La gestion des priorités de la journée

La 3^ème roue de l’infographie sur les 8 roues de la maman organisée parle de la gestion des priorités de la journée.

Maman stressée rit (jaune), oui mais tout est prioritaire, la vie de maman est faite d’imprévus, c’est bien connu c’est comme ça !

La gestion des priorités est une composante primordiale de la gestion du temps, cela implique de faire des choix dans votre to-do list quotidienne , de définir les choses vitales ou urgentes à faire des activités accessoires de moindre importance voire futiles. Comme surfer toute la soirée sur Facebook ou Pinterest ? Je plaide coupable certains jours

Cela demande aussi de réfléchir de manière plus profonde aux choses qui comptent vraiment pour nous, puisque soyons réalistes on ne peut pas tout faire.  Sur quoi est-ce que je décide de consacrer l’essentiel de mon énergie et de mon temps par rapport à mes objectifs et mon choix de vie ? Un choix de vie qui se concrétise au jour le jour justement par les priorités que je me fixe au quotidien. Cela sera différent d’une personne à l’autre évidemment. Telle personne considèrera la famille comme prioritaire à son travail, ou inversement, ou cela sera variable suivant certains jours ou périodes.

Je peux aussi effectivement me fixer des priorités différentes en fonction des jours de la semaine. Le mercredi par exemple, j’ai les enfants à la maison. Ce jour-là je suis surtout une maman et je consacre une part importante de la journée aux enfants. Cela ne veut pas dire que je ne  fais que ça de toute la journée, 24 heures cela laisse finalement pas mal de possibilités ! Mais en tout cas je me fixe au moins quelques heures où je peux être pleinement avec eux, à faire une activité ensemble. Les autres jours, je mets la priorité sur mes tâches professionnelles, personnelles et/ou domestiques.

La gestion des priorités permet sans nul doute de mieux maîtriser son temps. Si je sais ce qui est vraiment important pour moi, il m’est aussi plus facile de dire non. Je dois être en mesure de décider de ce qui rentre dans mon agenda ou pas. Par conséquence de déléguer certaines choses à mon entourage : collègues, enfants, conjoint … un moyen de les responsabiliser également.

3 impératifs par jour

Il y a différentes méthodes pour fixer ses priorités de la journée. Vous pouvez simplement identifier 3 tâches par jour que vous devez absolument faire, coûte que coûte. Une fois que c’est défini, il faut SURTOUT commencer la journée par ces tâches.

Parfois nous passons beaucoup de temps sur des tâches de moindre importance ou des choses qui nous font plaisir mais qui ne sont pas forcément essentielles. C’est une manière de procrastiner et de contourner les difficultés. Sauf qu’ensuite il est trop tard  quand il faut passer aux choses sérieuses. Ce qui engendre de la frustration avec l’ impression de n’avoir rien fait de sa journée.

La matrice d’Eisenhower

Pour aller plus loin dans la gestion des priorités, je vais vous parler de la matrice d’Eisenhower. C’est un outil bien connu pour classer les tâches en fonction de leur degré d’urgence et/ou d’importance.

C’est une matrice à double entrée. L’axe horizontal définit l’urgence ou non des tâches (liée à une durée d’éxecution et à une date d’échéance ) . L’axe vertical définit leur importance (liée au degré d’impact et de résultat ). Ce qui donne les 4 zones illustrées ci-dessous :

Ne soyons pas intimidées par le général Eisenhower, sa matrice a l’avantage d’être simple et efficace :

-   Tout d’abord, commencez par lister toutes les tâches que vous avez prévu de faire pour chaque journée.

-   Sur une autre feuille, tracez simplement  2 lignes perpendiculaires pour délimiter les 4 zones de votre tableau

-   Ensuite, répartir l’ensemble de vos tâches dans les zones de la matrice en tenant compte des critères suivants :

A- Les tâches importantes et urgentes

Votre vraie priorité se situe ICI! Ce sont les choses essentielles que vous devez traiter vous-même et qui ont une priorité maximale, par conséquence une incidence maximale si vous ne les faites pas. Ignorer ces tâches risque de vous causer des ennuis voire des conséquences irréversibles. Grosso modo, il s’agit ici de résoudre des problèmes. Cela ne peut attendre alors faites-le tout de suite même si cela ne vous  fait pas toujours plaisir. Cela rejoint les choses que vous devez faire coûte que coûte.

Exemple : payer les factures, appeler le réparateur pour une fuite dans la maison, envoyer une offre commerciale pour un client important, réserver la babysitter pour un RDV important …

B- Les tâches importantes et peu urgentes :

Ce sont les tâches à faire dès que possible et avant qu’il ne soit trop tard. Il s’agit de toutes ces choses qu’on se promet de faire et qui finalement sont indéfiniment reportées au lendemain. Ce qui touche à nos projets et à nos objectifs.  Une fois résolus les problèmes de la case A, passez à la case B. Ne vous dites pas que vous le ferez quand vous aurez le temps, sinon ce sera jamais ! Prenez une décision maintenant : commencez une action rapide à faire aujourd’hui pour avancer dans votre projet  ou bien planifiez ces tâches à une date déterminée (tenant compte d’une date d’exécution au plus tard). Si cela est possible, pensez à déléguer. Une partie de la case A sont des tâches de catégorie B qu’on a laissé traîner.

Ex : planifier la fête d’anniversaire de votre enfant, organiser la logistique pour les prochaines vacances familiales …

C- Les tâches peu importantes et urgentes

Ce sont des tâches qui demandent également à être exécutées le plus vite possible mais dont les conséquences sont moindres si vous ne les faites pas. Alors faites-le tout de suite si vous avez le temps, sinon décidez de les reporter, de les déléguer voire de les abandonner du fait de leur moindre importance.

C’est par exemple la voisine qui sonne pour un café alors que vous devez bientôt chercher les enfants à l’école ou terminer un travail important. Que décidez-vous ?

D- Les tâches peu importantes et peu urgentes

Vous pouvez mettre dans cette case toutes les tâches chronophages futiles et superflues qui sont principalement du domaine de la distraction (et de la procrastination !) : flâner sur facebook, zapper à la TV …

Si vous avez le temps pourquoi pas mais ces tâches sont à abandonner si elles vous font perdre inutilement du temps au détriment de tâches plus importantes.

Attention, je ne dis pas que vous ne devez pas avoir de distractions, au contraire je suis pour un temps pour soi obligatoire. Mais cela doit se faire dans un temps limité et avec un résultat escompté. Faire une pause est nécessaire, voire même indispensable. Mais il s’agit effectivement de faire la différence entre relaxation et procrastination. La différence devrait se situer dans l’impact (résultat) que cela apporte dans votre vie.

Gérer les imprévus :

Notre quotidien est bien souvent rythmé d’imprévus. Evaluez de la même manière le degré d’importance de ces évènements inattendus. Avez-vous réellement besoin d’intervenir ou d’agir de suite ou est-ce que ça peut attendre? Quelles seraient les conséquences si vous n’agissez pas? Si cela peut attendre, programmez un moment ultérieur dans la journée (ou plus loin) pour traiter cet évènement. En fixant justement vos priorités, vous ne permettez pas au quotidien de vous envahir en agissant sur celui-ci.

 Par extension, on définira des priorités pour la journée, pour la semaine, pour le mois et pourquoi pas pour l’année. Ces fameuses résolutions de l’année!