Comment bien préparer un salon, une soirée networking… ?

Le Web 2 Connect 2013 http://connect.webdeux.info/  approche à grands pas, c’est l’évènement incontournable pour les blogueurs, les start up, les passionnés du Web… français.Mais participer au Web 2 Connect ce n’est pas « juste » venir le jour J, les mains dans les poches…Pour profiter au maximum du Web 2 Connect, ou de tout autre salon, évènement… vous devez vous y préparer bien en amont.Sinon non seulement vous n’allez pas rentabiliser votre temps, mais en plus vous risquez de passer à côté de nombreuses opportunités de développer votre business…Voici donc une mini check liste à consulter avant de participer à un salon…

1 – Fixez vous 2 objectifs majeurs avant de participer au salon.

Venir à un salon sans avoir un objectif va faire que vous allez au départ tâtonner, vous ne saurez pas exactement quoi faire… vous allez suivre le mouvement au lieu d’aller directement à l’essentiel (la journée ne fait que 8 heures, il faut en profiter un max !)!Par exemple pour le Web Connect, l’objectif est simple : effectuer une dizaine d’interviews de Pro du Marketing afin de générer du contenu pout le blog. C’est aussi l’occasion de rencontrer des contacts, et leur proposer un partenariat ou la promotion d’un produit, en particulier lors d’un dîner le soir du 1^er jour.Un objectif peut être de rencontrer un maximum de personnes pour faire connaître votre site, obtenir 5 guest posting, vendre 3 produits…Vos objectifs doivent être « SMARTER », c’est-à-dire :- Spécifiques = ils doivent être spécifiques à vous et à votre salon, ce n’est pas juste « rencontrer du monde » mais « rencontrer 4 blogueurs marketing »- Mesurables = ils doivent être chiffrés, vous devez avoir un nombre précis en tête.- Acceptable = les objectifs doivent être ambitieux mais réalistes…- Réalisables = cela ne sert à rien de se fixer un objectif totalement inaccessible (sauf à mettre en place une stratégie originale comme Jérôme Jarre http://t.co/rjbb14c3kg qui voulait rencontrer les dirigeants des plus importantes start ups). La motivation à les atteindre, et la récompense à la clé doivent être un moteur et non pas un frein. Un objectif irréaliste est plus une démotivation qu’autre chose.- Temporellement limités = les objectifs sont limités aux actions sur salon, éventuellement à une relance des contacts juste après afin de profiter du salon. Il faut toujours une date de début et une date de fin, afin de se faire un booster sur les derniers moments.- Evaluables = ils doivent être mesurables post évènement, avec la possibilité ainsi de calculer le Retour Sur Investissement (ce qui permettra de choisir de refaire l’évènement l’année d’après)- Ré-valuables = si en cours du salon vous vous rendez compte que vous ne pouvez pas atteindre vos objectifs, il faut les revoir pour éviter de se mettre trop la pression…En complément de cela, pour plus d’efficacité, une bonne astuce pour se booster consiste à annoncer publiquement ses objectifs, et ainsi d’une part se « forcer » à le faire, et d’autre part d’obtenir le soutient de ses amis et de sa communauté.Par exemple pour conseilsmarketing.fr nous faisons un article de blog indiquant que nous allons faire des interviews, plusieurs tweets annonçant notre participation au salon…

2 – Préparez vos contacts et votre plan d’actions en amont

Généralement vous avez une liste des exposants, des participants… connue avant l’évènement.Votre premier réflexe doit donc être de prendre des contacts et établir un plan de route.Par exemple avec ConseilsMarketing.Fr j’ai informé en amont mes contacts via un Tweet et un article sur mon blog, et j’ai aussi consulté la liste des participants sur le site Web 2 Connect http://connect.webdeux.info/.Si votre objectif est de rencontrer des investisseurs, des clients… vous pouvez les contacter via Twitter pour caler en amont des interviews (par exemple comme Sébastien Gourrier http://www.conseilsmarketing.com/e-marketing/3-astuces-pour-ameliorer-lefficacite-de-ses-emailings-sebastien-gourrier-de-sg-autorepondeur-com de SG Auto Répondeur qui a interviews une dizaine de clients lors du Web Connect 2012 ).Si votre objectif est de trouver des clients, un des meilleurs moyens reste de vous donner les moyens d’avoir plus de visibilité.Cela peut se faire de différentes manières :- En participants en tant que présentateur aux nombreuses conférences du Web Connect- En étant sponsor ou partenaire de l’évènement (ex : proposer des cadeaux…) comme l’avalanche Pack du Web Connect http://connect.webdeux.info/w2c-avalanche-pack/.- En distribuant des flyers, des cartes postales, des auto-collants…- En proposant des sacs, des casquettes…- En étant visible via par exemple un Tshirt original (cf le cas de Laurent Dijoux avec un QR code géanthttp://www.conseilsmarketing.com/communication/comment-exploiter-a-100-un-evenement-une-salon-%E2%80%93-interview-laurent-dijoux), un badge, un déguisement, un costume…- En « intrigant » avec un gadget original que vous allez utiliser (une nouvelle tablette PC, un camescope…).- En proposant des prestations gratuites (ex : les caricatures via les blogueurs BD lors du Web Connect…)- En invitant vos prospects à venir vous rencontrer « en vrai » pour en savoir plus sur vous, ou en invitant vos clients afin de les filmer lors de vidéos de témoignages.- …Suite à cela, vous devez bien entendu vous donner les moyens de rentabiliser votre présence.Par exemple si votre objectif est de récupérer des coordonnées, vous pouvez mettre en place un système pour générer des prospects :- Offrir des cadeaux ou échantillons en échange d’un email- Organiser un jeu concours.- …Pour faire en sorte d’avoir plus de succès lors d’un salon, n’hésitez pas à créer une histoire ou de vous lancer un défi original… Cela permettra d’avoir plus de succès auprès des participants au salon et de bénéficier du bouche à oreille.Par exemple pour ConseilsMarketing.fr notre objectif au Web Connect 2012 était de faire 10 interviews en 1 journée, et nous avons demandé le support de toute notre communauté.En complément, vous devez préparer une présentation de votre entreprise, ce qu’on appelle un « pitch » (voir cet article http://www.conseilsmarketing.com/e-marketing/comment-reussir-son-elevator-pitch). Il s’agit de présenter en environ 1 minute votre business, la cible, le problème qu’il résout, la différence par rapport aux concurrents et le prix.Généralement un pitch prend la forme suivante :Mon Business à pour objectif d’aider les XXX qui ont comme problème de XXX. Mon produit permet de résoudre cela en permettant de XXX. Au contraire de mes concurrents mon produit permet de faire XXX, et mon produit a un très bon rapport qualité prix, car il est disponible au prix de XXX.

3 – Venez équipés !

Un bon ouvrier travaille avec de bons outils… Donc ne venez pas au Web Connect sans un équipement adapté…Voici la panoplie idéale pour participer à un événement :- Des cartes de visites en nombre (vous pouvez bénéficier de promos via le Web Connect)- Un smartphone avec le chargeur (surtout si vous tweetez !)- Un appareil photo numérique (avec une carte mémoire et une batterie supplémentaire) pour prendre quelques photos de l’évènement, que cela soit le stand, les personnes rencontrées, avec éventuellement un pied pour filmer.- Un iPad pour consulter ses emails, facebook, twitter…- Du papier / crayon pour prendre des notes- Un sac à dos pour contenir tout le matériel- …

4 – Exploitez votre temps au mieux

Si vous n’êtes pas venu pour vendre, animer un stand… un salon reste néanmoins un excellent vecteur de visibilité.Voici quelques idées :- Faire un live Tweet des conférences- Echanger et discuter avec les autres participants via les Media Sociaux (Retweets, discussion avec les intervenants des conférences…).- Faire un résumé des conférences sur votre blog- Prendre des photos de l’évènement et des personnes présentes- Rencontrer des personnes de votre thématique et proposer un guest posting, un partenariat…- …Quelques mauvaises pratiques à éviter :- Rester dans son coin à consulter ses emails, à passer des coups de téléphone… il faut au contraire aller au devant des autres participants (sur le Web Connect il suffit de lire les Tshirts des autres participants) et jouer le rôle d’aide (indiquer les salles de formation, l’espace restauration, les WC…).- Ne pas oser aller à la rencontre des gens… Pour éviter cela il faut préparer des phrases pour briser la glace. Par exemple « Vous avez trouvé facilement l’évènement ? » / « Vous allez voir quoi comme conférence ? » / « Sympa le lieu, non ? » / …- Partir du salon bien avant la fin… Or généralement c’est vers la fin qu’on a un peu plus de temps pour discuter plus en longueur.- Attendre la fin du salon pour se renseigner sur une personne et l’ajouter sur les Réseaux Sociaux Pro. Un bon réflexe est d’ajouter depuis votre iPhone la personne directement sur Linkedin, Viadeo, Facebook… pour d’une part ne pas oublier, et surtout avoir de sujets de discussion (« Je vais vous ajouter sur Linkedin… Là c’est vous ? Ah, vous avez aussi travaillé sur… »).- Arriver en retard ou après le début… Or c’est justement en arrivant dans les premiers et juste à l’heure que vous allez justement pouvoir discuter avec les organisateurs, les participants qui arrivent de loin… C’est véritablement la meilleure occasion d’engager la conversation.- Ne pas avoir une liste des participants à contacter, avec leurs comptes Twitter, Facebook, emails… et oublier de les relancer le jour avant ou dans la journée.- Ne pas noter au dos des cartes de visite les infos sur le contact rencontré, ses besoins, ce dont vous avez discuté…- …

5 – Préparez l’après événement

Une fois les contacts récupérés, il est important de préparer son exploitation au plus vite…Plus vous attendez, moins l’action sera efficace car vos contacts vont vous oublier, mais vous aussi vous allez être repris dans le tourbillon du quotidien…La meilleure astuce est d’organiser un dîner ou une rencontre le soir dans un bar, afin de prolonger l’expérience dans un cadre plus convivial et plus détendu…Ensuite dans les 48h, il y a quelques bons réflexes :- Ajouter ses contacts Pro sur les réseaux sociaux (Linkedin, Viadeo, Facebook, Twitter…). Le choix du réseau dépendra du type de contacts. Un contact uniquement « Pro » sera ajouté sur Linkedin & Viadeo, un contact plus « perso » pourra être ajouté sur Facebook.- Ajouter des photos sur Facebook & taguer les personnes présentes. Si c’est une entreprise, il est possible de mettre des commentaires, des photos… sur la Page Fan de la marque.- Quelques jours plus tard envoyer une carte postale physique aux personnes rencontrées (cela apporte un impact super fort !). Il est aussi possible d’utiliser des applications pour imprimer des photos directement depuis son iPhone (ex : Printic sur iPhone…).- Relancer par téléphone ou par email les prospects.- Offrir un échantillon, un ebook gratuit… par email.- Relancer par email les personnes que vous n’avez pas eu le temps de rencontrer (ex : proposer une interview video comme nous l’avons fait avec Valérie Payotte http://www.conseilsmarketing.com/referencement/le-metier-de-community-manager-valerie-payotte-de-partenaire-webmarketingcom)- …A vous de jouer maintenant, et rendez vous au Web 2 Connect 2013… et si vous avez des conseils concrets et pratiques (en marketing, en création d’entreprise, en communication, en blogging, en innovation…), contactez nous sur fred@ConseilsMarketing.fr.