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Les congés payés : la date charnière du 31 mai

Publié le 28 mai 2008 par Gestion De Paie

par H. Soulas - Editions Tissot

Le 31 mai correspond, pour la plupart des entreprises, à la fin de la période d'acquisition et de prise des congés payés.
Il faut donc solder les congés restant et vérifier un certain nombre de points avant d'organiser les congés de la nouvelle période qui s'ouvre.

Etes-vous sûr d'être au clair sur ce que vous devez faire ?

Les congés payés sont sans doute un des éléments de la fiche de paie sur lequel les salariés sont les plus vigilants.

Afin de pouvoir répondre à toutes leurs questions et de ne pas être pris au dépourvu par une réclamation, nous vous proposons de faire le point sur ce que vous devez vérifier avant et après le 31 mai.

Retour sur quelques notions pour bien comprendre

Afin de comprendre les enjeux du 31 mai, voici un petit rappel des notions essentielles relatives aux congés payés ( Nous n’aborderons pas ici le cas des entreprises affiliées à une caisse de congés payés )

La période de référence.
Il s’agit de la période pendant laquelle le salarié acquiert des congés payés. Elle est comprise entre le 1er juin de l'année précédente et le 31 mai de l'année en cours. Les congés acquis sur cette période seront pris sur la période suivante, soit du 1er juin de l’année en cours au 31 mai de l’année suivante.

Si, dans votre entreprise, la période de référence a été fixée différemment (par exemple, du 1er janvier au 31 décembre), c’est à la fin de cette période qu’il faudra faire le point.

L’ouverture des droits du salarié.
Il ne faut pas confondre cette notion avec celle d’acquisition des congés.
Pour pouvoir prendre les congés qu’il a acquis, le salarié doit avoir des droits ouverts, c'est-à-dire qu'il doit comptabiliser au moins 1 mois de travail effectif pendant la période de référence.

(*) La condition de 1 mois de travail ne s'applique pas aux contrats à durée déterminée ou contrats temporaires.

Le décompte du temps de travail effectif.
L’ouverture du droit à congés payés et l’acquisition des jours dépendent du temps de travail effectif.
Les salariés acquièrent des jours de congés payés lorsqu’ils travaillent. Toutefois, certaines périodes d’absence sont assimilées à du temps de travail effectif et permettent d’acquérir des jours de congés :

  • les jours de repos (congés payés, jours fériés, jours de RTT, etc.) ;
  • le congé maternité ;
  • les périodes de suspension du contrat en cas d'accident du travail ou de maladie professionnelle, dans la limite d'une durée ininterrompue de 1 an ;
  • les congés pour évènements familiaux, sauf le congé d'adoption et de paternité ;
  • les congés de formation.

Attention, certaines conventions collectives peuvent prévoir des dispositions plus favorables, notamment en ce qui concerne les périodes de maladie. Pensez à consulter la vôtre.

Le mode de calcul.
En principe, les jours de congés s’acquièrent et se décomptent en jours ouvrables (du lundi au samedi). Ainsi, un salarié acquiert 2,5 jours de congés par mois travaillé, correspondant à 30 jours par an. Les jours étant décomptés en jours ouvrables, ils équivalent ainsi à 5 semaines.
Il est possible que votre entreprise applique un mode de calcul en jours ouvrés (du lundi au vendredi). Dès lors, le salarié acquiert seulement 2,08 jours de congés par mois travaillé, correspondant à 25 jours par an.
Mais les jours étant décomptés en jours ouvrés, ils équivalent également à 5 semaines.

Mode de calcul Congés payés acquis par mois de travail Nb de congés payés acquis

En jours En semaines

Jours ouvrables 2,5 jours 30 5

Jours ouvrés 2,08 jours 25 5

Attention, le mode de décompte des congés payés en jours ouvrés ne doit pas léser le salarié et aboutir à un nombre de jours moins important que s’ils avaient été décomptés en jours ouvrables.

Les congés supplémentaires.
Plusieurs congés supplémentaires sont prévus par la loi. Ils concernent :

  • les jeunes travailleurs et apprentis âgés de moins de 21 ans au 30 avril de l'année précédente. Ils peuvent demander, sans considération de leur ancienneté, le bénéfice d'un congé de 30 jours ouvrables. Toutefois, si la période de référence a été partiellement travaillée, seuls les jours effectivement acquis seront payés et les jours supplémentaires ne seront pas rémunérés ;
  • les mères de famille salariées ou apprenties âgées de moins de 21 ans au 30 avril de l'année précédente. Elles peuvent bénéficier de 2 jours de congés supplémentaires par enfant à charge à condition de justifier d'un mois de travail effectif dans l'entreprise.

Par ailleurs, d'autres congés supplémentaires sont prévus par les conventions collectives ou les usages. Ainsi, la durée du congé annuel peut être allongée en raison de l'âge ou de l'ancienneté.

Avant le 31 mai : faire le point sur la période écoulée

Faire le compte des congés pris et à prendre.
Les congés acquis en 2006-2007 doivent être pris pendant la période du 1er juin 2007 au 31 mai 2008. Vous devez donc vérifier que chaque salarié aura pris la totalité de ses congés à cette date. A défaut, ils seront définitivement perdus.

Attention, certaines situations permettent au salarié de conserver ses congés, qui seront alors reportés sur la période suivante :

  • lorsqu’il n’a pas pu prendre ses congés payés en raison d’une absence pour accident du travail ou maladie professionnelle ;
  • lorsque vous l’avez empêché de solder ses congés en raison, par exemple, d’une charge de travail importante.

Dans tous les cas, vous avez toujours la possibilité d’accorder au salarié le report de ses congés non pris.
En pratique, il est préférable d’éviter de généraliser cette pratique, surtout lorsque le salarié doit solder un nombre de jours important. Vous pouvez, par exemple, réserver le report des jours de congés aux femmes qui partent en congé maternité à cette période et qui peuvent difficilement poser le solde de leurs congés avant leur départ.

Demander aux salariés de solder les congés non pris avant le 31 mai.
Il peut être utile d’informer chaque salarié du nombre de jours lui restant à prendre avant cette date, et du fait que les jours non pris seront définitivement perdus (sauf exceptions citées plus haut). Vous n’avez aucune obligation de les rémunérer.
Sachez que vous pouvez imposer aux salariés de prendre leurs congés restants.
Si la charge de travail ne permet pas de solder les congés, vous pouvez accorder un report de congés, en demandant, par exemple, que les jours soient pris dès que possible, ou suggérer aux salariés d’alimenter leur compte épargne-temps avec les congés non pris, si votre entreprise est dotée d’un tel dispositif.

Faire le compte des indemnités versées.
L’indemnité de congés payés, c'est-à-dire la somme que vous versez aux salariés lorsqu’ils sont en congés, peut être calculée de deux manières. Vous pouvez choisir :

  • soit de maintenir le salaire ;
  • soit de verser pour l’ensemble des congés payés une somme correspondant à 10 % du salaire perçu par le salarié pendant la période de référence.

La loi prévoit que la méthode choisie doit être la plus avantageuse pour le salarié.
Quelle que soit celle qui est appliquée dans votre entreprise, vous devez donc opérer un rapide calcul afin de comparer ce qu’aurait perçu le salarié avec l’autre méthode et procéder à un rattrapage si la méthode appliquée est moins avantageuse.
Cette opération est particulièrement utile pour les salariés ayant réduit leur temps de travail pendant l’année et dont la rémunération a diminué (passage à temps partiel, congé parental à temps partiel, etc.).

A partir du 31 mai : anticiper la période à venir

Calculer le droit à congés des salariés arrivés en cours d’année ou de retour dans l’entreprise après une suspension du contrat.
Pour pouvoir bénéficier de son droit à congés, le salarié doit avoir effectivement travaillé pendant un minimum de 1 mois sur la période de référence.
Cela concerne les salariés arrivés en cours d’année, mais également les salariés ayant bénéficié d’un congé sabbatique, parental, etc., pendant lequel ils n’acquièrent aucun droit.
De ce fait, chaque période de référence doit être étudiée séparément pour vérifier si des droits à congés sont acquis.

Le mois de travail est décompté de date à date. Le salarié ne justifiant pas de ce minimum n'acquiert donc aucun droit à congé, sauf convention collective plus favorable.
Cependant, des règles d'équivalence s'appliquent pour l'ouverture du droit à congé. Ainsi, 1 mois de travail effectif est équivalent à 4 semaines ou à 20 jours de travail (entreprise dont l’horaire de travail est réparti sur 5 jours).

Exemple :
Un salarié embauché en CDI le 1er avril est en arrêt de travail suite à un accident du travail, intervenu le 21 avril. Son arrêt est prolongé jusqu'au 31 mai.
Pour la période de référence (du 1er avril au 31 mai), le salarié n'a acquis aucun droit à congés car il ne justifie pas de 1 mois de travail effectif pour l'ouverture de son droit à congés, alors même qu’il aurait acquis 5 jours de congés payés au titre des mois d’avril et mai.

Faire le compte du nombre de jours de congés payés acquis par chaque salarié.
Si le compte est généralement fait au fur et à mesure des absences et mentionné sur les fiches de paie, vous n’êtes pas à l’abri d’une erreur.
Il convient donc d’identifier les salariés qui, en raison d’une absence non assimilée à du temps de travail effectif ou de leur arrivée en cours d’année précédente, n’ont pas acquis la totalité de leurs congés et ne devront donc pas prendre plus que ce à quoi ils ont droit.
Vous devez calculer pour chacun d’entre eux le nombre de semaines qui ont été réellement travaillées (ou qui sont assimilées à du temps de travail effectif).
Pour cela, utilisez les règles d’équivalence : 1 mois de travail effectif équivaut à 4 semaines ou à 20 jours de travail (pour une répartition de l’horaire sur 5 jours). Ainsi, un salarié qui a travaillé 48 semaines (ou 240 jours), au cours de la période de référence, doit bénéficier de l'intégralité de ses congés.

Vous pouvez ensuite calculer le nombre de jours de congés payés réellement acquis sur la période de référence (soit du 1er juin 2007 au 31 mai 2008). Ce chiffre servira de base au décompte des jours qui seront pris par le salarié à partir du 1er juin 2008.

Pour tous les salariés, pensez à ajouter leur éventuel droit aux jours de fractionnement (jours de congés supplémentaires accordés lorsque le salarié fractionne une partie de ses congés), d’ancienneté, etc.

Organiser le départ en congés pour la période d’été.
C’est à vous de fixer l’ordre et les dates de départ en vacances de chacun de vos salariés, après avis des délégués du personnel (sauf dispositions particulières de votre convention collective ou d’un usage).

En pratique, les salariés soumettent les dates auxquelles ils souhaiteraient prendre leurs congés et vous leur donnez votre accord.
Pensez à valider les demandes

Si plusieurs salariés souhaitent partir à la même période, vous devez fixer l’ordre des départs en tenant compte de trois critères :

  • la situation de famille du salarié, et notamment les possibilités de congés de son conjoint (ou du partenaire en cas de PACS) et l'existence ou non d'enfants scolarisés. Si le couple est employé dans la même entreprise, il a droit à un congé simultané ;
  • l'ancienneté dans l'entreprise ;
  • l'exercice d'une activité chez un ou plusieurs autres employeurs.

Chaque salarié doit être informé de ses dates de congés au moins 1 mois à l'avance. L'ordre des départs doit être affiché dans l’entreprise.

Vous ne pourrez modifier l'ordre et les dates de départ moins de 1 mois avant le départ en congés, quedans des circonstances exceptionnelles (commandes importantes nécessaires à la bonne marche de l'entreprise, etc.).

De son côté, le salarié qui ne respecte pas les dates de début et de fin de congés commet une faute pouvant entraîner son licenciement s'il ne justifie pas clairement les raisons d'un tel changement.

H. Soulas

Source :
Congés payés : la date charnière du 31 mai - Editions Tissot

Tissot


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