Secrétaire du ce/chsct : de l’intérêt de déléguer la rédaction des pv

L'article R. 2325-3 du Code du travail indique que les délibérations des comités d'entreprise doivent être consignées dans un procès-verbal par le secrétaire et être communiquées au chef d'entreprise et aux membres du comité.

L'article R. 434-1 du Code du travail met sa rédaction à la charge du secrétaire du comité, quel que soit l'objet de la réunion.

L'établissement d'un compte-rendu constitue une image parfaitement fidèle et précise de la réunion et peut par conséquent servir de document de travail pour les participants. Un PV basé sur des notes est insuffisant pour faire référence en cas de contestation devant les tribunaux, l'inspection du travail. Dans ce cas, seule la transcription intégrale fait foi.

C'est un document essentiel auquel les membres du comité pourront se référer à tout moment. Sa rédaction ainsi que son adoption et sa diffusion doivent faire l'objet du plus grand soin.

UNE TÂCHE PRISE SUR LES HEURES DE DÉLÉGATION

La rédaction d'un procès-verbal s'effectue en deux temps : la prise de notes et la rédaction du document. La prise de notes est un exercice périlleux, surtout lorsque le rédacteur du PV participe lui-même au débat. Il doit à la fois écouter, intervenir et noter la position des participants avec précision. Quant à la rédaction du document, elle nécessite une excellente maîtrise de la langue française pour retranscrire de manière précise et impartiale l'ensemble des propos tenus autant par l'ensemble des élus que par la direction.

Au-delà des aspects techniques, la rédaction d'un PV de CE, CCE ou de CHSCT nécessite un temps de travail conséquent pendant les heures de délégation du secrétaire et ne permet pas de se consacrer à sa mission : l'accompagnement des salariés.

Même si cet exercice peut s'avérer difficile et chronophage, la loi ne prévoit pas de crédits d'heures supplémentaires pour la rédaction de PV, tout en concentrant la responsabilité sur un seul élu.

QUE DOIT CONTENIR LE PV D'UN CE/CHSCT ?

Le procès-verbal peut contenir soit l'intégralité des débats, soit le résumé des discussions ; une liberté d'appréciation est laissée au secrétaire du comité. Selon l'administration, l'employeur ne peut s'opposer à ce que le procès-verbal relate in extenso les diverses questions traitées en séance, y compris les comptes du bilan. Mais le secrétaire du comité peut choisir que le procès-verbal soit une synthèse des débats et ne contienne qu'un résumé des délibérations assorti des résolutions et avis émis par le comité. Ce choix peut parfois le conduire, pour résumer les propos de chacun, à les interpréter. Cela peut être l'objet de critiques de la part des intervenants s'ils estiment a posteriori, en lisant le compte-rendu, qu'ils ont été mal compris ou que leurs propos ont été déformés. Ils risquent alors de s'opposer à sa diffusion.

Si la rédaction des PV incombe légalement au secrétaire du CE, la jurisprudence admet que cette tâche puisse être externalisée. Aussi, la présence aux réunions de CE d'un sténotypiste ou d'un rédacteur extérieur à l'entreprise est-elle autorisée sans que l'employeur ait son mot à dire, dès lors que l'intéressé se contente de prendre des notes sans participer aux débats. Ce sous réserve de l'accord de la majorité des élus (Cass. crim., 30 oct. 1990).

Les juges considèrent en effet que le secrétaire du CE peut, sans l'accord du président et même contre sa volonté, imposer la présence de ce tiers en réunion de CE dès lors qu'il a obtenu l'accord de la majorité du comité.

Pour sa part, l'employeur ne peut pas imposer la présence d'une secrétaire de direction appartenant à l'entreprise pour prendre des notes et assister le secrétaire du CE. Il ne peut pas davantage imposer la présence d'un tiers qu'il juge neutre, comme un huissier de justice, qui assisterait aux réunions de CE en vue de rédiger le PV à la place du secrétaire prétendu défaillant en ce domaine.

L'article L. 4612-9 du Code du travail dispose notamment que " le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail reçoit de l'employeur les informations qui lui sont nécessaires pour l'exercice de ses missions, ainsi que les moyens nécessaires à la préparation et à l'organisation des réunions et aux déplacements imposés par les enquêtes ou inspections [...] ".

Quant aux moyens qui pourraient être spécifiques à la rédaction des PV de CHSCT, on peut se reporter aux précisions apportées par la circulaire n°93-15 du 25 mars 1993 selon laquelle " ces moyens doivent notamment comprendre, au minimum, les moyens de dactylographie nécessaires, de reproduction, de transmission et de diffusion des procès-verbaux [...] ".

La Cour de cassation a permis que le secrétaire du CHSCT puisse se faire assister par une sténodactylographe pour la rédaction du PV. Tout comme pour le secrétaire du CE, l'employeur ne peut s'y opposer, les juges ayant seulement exigé seulement un accord majoritaire des membres du CHSCT.

L'INTÉRÊT DE DÉLÉGUER LA RÉDACTION DES PV

En faisant appel à un prestataire extérieur :

• le secrétaire de CE/CHSCT peut se concentrer sur les débats et y participer pleinement, sans être freiné par la prise en notes des échanges ;
• il dispose d'un document rédigé en toute neutralité, dans le respect le plus strict de la confidentialité des informations ;
• la validation des PV de réunions par les élus et la direction est facilitée ;
• il n'a plus à consacrer ses heures de délégation ou son temps libre à la rédaction des PV ; il pourra mettre à profit ses heures de délégation pour accompagner les salariés de l'entreprise.
• les délais de livraison pour l'approbation du compte rendu d'une réunion sur l'autre sont maîtrisés.

Un prestataire extérieur peut de droit enregistrer les réunions, avec les outils qui sont les siens, afin de restituer fidèlement dans le PV ce qui a été entendu et noté.

La présence d'un rédacteur extérieur aux réunions des IRP permet de dénommer les intervenants pour optimiser le rendu des propos tenus ; d'ajouter des indications sur le déroulement de la réunion (rires, protestations, votes, projections de transparents ou de vidéos, etc.), et de faire ressortir la chronologie de celle-ci (heures de début de séance, de suspension et de fin...).

"L'intérêt de faire appel à un rédacteur extérieur est de bénéficier d'un PV fidèle à l'esprit des échanges, en toute impartialité, de telle manière que les intervenants retrouvent précisément les idées exprimées en séance, et que tout salarié de l'entreprise puisse les lire sans difficulté même sans avoir assisté aux réunions", exprime Florence Augustine.

Le projet de PV, quelle que soit sa forme (du compte rendu intégral à la synthèse), est envoyé au secrétaire du CE/CHSCT. Même si le secrétaire délègue la rédaction du procès-verbal, il en reste toujours responsable et c'est à lui qu'en revient la signature.

Ce dernier transmet le procès-verbal à l'employeur ainsi qu'à tous les membres titulaires, suppléants, représentants syndicaux, le plus rapidement possible, en principe avant la réunion suivante.

Dès l'ouverture de la réunion suivante, tout membre du comité ayant voix délibérative ou consultative peut demander des rectifications, modifications, adjonctions ou suppressions. C'est un ou deux mois plus tard (selon l'effectif de l'entreprise et la périodicité des réunions) que le procès-verbal revient en discussion devant les membres du comité (sauf réunion extraordinaire demandée par les membres du comité). Ce n'est qu'après l'adoption définitive du procès-verbal, modifié ou non, qu'il peut être diffusé auprès des salariés.

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