Si vous êtes un lecteur régulier de mon blog, vous savez que je suis passionné par le thème de la productivité au moyen des outils informatiques. A ce titre, j’échange très régulièrement avec Thomas Bresse, qui m’inspire beaucoup par la qualité de sa réflexion sur ces sujets. Je vous propose aujourd’hui, dans les colonnes de ce blog, un article écrit par Thomas et consacré aux interruptions que nous subissons tous les jours au bureau.
Dans un article précédent, Enguerrand de Carvalho vous avait parlé de l’excellent livre de Dave Crenshaw : The Myth of Multitasking.
Le principe est très simple, quand on passe constamment d’une tâche à une autre, on perd en efficacité et notre cerveau doit passer d’un contexte à un autre. Car en fait, personne ne fait vraiment du multitâche, nous ne sommes pas des ordinateurs. Nous passons d’une tâche à une autre sans jamais faire les deux en même temps, ce que font aussi d’ailleurs les ordinateurs, mais ils le font tellement vite que ça ne se voit pas (mais c’est une autre histoire).
Mais qu’est-ce qui fait que l’on passe d’une tâche à un autre (ce qu’on appelle le switch tasking) ? Et bien ce sont toutes les petites interruptions qui ponctuent notre quotidien : un email qui arrive, un message instantané, un collègue qui vient avec sa « petite » question qui prendra une « petite » minute (clin d’œil à Philippe Bloch), un appel sur votre téléphone portable, un SMS et j’en passe. Avec la croissance des moyens de communication, nous avons multiplié les moyens d’interruptions et sommes passés à une culture du tout, tout de suite, maintenant.
Il est temps de reprendre en main votre journée et de ne plus subir ces interruptions perpétuelles ; alors voici 5 astuces pour arrêter le Switchtasking.
Astuce n°1 : Domptez votre Outlook
Un email arrive, il faut vite voir ce que c’est et Outlook est très gentil car il vous indique l’expéditeur sur votre bureau et l’objet du mail. Bien sûr, vous allez tout de suite vous rendre dans Outlook pour voir de quoi il retourne… Erreur, vous avez été interrompu dans ce que vous faisiez. Pour ne plus être interrompu, Paramétrez votre Outlook pour n’avoir aucune alerte visible.
Voici mon paramétrages pour Outlook 2013 dans Options / Courrier
Et si vous voulez être tranquille pour travailler, que vous êtes en réunion… FERMEZ OUTLOOK ! Il est beaucoup plus productif de consulter ses mails à intervalles réguliers dans la journée.
Astuce N°2 : Utilisez le mode « Ne pas Déranger » de votre messagerie instantanée
Skype, Lync… Autant de moyens d’être dérangé : il faut leur clouer le bec ! Commencez par limiter les notifications :
Exemple sur Skype dans Options / Notifications
Quand vous voulez être tranquille pour travailler ou que vous êtes en réunion, passez en « Ne pas Déranger » (ou carrément fermer l’application).
Vous pourrez retrouver le même type de réglage sur d’autres logiciels comme Lync. Le principe est de supprimer au maximum les notifications visibles et de pouvoir être isolé au besoin.
Astuce n°3 : Ne plus être l’esclave de son smartphone
Aujourd’hui la moindre application que vous installez sur votre iPhone ou votre Android veut vous envoyer des notifications et vous polluer à tout va. Et aussi pratique que soit un téléphone portable, c’est aujourd’hui une porte d’entrée ouverte à tout instant pour n’importe qui (qui ne s’est pas déjà retrouvé à prendre un appel de téléprospection en plein milieu d’une réunion ?).
Le champ d’usage d’un smartphone est aujourd’hui large, la tâche est ardue, mais voici quelques conseils :
- Gardez votre téléphone en mode vibreur la majorité du temps, si vous ratez des appels, ne vous inquiétez pas, les gens vous laisseront un message si c’est important.
- Utiliser le mode « Ne pas déranger » ou le mode avion quand vous souhaitez travailler sur une tache importante, ou en réunion. Le mode « Ne pas déranger » peut aussi se programmer à certaines heures sur un iPhone par exemple : un excellent moyen de ne pas être envahi dans sa vie personnelle.
- Une astuce sur les SMS : ne pas afficher le contenu du message dans les notifications, votre cerveau ne saura pas de quoi il s’agit.
- Paramétrer les applications pour ne pas avoir de notifications, vous pouvez utiliser les pastilles qui vous indiqueront s’il y a des choses au moment où VOUS choisirez de les consulter. Exemple sur Twitter sur iPhone :
Astuce n°4 : Fermez la porte de votre bureau
C’est tout simple, mais diablement efficace. Une porte ouverte est une invitation à rentrer et vous interrompre. Si vous voulez travailler efficacement, fermez la porte de votre bureau, vos collègues réfléchiront à 2 fois avant de vous interrompre.
Astuce n°5 : Passez de la culture du « Maintenant » à la culture du « Quand »
L’idée n’est pas de se couper complétement du monde, mais d’avoir des périodes où vous pouvez travailler sur les tâches importantes pour vous et de réserver du temps pour répondre aux questions et sollicitations de vos collègues. Si quelqu’un veut discuter de quelque chose avec vous, convenez d’une heure ensemble pour le faire. Quelqu’un vous pose une question par email, indiquez à votre interlocuteur quand vous pourrez répondre à sa question plutôt que d’y répondre immédiatement. Si certains de vos collaborateurs vous sollicitent plusieurs fois par jour, planifiez des points quotidiens avec eux où ils sauront que vous serez disponible pour eux.
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