mon mieux
• Je travaille dur
• Je suis très occupé
• J’ai plein (d’autres) choses à faire

En tant que dirigeant, que manager, que responsable d’équipe, il est important que nous gardions en tête que la productivité est bien sûr un enjeu pour nos organisations mais c’est également une priorité si l’on souhaite que les personnes avec lesquelles on travaille soit heureuses au travail. Je m’explique : un salarié qui n’est pas productif (et qui en a conscience) est une personne qui souffre. Son inefficience fait de cette personne quelqu’un de stressé, d’anxieux, de frustré (dans la mesure où l’image que la personne a d’elle-même est ternie par son improductivité ressentie). Tout le monde veut être plus productif, mais la plupart des gens ne savent pas comment. C’est de la responsabilité du dirigeant de données les recommandations et les directives.

IL FAUT DONC AGIR ; pour soit-même et pour son entourage professionnel. Alors, la question centrale est : Comment voyez-vous votre job ? Voyez-vous votre job comme une série de tâches à effectuer ou voyez-vous votre job sous l’angle des responsabilités qui vous incombent ? Etes-vous un maçon qui construit un mur ou êtes-vous un bâtisseur de cathédrale, elle-même constituée d’une multitudes de… murs ! Dans le premier cas votre vie doit être bien triste, dans le deuxième cas, vous êtes en train de construire quelque chose de majestueux qui va durer des siècles et qui va servir de point de rencontre central à des millions de personnes.

Il est donc nécessaire de prendre du recul :

1. 10 ans : avoir une vision de sa vie
2. 3 ans : déterminer des objectifs sur une période assez longue pour les réaliser (et surtout les ré ajuster)
3. 1 an : définir un plan d’actions

De là découlent une série de tactiques que l’on révise chaque trimestre avec un petit nombre d’actions prioritaires que l’on s’engage à réaliser dans les 3 mois.
Sur cette base, chaque membre de l’entreprise doit se responsabiliser : les salariés ne sont pas payées pour accomplir leur job, ils sont payés pour atteindre les objectifs qui sont de leur responsabilité.

Si l’on descend dans le détail, d’un point de vue organisation, cela se peut se traduire par une série de réflexes organisationnels qui peuvent améliorer la productivité de chacun, au quotidien :

• Tout doit être zen (votre bureau, votre boîte de réception de mails, votre voiture, etc….) : TOUT ; physiquement, votre bureau doit être « neat and clean » ; l’entreprise en général, dans son intégralité doit être bien rangée (c’est de la responsabilité de l’entrepreneur, et ceci doit ensuite être décliné pour chaque salarié)
• « Touch it once » (règle des 4D)
• Créer un système pour organiser ses informations
• Préserver une plage horaire chaque semaine pour faire le point sur la semaine écoulée (comptes-rendus de réunions par exemple) et pour préparer la semaine à venir.

En conclusion, rappelez-vous : nous devons tous être organisés, et nous devons faire en sorte que nos salariés le soit aussi.

C’est sur ces bons conseils que je vous propose de clôturer cet article, vous pourrez découvrir la suite, mardi prochain, où nous verrons comment, entre-autre, essayer de contrôler son environnement de travail.

D’ici là, je vous souhaite une excellente rentrée !