Comment gérer efficacement ses mails

Thomas est comme moi et probablement vous, il reçoit quotidiennement beaucoup de mails. Ayant bien réfléchi à la question, il a liste plusieurs règles simples qui peuvent nous aider à nous y retrouver et à ne pas se laisser submerger !

Etape 1 : Utilisez Gmail
Un outil efficace que j’utilise, mais vous êtes libres, je pense, de choisir un autre outil. Il y a toujours les pro-Google et les autres

Etape 2 : Regroupez tous vos emails dans la même boite de réception
Si vous avez plusieurs adresses e-mail, c’est bien pratique de pouvoir les gérer à un seul endroit. Gmail vous permet de le faire, mais vous pouvez aussi vous ruer sur un outil comme Thunderbird.

Etape 3 : Supprimez à outrance
Là, pas de sentiments. Vous êtes abonné à une newsletter et vous recevez des offres. Si le produit ne vous intéresse pas, ne vous dites pas : “je regarderai plus tard” ou “ça peut servir”.

Etape 4 : Archivez agressivement
Dès que vous le pouvez, classez les messages “survivants” dans les catégories que vous avez définies. Bravo ! Vous avez déjà fait du bon boulot

Etape 5 : Souscrire uniquement aux alertes et newsletters indispensables
C’est fou comme on est tenté. Et bien, un peu de discipline ! Ne vous abonnez qu’à des newsletters qui valent vraiment le coup et qui vous apporteront quelque chose. Ca vous évitera d’avoir à refaire les étapes précédentes.

Etape 6 : Utilisez les filtres et labels
Gmail permet aux utilisateurs de tagger les mails. Une façon efficace de retrouver ensuite plus rapidement un mail important, même si le moteur de recherche proposé s’en sort bien.

Etape 7 : Traitez vos emails par lots
Traiter ses e-mails, vous le savez, c’est chronophages. J’ai la fâcheuse habitude de vérifier la boîte de réception très régulièrement dans la journée. Ce n’est pas la chose à faire. Prenez l’habitude de la vérifier 2 ou trois fois dans la journée (le matin, le midi et en fin d’après-midi) seulement. Et utilisez la règle de suggérée par David Allen qui veut que si vous pouvez répondre à un mail en deux minutes, faites le immédiatement, puis classez-le. Ne remettez pas à plus tard ce que vous pouvez faire sur le moment.

Etape 8 : Répondez brièvement
Ce n’est pas toujours possible, je sais, mais il vaut mieux répondre en cinq ou six phrases et poursuivre un échange par téléphone plus tard.

Voili. Si vous suivez ces quelques règles, vous devriez gagner du temps. A noter que vous pouvez aussi définir automatiquement des dossiers de destination. Autrement dit, un e-mail arrive, il va automatiquement dans un libellé. C’est ce que je fais pour mes alertes Google.