5 conseils pour gérer votre boite mail efficacement

A l’instar des réseaux sociaux, les boites mail sont la source de nombre d’interruptions et de diversions qui déconcentrent et nuisent à la productivité.

Comme le courrier électronique est aujourd’hui une composante essentielle de nos vies professionnelles, il est indispensable d’apprendre à bien gérer sa boite mail pour gagner en temps et en efficacité.

Organisez votre boite mail

Que vous utilisiez, pour consulter vos courriels, un service de messagerie classique ou un client de messagerie de type Microsoft Outlook ou Thunderbird, vous pouvez structurer votre boite mail de façon à vous y retrouver facilement et à éliminer le superflu.

Commencez par créer des onglets ou des dossiers, où les messages seront automatiquement classés en fonction de leur expéditeur ou de leur contenu.

Vous pouvez ainsi, selon votre activité, consacrer un dossier à un client, à un collègue, à un partenaire ou à un projet particulier.

De la même façon, il est possible de créer un onglet ou un dossier intitulé « Urgent », où vous placerez les messages qui nécessitent une réponse rapide. Un système de marqueurs, étoiles ou drapeaux, peut également être utilisé à cet effet. N’hésitez pas non plus à hiérarchiser au maximum votre boite email en créant des sous-dossiers.

Faites le vide

Faire le tri entre les spams et les messages pertinents peut s’avérer fastidieux. Optez pour un service de messagerie qui, comme Gmail, est doté d’un bon filtre anti-spam.

Si malgré tout vous retrouvez des courriels indésirables dans votre boite, ayez le réflexe de les marquer immédiatement comme spam et de les supprimer. Videz par ailleurs régulièrement votre corbeille.

Ne lisez pas tout

Dans les dizaines, voire les centaines d’emails que l’on reçoit chaque jour, il y a de l’indésirable, de l’inutile, de l’essentiel, et aussi tous ces messages que l’on n’a pas besoin de lire pour comprendre.

Cela peut être des messages publicitaires, des newsletters, des notifications, et des emails dont le contenu est parfaitement résumé dans l’objet.

Prenez l’habitude de marquer comme « lus » ces messages dès que vous les recevez. Cette tâche sera facilitée si vous avez mis en place un système de classement, en plaçant par exemple automatiquement dans un onglet toutes les notifications de services que vous utilisez au quotidien, sites marchands, e-wallets et réseaux sociaux.

Adoptez la méthode du batching

Le batching consiste à regrouper plusieurs tâches similaires à un moment donné, plutôt que de les faire au fur et à mesure qu’elles s’accumulent.

De cette façon, on évite les interruptions intempestives et on gagne du temps. Ne consultez votre boite email qu’à certains moments de la journée, au lieu d’aller y faire un tour dès que vous recevez un nouveau message.

Vous pouvez choisir de le faire une fois par journée ou par demi-journée, ou une fois toutes les deux heures. L’important est d’arriver à se discipliner et de ne pas craquer.

N’oubliez pas de gérer vos contacts

Pour tirer pleinement parti de votre boite mail, vous devez la considérer comme une formidable base de données. Dans cette optique, soignez votre liste de contacts.

Il est facile de conserver les adresses, mais cela ne suffit pas : remplissez systématiquement les fiches de contact avec les noms, les adresses postales, les numéros de téléphones et les fonctions des destinataires.

Passez le mot!