Gérer plus efficacement votre messagerie Gmail en considerant vos emails comme des tâches

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Imaginez une boîte de réception toujours vide, une vue instantanée des emails importants à traiter et de ceux en attente de réponse. Combinez à cela la possibilité de retrouver presqu’instantanément n’importe quel message sans avoir à les classer dans des dossiers. La messagerie utopique? Pas tant que ça si vous vous accordez dix minutes pour l’organiser comme suit.

Les emails qui peuplent votre messagerie ont plusieurs sens: certains vont inciter à l’action à plus ou moins long terme, d’autres ne sont qu’informations; vous en trouverez aussi qui sont liés à une réponse que vous attendez.

Les quatre principales catégories d’email

Voyez votre boîte de réception comme une grande table sur laquelle sont éparpillés une tonne de courriers papier, un premier travail va être de classer ces courriers dans quatre tiroirs:

• les emails liés à une action
• les emails d’information
• les emails dont vous attendez une réponse
• les vieux emails

Configurez votre messagerie ultime

Les archives

Dans Gmail, commencez par archiver tous vos vieux messages; ils ne seront pas perdu, vous pourrez facilement les retrouver par la suite avec l’outil de recherche. A noter que vous pouvez faire une sélection massive de tous vos messages, pour les basculer en un clic vers les archives. Cette action fait simplement basculer vos messages de « Boite de réception » vers « Tous les messages ». Vous venez de nettoyer la table mais tous les courriers sont maintenant dans le tiroir « Les vieux emails ».

Les emails liés à une action

Pour marquer les emails liés à une action, il vous suffit de cliquer sur le symbole de l’étoile à proximité de l’email. Par défaut, l’étoile apparaîtra jaune. Vos emails « action » sont maintenant marqués mais ils résident toujours dans le tiroir « Les vieux emails », nous verrons par la suite comment leur offrir une section dédiée.

Les emails dont vous attendez une réponse

Pour marquer ces messages, nous allons utiliser des types d’étoile qui ne sont pas proposées par défaut. Pour les activer, il suffit d’aller dans la section « Paramètres » et de rester sur l’onglet « Général ». Descendez dans la page jusqu’à atteindre Icônes de suivi personnalisées et déplacez les étoiles bleue et verte vers la ligne « utilisées : ». Revenez à vos messages et marquez les emails dont vous attendez une réponse en cliquant plusieurs fois sur l’étoile jusqu’à ce que la bleue apparaisse. Pour l’instant, laissez ces messages parmi les vieux messages.

Les emails d’information

Vous pouvez marquer les messages d’information avec l’étoile verte. Nous allons maintenant voir comment ranger les messages le bon tiroir.

Plusieurs boites aux lettres dans la même page

Gmail propose des fonctionnalités expérimentales dans la section « Labos » du menu « Paramètres ». Cherchez y « Plusieurs boites aux lettres » et activez la puis allez au bas de la page pour enregistrer les modifications.

Retournez dans le menu paramètre pour y découvrir le nouvel onglet « Plusieurs boites aux lettres ». Vous trouvez plusieurs volets correspondant à des boites aux lettres indépendantes auxquelles il faudra associer un critère de recherche.

• volet 0: has:yellow-star
• volet 1: has:blue-star
• volet 2: has:green-star

Le volet 0 présentera tous les emails marqués avec l’étoile jaune, c’est à dire les emails associés à une action. Le volet 1 listera les emails dont vous attendez la réponse et le volet 2, les emails d’information.

Pour enlever un email d’un volet, il suffit de lui supprimer son étoile en cliquant sur celle-ci jusqu’à ce qu’elle devienne invisible.

Retrouver un ancien email

Ne créez surtout pas de dossier / catégorie pour ranger vos emails, ce n’est plus nécessaire aujourd’hui. Il vaut mieux miser sur les nouveaux réflexes que nous développons autour de la mémoire transactive: nous devenons de plus en plus habiles pour trouver / retrouver des informations sur internet. Par exemple, pour retrouver un ancien email, nous avons simplement à nous remémorer un vague contenu qui pourra nous mettre sur la voie des mots clés à utiliser dans le moteur de recherche. La recherche produira par exemple une liste d’une dizaine de mail dans lequel on identifiera facilement celui désiré. On s’économise ainsi des heures et des heures de classement d’email.