Créer une facture avec Access – Partie 1/3 – Création des tables et des relations

Note : la base de données résultant de ce tutoriel en 3 parties est disponible sur .

Suite à la demande de plusieurs abonnés, nous allons, dans ce tutoriel en 3 parties, créer une facture sous Access. Si vous gérez la liste de vos clients sur Access, le fait de créer vos factures à partir de cette même base de données vous fera gagner un temps précieux.

Il y a différentes manières de créer cette " application " de gestion de factures, mais je vais vous montrer comment en créer une de façon simple et vous pourrez tout à fait la personnaliser selon vos besoins.

Cependant, si vous établissez énormément de factures, je vous invite à vous tourner vers un logiciel de facturation adéquat.

Je vais faire de nombreuses manipulations dans ce tutoriel et, pour éviter d'avoir à tout réexpliquer dans le détail sur la raison pour laquelle je fais certaines actions, vous devrez savoir :

Ce tutoriel est divisé en 3 parties :

Pour chaque objet de la base de données, je placerai un préfixe avant son nom afin de mieux le retrouver : T pour table, R pour requête, F pour formulaire, S/F pour sous-formulaire et E pour état.

Création des tables Access :

Nous allons donc commencer par créer nos tables :

• T_Clients : coordonnées de chaque client.
• T_Date_facture : servira en tant que sous-formulaire et répertoriera toutes les factures établies.
• T_Facture : servira en tant que sous-formulaire et répertoriera tous les items de chaque facture établie.
• T_Tarifs : répertorie tous les produits à vendre avec leurs tarifs datés. De cette manière, en cas de modification de tarifs, les factures antérieures ne seront pas modifiées, mais les factures ultérieures auront le nouveau tarif.

Nous allons commencer par créer les tables T_Clients et T_factures grâce à une feuille de calculs Excel que nous allons importer. Vous trouverez cette dernière dans l' Espace membres.

Ouvrez une nouvelle base de données, fermez la table créée par défaut et cliquez sur Excel

de l'onglet Données externes.
Cliquez sur Parcourir... pour aller rechercher le fichier téléchargé et cliquez sur Ok.
Cliquez sur Suivant.
Cochez la case Première ligne contient les en-têtes de colonnes et cliquez sur Suivant.
Cliquez sur Suivant.
Cliquez sur Suivant en laissant cochée la case Laisser Access ajouter une clé primaire pour qu'Access génère un numéro automatique pour chaque client.

Enfin, donnez le nom T_Clients à cette table et cliquez sur Terminer et Fermer.

Notre table Clients est créée, nous allons juste modifier certaines choses.

Ouvrez cette table et passez en Mode création

en cliquant droit sur l'onglet T_Clients. Modifiez le nom du champ ID en ID_Client afin de le repérer plus facilement par la suite. Dans le champ Civilité, choisissez Assistant Liste de choix et tapez les valeurs M., Mme et Mlle. Pour les champs CP et Téléphone, saisissez respectivement les masques de saisie 99999 et 99 99 99 99 99. Fermez la table en acceptant d'enregistrer les modifications apportées.

Nous allons maintenant importer la liste des produits en vente. Pour cela, recliquez sur Excel

de l'onglet Données externes, recherchez le fichier Excel utilisé précédemment et cliquez sur Ok.

Cette fois-ci, choisissez l'onglet Tarifs et cliquez sur Suivant.

Laissez la case Première ligne contient les en-têtes de colonnes cochée et cliquez sur Suivant jusqu'au choix du nom de la table que vous nommerez T_Tarif. Cliquez sur Terminer et Fermer.

Encore une fois, ouvrez la table créée en Mode création

, renommez le champ ID en ID_Tarifs. Passez le Format du champ Prix_unitaire en Monétaire et saisissez 0 (zéro) pour sa Valeur par défaut. Enfin, pour le champ Date, indiquez un Format Date abrégée et le Masque de saisie 99/99/9999. Fermez la table en acceptant d'enregistrer les modifications apportées.
Les 2 tables suivantes vont être créées manuellement.

Créez la table T_Date_facture avec les champs suivants :

• ID_Date_facture : NuméroAuto. Ce champ est la clé primaire ;
• ID_Client : Numérique ;
• Date_Facture : Date/Heure. Choisissez le Format Date abrégé et le Masque de saisie du même nom en cliquant sur ;
• Mode_de_paiement : Assistant liste de choix (dans la boîte de dialogue, vous sélectionnerez Je taperai les valeurs souhaitées et saisirez les données suivantes les unes en dessous des autres : Chèque, Virement, Espèces, CESU. Cochez la case Limiter à la liste).

Créez la table T_Factures avec les champs suivants :

• ID_Facture : NuméroAuto. Ce champ est la clé primaire ;
• ID_Date_facture : Numérique. Choisissez l'Index avec doublons ;
• ID_Tarif : Numérique. Choisissez l'Index avec doublons ;
• Désignation : Texte court ;
• Quantité : Numérique ;
• Prix_unitaire : Monétaire.

Création des relations Access :

Nous allons maintenant créer nos relations. Pour cela, cliquez sur Relations

dans l'onglet Outils de base de données. Cliquez sur Afficher toutes les relations et, si vous avez déjà des relations créées, supprimez les liens en cliquant droit dessus > Supprimer , puis masquez les tables en cliquant droit dessus > Masquer la table .

Cliquez sur Afficher la table

et, dans la boîte de dialogue, double-cliquez sur chacune de vos 4 tables avant de cliquer sur Fermer.

Créez vos relations de manière à avoir un lien :

• Entre le champ ID_Client de la table T_Clients et le champ ID_Client de la table T_Date_facture ;
• Entre le champ ID_Date_facture de la table T_Date_facture et le champ ID_Date_facture de la table T_Factures ;
• Entre le champ ID_Tarif de la table T_Tarifs et le champ ID_Tarif de la table T_Factures.

Pour chaque relation, cochez les cases Appliquer l'intégrité référentielle, Mettre à jour en cascade les champs correspondants et Effacer en cascade les enregistrements correspondants.

Vos relations devraient ressembler à ça :

Dans la prochaine partie de ce tutoriel, nous découvrirons comment créer le formulaire principal et ses sous-formulaires.

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Je vous propose un fichier annexe dans l'Espace Membres contenant le fichier Excel utilisé dans ce tutoriel.