Organiser un évènement WordPress

Lors du dernier WordCamp Paris, j'ai animé une conférence sur le thème de l'organisation d'un évènement WordPress. L'idée était simple : montrer pourquoi et comment on peut mener de A à Z ce type d'évènement.

J'ai en effet eu la chance de co-organiser le WP Tech (une journée de conférences techniques), et d'avoir été orateur lors de plusieurs meetups et WordCamp. J'ai donc essayé de transmettre mon expérience en ce domaine lors de cette conférence.

Les slides

Avant de détailler cette expérience, voici tout d'abord les slides de ma conférence :

Organiser un événement WordPress - WordCamp Paris 2015, par Daniel Roch

Je ne détaillerai pas l'ensemble de ma conférence, dont la vidéo devrait être disponible dans les semaines à venir. Je voudrais cependant revenir sur certains points critiques quand on organise un évènement dédié à WordPress

Le format

Tout d'abord, choisissez bien votre format : barcamp, déjeuner, journée de conférence (sous le nom WordCamp ou non), meetup, hangout... Tous les formats sont excellents, et si j'avais juste un conseil : commencez petit pour éviter tout risque d'échec.

Les règles à suivre

Si vous organiser un évènement WordPress en France, certaines règles sont obligatoires :

• pour utiliser le terme " WordPress " et/ou le logo de WordPress pour votre évènement (comme celui du WP Tech), vous devez demander l'autorisation ici : http://wordpressfoundation.org/contact/ ;
• pour utiliser le terme WordCamp, vous devez avoir l'accord de WordCamp Central : http://plan.wordcamp.org/become-an-organizer/organizer-application/ ;
• vous devez déclarer votre site à la CNIL (car vous devrez collecter des informations sur les participants) ;
• vous devrez avoir de vraies mentions légales assez pointues, notamment liées à l'évènement et non pas uniquement au site. Pour cela, regardez celles des évènements qui existent déjà pour vous en inspirer (soyez polis, demandez l'autorisation de les réutiliser).

Il est également préférable de suivre la licence GPL : si vos orateurs ou une partie de l'évènement implique des règles contraires à cette licence, je vous conseille de changer de cap. Attention, comme me l'a fait remarquer Xavier Borderie de WordPress Francophone, il n'existe pas d'obligation de la respecter (mais c'est quand même mieux).

WordCamp ou non ?

Si vous organisez une journée de conférences, on pense souvent au terme WordCamp. Il s'agit en réalité d'un terme déposé par WordPress Foundation, mais en aucun cas une obligation. Vous pouvez faire une journée de conférences dédiées à WordPress, sans pour autant que ce soit un " WordCamp ". Il existe par exemple le WP Tech, WordSesh ou encore PressNomics.

Il existe de nombreux avantages à faire un WordCamp. Parmi ceux-ci, on peut citer :

• Des sponsors régionaux : ils sponsorisent tous les WordCamp situés dans une région donnée ;
• Un accompagnement et un coaching de la part de WordCamp Central ;
• Des goodies pour vos participants ;
• Une charte des WordCamp saine.

Cependant, il existe des inconvénients :

• Vous êtes limités sur le choix de vos orateurs (80% d'entre eux sont censés être locaux) ;
• Vous n'avez pas la main sur votre site Internet ;
• Vous n'avez pas le droit de rembourser les frais des orateurs (hôtels et transport) ;
• Un WordCamp doit rester généraliste et accessible à tous.

Libre à vous de choisir maintenant.

Votre statut

1er point pour être au clair : si vous organiser un évènement, créez une association (ou rejoignez-en une), puis créez un compte bancaire dédié. C'est le seul moyen d'éviter tout problème juridique et financier par la suite. En plus, une partie des banques vous rembourse les frais de création d'association, donc autant en profitez.

D'ailleurs, pensez aussi à vous renseigner aussi sur les assurances des lieux où vous ferez vos évènements. On n'est jamais trop prudent.

Le planning

Le planning est crucial pour la réussite de l'évènement. Je vais ici en donner une ébauche. Il n'est pas complet, mais permet d'avoir un ordre d'idée de ce qu'il faut faire pour organiser une journée de conférences autour de WordPress :

• Tout le temps
  • Communiquer sur votre évènement (sur votre site, dans votre réseau, sur d'autres sites, dans la presse locale...)
  • Gérer votre comptabilité
• 8 à 10 mois avant :
  • Trouver le lieu
  • Fixer une date
  • Créer le site
• 4 à 5 mois avant :
• 3 à 4 mois avant :
  • lancer l'appel à bénévoles
  • lancer l'appel à sponsors
• 2 mois avant :
  • Gérer toute la partie nourriture/repas/after/boissons
  • Finaliser le programme
  • Ouvrir la billetterie
  • Gérer les éventuels hôtels/transports des orateurs
• 1 mois avant :
  Imprimer tous vos supports de communication (roll'ups, t-shirts, goodies, tours de cou, programme)
• 1 semaine avant :
  • Régler toutes les dernières problématiques
  • Vérifier tout l'équipement pour le jour J (micro, caméras, vidéoprojecteur...)
• Le Jour J:
• Après l'évènement
  • Remercier tout le monde
  • Mettre en ligne les comptes-rendus, photos et vidéos

La comptabilité

Pensez toujours à votre budget et votre trésorerie : à moins d'être un WordCamp et d'avoir ainsi moins de risques financiers, vous devez vous assurer de pouvoir payer les factures pour cet évènement.

Le conseil de base que l'on peut donner est simple : essayez d'estimer le coût de chaque élément, et de les classer selon le critère indispensable/important/secondaire. Vous pourrez alors déterminer correctement vos besoins financiers.

Pour vous donner un ordre d'idée avec la 1ère édition du WP Tech, nous avions 140 places disponibles dans la salle. Nous en avons vendu environ 100, car les 40 restantes étaient pour les orateurs, les bénévoles et les sponsors.

Revenus :

• Billetterie : 1 400 €
• Sponsors : 5 000 €

Dépenses :

• Caméra : 50€
• Nourriture pour la journée : 1200€
• After : 150€
• Impression
  • T-shirts : 900 €
  • Tours de cou : 300€
  • Programmes : 50€
  • Roll'ups : 400€
• Frais bancaires : 120€
• Orateurs
  • Hôtel 600 €
  • Transport 1 300 €
• Diner des orateurs/sponsors : 800€

Nous avons terminé avec quelques centaines d'euros de bénéfices. Ce n'est pas énorme, surtout que nous avons eu gratuitement notre salle. Faites donc très attention à vos finances.

La logistique

D'abord, il ne faut JAMAIS être seul si vous vous lancer dans l'organisation d'un gros évènement sur WordPress. Plus vous serez nombreux, mieux ce sera.

Retenez qu'avant l'évènement, vous aurez plein de points à gérer. Le mieux est donc de créer une équipe solide de bénévoles où chacun a une tâche précise : les sponsors, la communication, le site, les orateurs....

Ensuite, le jour J, il vous faudra être nombreux. En tout temps, vous aurez en effet besoin de bénévoles pour :

• Gérer l'accueil ;
• Gérer les caméras/appareils photos ;
• Gérer la logistique de la salle (nourriture, boisson, pauses...) ;
• Gérer les conférences (timing, questions/réponses, ordinateurs des orateurs...).

Et dites-vous aussi qu'à tout moment il est agréable et préférable d'avoir un bénévole sans tâche précise, comme ça vous pourrez alterner les phases de repos pendant la journée.

Ressources

En plus de cet article, voici quelques ressources utiles :

• Le site dédié de WordCamp Central (une vraie mine d'information) : http://plan.wordcamp.org/ ;
• La chaine Youtube de WordCamp Central ;
• Les ressources techniques de Nacin pour un thème et un plugin permettant de gérer le contenu lié à l'évènement. Attention, le code de Nacin est initialement prévu pour fonctionner sur le multisite de WordCamp Central, donc il est possible que tout ne fonctionne pas directement.

Pour ce dernier point, nous avions personnellement utilisé le thème HemingWay, ainsi que les plugins suivants :

• Gravity Forms et son add-on paypal
• MailPoet
• NearbyMap

Bref, avec tout cela, et avec les autres informations contenues dans les slides, vous devriez pouvoir vous en sortir.

Les photos de la conférence

Pour terminer, voici quelques photos de la conférence. Vous en trouverez d'autres aussi sur mon petit article dédié au WordCamp Paris sur mon blog personnel.