La gouvernance de l’information prend en compte le Flux Information dans sa globalité : l’information engageante, patrimoniale, sensible, personnelle, structurante, contributive et bruyante. C’est un flux de haut niveau. Il se décline inévitablement en flux de données alimentant le système d’information. Un flux complexe et global qui se transforme, au fur et à mesure de sa déclinaison technique, en flux opérationnels compliqués à gérer, à maîtriser à valoriser.
D’abord une organisation pour gouverner le flux Information
D’un point de vue organisationnel, sur le terrain, la gouvernance du flux Information commence par une organisation dédiée. Elle se définit par des processus, des rôles et des responsabilités qui pilotent de façon transverse l’ensemble d’une démarche en s’appuyant sur des fondamentaux.
Ces derniers, « outils » majeurs de la gouvernance de l’information, se composent de politiques, recueils de règles qui permettent de fixer des limites et ainsi générer une meilleure maîtrise de l’information. Puis ils sont complétés par des référentiels d’informations organisées par catégories et par domaines. Les catégories étant le grain porteur des règles. Le domaine celui dont une personne en est le propriétaire. L’ensemble cartographie toute les informations dans une organisation. Le nombre moyen est estimé, à 270 types d’informations par l’observatoire GouvInfo 2015(*).
Ainsi une règle – définie dans une politique – pourra s’appliquer à tout ou partie de ces référentiels d’information, en étant piloté par un propriétaire.
Ensuite les usages : un centre d’offres de services riches
Une autre brique primordiale de la gouvernance de l’information est celle qui touche à la notion d’usage. Les personnes qui appliquent les règles sont celles qui portent véritablement la responsabilité d’usage de l’information. Et elles ne peuvent le faire si l’architecture des outils ne respecte pas le cycle de vie de l’information. Elle ne peuvent le faire si les outils sont rigides. Et elle ne peuvent le faire si elles doivent elles même inventer leurs propres outils. Là encore une vue globale est nécessaire.
Ainsi, il devient nécessaire et légitime de développer une entité proposant des services et outils qui intégreraient cette vue globale et ce respect du cycle de vie de l’information. Les offres internes que cette entité développerait permettraient d’être proche des usages des métiers. Ils permettraient ainsi d’intégrer intelligemment des contraintes spécifiques liées aux règles de gouvernance du Flux Information (et ses déclinaisons techniques les flux de données et d’informations).
Une belle contribution qui aide à rendre le SI cohérent. C’est aussi un vrai challenge intimement lié à la maturité des DSI sur ce sujet. D’ailleurs, cette entité n’a pas à être la direction existante de gestion des Systèmes, elle peut être autonome, rattachée à l’instance de gouvernance de l’information, ou d’une direction marketing. Néanmoins, elle aurait un sens à être portée par une DSI qui a réussi à prendre assez d’ampleur et de transversalité pour être capable de construire des offres de services riches indépendantes des couches techniques. La notion d’architecture devient ici primordiale, une architecture d’entreprise qui a un plus regards d’entreprise que technique et qui pourrait apporter cette vue globale de l’information qui fait tant défaut aux fournisseurs de moyens techniques.
Dans tous les cas la DSI est un partenaire incontournable qui possède le potentiel et les moyens de décliner la démarche et ses règles dans les outils qu’elle supporte.
Pour exemple de cette approche, et même si cela parait plein de bon sens, trouvez-vous normal d’utiliser un outils pour partager et commenter des idées, un autre pour co-créer, un autre pour stocker vos documents, un autre qui concerne des documents technique, un autre pour ceux qui sont commerciaux, et un autre pour l’archivage ?
Que pensez-vous d’utiliser une interface qui vous affranchi de tout cela et vous permet de faire votre travail en utilisant l’information dont vous avez besoin, indépendamment des silos de processus ou métier ?
(*) L’observatoire GouvInfo™ s’appuie sur une enquête non anonyme qui recueil depuis 2010 les évolutions des organisations francophones sur les usages et la gouvernance de l’information. Les chiffres cités dans cet article s’appuient sur l’observatoire GouvInfo 2015 (729 participants, tous les secteurs d’activité confondus, avec une dominante pour le secteur public et industrie – 40% de Grands entreprises et 29% de PME – 33% d’exécutif, 22% de manager, 16% de chef de projet 20% d’experts et 7% d’opérationnels)
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